การตรวจสอบประวัติเป็นกระบวนการที่องค์กรหรือบุคคลใช้เพื่อยืนยันว่าบุคคลนั้นเป็นบุคคลที่พวกเขากล่าวอ้าง และตรวจสอบประวัติในอดีตเพื่อยืนยันการศึกษา ประวัติการทำงาน และกิจกรรมอื่นๆ รวมถึงประวัติอาชญากรรมความถี่ วัตถุประสงค์ และความถูกต้องตามกฎหมายของการตรวจสอบประวัติแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ อุตสาหกรรม และบุคคล การตรวจสอบประวัติการทำงานมักเกิดขึ้นเมื่อมีคนสมัครงาน แต่ก็สามารถเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อที่นายจ้างเห็นว่าจำเป็น มีวิธีการต่างๆ มากมายที่ใช้ในการตรวจสอบเหล่านี้ รวมถึงการค้นหาฐานข้อมูลอย่างละเอียดและจดหมาย รับรอง

ก่อน วันที่ 11 กันยายน 2544การตรวจสอบประวัติส่วนตัวยังไม่แพร่หลายและไม่รุกล้ำความเป็นส่วนตัวมากนัก^{[ 1 ]}ในช่วงทศวรรษ 2544 การตรวจสอบประวัติส่วนตัวกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้นหลังจากเหตุการณ์9/11 ^{[ 2 ]}หน่วยงานของรัฐบาล เช่นสำนักงานบริหารความปลอดภัยด้านการขนส่ง (TSA) และกระทรวงความมั่นคงแห่งมาตุภูมิของสหรัฐอเมริกาถูกสร้างขึ้นหลังจากนั้นเพื่อปกป้องความมั่นคงของชาติและคุ้มครองพลเมืองอเมริกัน หน่วยงานเหล่านี้มีหน้าที่ตรวจสอบความปลอดภัยของสนามบิน การคัดกรองก่อนขึ้นเครื่อง และการคาดการณ์การโจมตีของผู้ก่อการร้ายที่อาจเกิดขึ้น สำนักงานสอบสวนกลางมีฐานข้อมูลดีเอ็นเอ ลายนิ้วมือ และวิธีการระบุตัวตนอื่นๆ สำหรับบุคคลที่มีประวัติอาชญากรรม^{[ 3 ]}

นายจ้างอาจใช้การตรวจสอบประวัติหลายประเภทเพื่อยืนยันคุณสมบัติของผู้สมัครงาน การตรวจสอบเหล่านี้อาจรวมถึง:

• ประวัติการลงทะเบียนเรียน
• ประวัติอาชญากรรม
• ประวัติเครดิต
• ประวัติการขับขี่
• ประวัติการทำงาน
• การตรวจสอบประวัติระหว่างประเทศ
• การตรวจสอบโปรไฟล์ผู้ใช้ออนไลน์
• การตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงจากผู้เชี่ยวชาญ
• ตรวจสอบใบอนุญาตประกอบวิชาชีพและใบรับรอง

นายจ้างมักขอตรวจสอบประวัติของผู้สมัครงานเพื่อคัดกรองคุณสมบัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้สมัครงานที่ต้องการความปลอดภัยสูงหรือตำแหน่งที่ต้องอาศัยความไว้วางใจเช่น ในโรงเรียน ศาล โรงพยาบาล สถาบันการเงิน สนามบิน และหน่วยงานราชการ การตรวจสอบประวัติในแวดวงธุรกิจกลายเป็นเรื่องปกติสำหรับหลายบริษัท โดยมีจุดประสงค์เพื่อลดความเสี่ยงทางกฎหมายและป้องกันการกระทำที่ไม่พึงประสงค์ภายในองค์กร

นอกจากนี้ยังสามารถขอตรวจสอบประวัติได้เมื่อซื้ออาวุธปืน (โดยได้รับอนุญาตตามกฎหมาย) โดยปกติหน่วยงานของรัฐจะเป็นผู้ดำเนินการตรวจสอบเหล่านี้โดยคิดค่าธรรมเนียมเล็กน้อย แต่บริษัทเอกชนก็สามารถดำเนินการได้เช่นกัน^{[ 4 ]}ผลการตรวจสอบประวัติโดยทั่วไปจะรวมถึงการตรวจสอบประวัติการทำงาน ประวัติเครดิต และประวัติอาชญากรรม วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบประวัติคือเพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยและความมั่นคงของพนักงานในองค์กร^{[ 5 ]}

นายจ้างมักใช้การตรวจสอบเหล่านี้เพื่อประเมินความผิดพลาดในอดีตอุปนิสัยและความเหมาะสมของผู้สมัครงาน รวมถึงระบุความเสี่ยงในการจ้างงานที่อาจเกิดขึ้นด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัยและความมั่นคง นอกจากนี้ การตรวจสอบประวัติยังใช้เพื่อตรวจสอบพนักงานของรัฐที่อาจได้รับการอนุมัติการรักษาความปลอดภัย อย่างละเอียด ถี่ถ้วน^{[ 4 ]}อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบเหล่านี้บางครั้งอาจถูกนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่ผิดกฎหมาย เช่นการเลือกปฏิบัติ ที่ไม่ชอบ ด้วย กฎหมาย (หรือการเลือกปฏิบัติในการจ้างงาน ) การขโมยข้อมูลส่วนบุคคลและการละเมิดความเป็นส่วนตัว^{[ 6 ]}

มีการตรวจสอบบ่อยครั้งเพื่อยืนยันข้อมูลที่พบในใบสมัครงานหรือประวัติย่อ / ประวัติการทำงานการศึกษาหนึ่งพบว่าครึ่งหนึ่งของการตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงทั้งหมดที่ทำกับผู้สมัครงานนั้นแตกต่างกันระหว่างสิ่งที่ผู้สมัครงานให้ไว้กับสิ่งที่แหล่งข้อมูลรายงาน^{[ 7 ]}การสำรวจในปี 2026 โดย GCheck ของผู้สมัครงานในสหรัฐอเมริการายงานว่าการให้ข้อมูลเท็จในใบสมัครค่อนข้างพบได้บ่อยและเกี่ยวข้องกับการรับรู้ถึงการตรวจสอบที่จำกัด รวมถึงความต้องการความโปร่งใสที่มากขึ้นในกระบวนการตรวจสอบประวัติ^{[ 8 ]}นอกจากนี้ยังใช้เพื่อแยกแยะผู้สมัครงานที่มีศักยภาพเพิ่มเติมและเพื่อเลือกผู้สมัครที่นายจ้างพิจารณาว่าเหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่ง นายจ้างมีหน้าที่ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสภาพแวดล้อมการทำงานปลอดภัยสำหรับพนักงานทุกคนและช่วยป้องกันปัญหาการจ้างงานอื่นๆ ในที่ทำงาน^{[ 9 ]}

ในสหรัฐอเมริกาภายใต้พระราชบัญญัติควบคุมอาวุธปืนปี 1968พลเมืองและผู้พำนักในสหรัฐฯ ต้องมีอายุ 18 ปีขึ้นไปจึงจะสามารถซื้อปืนลูกซอง ปืนไรเฟิล หรือกระสุนได้ อาวุธปืนอื่นๆ เช่น ปืนพก สามารถขายได้เฉพาะบุคคลที่มีอายุ 21 ปีขึ้นไปเท่านั้นอาวุธปืน ที่ถูกจำกัด (เช่นปืนกล ) อุปกรณ์ลดเสียงวัตถุระเบิดหรือสารเคมีตั้งต้นจำนวนมากและใบอนุญาตพกพาอาวุธปืนแบบซ่อนเร้นก็ต้องผ่านการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมเช่น กัน ^{[ 10 ]}การตรวจสอบยังจำเป็นสำหรับผู้ที่ทำงานในตำแหน่งที่มีข้อกังวลด้านความปลอดภัยเป็นพิเศษ เช่น การขนส่งทางรถบรรทุก ท่าเรือและสนามบิน (รวมถึงการขนส่งทางอากาศ) ^{[ 11 ]}มีกฎหมายเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่ผ่านการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมทำงานในอาชีพที่เกี่ยวข้องกับผู้สูงอายุ ผู้พิการ หรือเด็ก^{[ 12 ]}

การคัดกรองก่อนการจ้างงานหมายถึงกระบวนการตรวจสอบประวัติของพนักงานที่มีศักยภาพ และมักใช้เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของคำกล่าวอ้างของผู้สมัคร ตลอดจนเพื่อค้นหาประวัติอาชญากรรม การเรียกร้องค่า ชดเชยแรงงานหรือการลงโทษนายจ้าง^{[ 13 ]}

ระบบกฎหมายของบราซิลห้ามการเลือกปฏิบัติกับบุคคล หลายคนมองว่าการตรวจสอบประวัติเป็นการเลือกปฏิบัติ

ระเบียบและกฎหมายเกี่ยวกับการตรวจสอบประวัติ

• รัฐธรรมนูญบราซิล มาตรา 3 ข้อ 4
• รัฐธรรมนูญบราซิล มาตรา 5 ข้อ X
• รัฐธรรมนูญบราซิล มาตรา 7 ข้อที่ 31
• กฎหมายฉบับที่ 9.029/95

นายจ้างมีหน้าที่ต้องปฏิบัติต่อข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดที่รวบรวมจากพนักงานในฐานะข้อมูลที่เป็นความลับ และจำกัดการเข้าถึงข้อมูลนี้ภายในองค์กร นายจ้างไม่สามารถเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครไว้ได้ และต้องมีมาตรการป้องกันในกรณีที่ข้อมูลรั่วไหล นายจ้างต้องให้ผู้สมัครสามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลที่เก็บไว้เกี่ยวกับตนเองได้ หน่วยงานคุ้มครองข้อมูลของเนเธอร์แลนด์ต้องได้รับแจ้งเกี่ยวกับการตรวจสอบประวัติ^{[ 14 ]}

ข้อจำกัดและกฎหมายเกี่ยวกับการตรวจสอบประวัติ

• พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูล พ.ศ. 2544
• พระราชบัญญัติการปฏิบัติอย่างเท่าเทียมกัน พ.ศ. 2537
• พระราชบัญญัติข้อมูลทางศาลและประวัติอาชญากรรม พ.ศ. 2547
• พระราชบัญญัติการตรวจทางการแพทย์ พ.ศ. 2541
• มาตรา 8 ของอนุสัญญายุโรปว่าด้วยสิทธิมนุษยชน

งานวิจัยชิ้นแรกของโปแลนด์เกี่ยวกับประเด็นการคัดกรองก่อนการจ้างงานแสดงให้เห็นว่า 81% ของผู้สรรหาบุคลากรเคยพบเห็นปรากฏการณ์การโกหกในประวัติย่อของผู้สมัครงาน^{[ 15 ]}นายจ้างมีหน้าที่ต้องรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นและปกป้องข้อมูลนั้นเพื่อให้เฉพาะบุคคลบางคนในองค์กรเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ ผู้สมัครต้องได้รับสำเนาการตรวจสอบประวัติเพื่อให้ผู้สมัครมีโอกาสตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลในการตรวจสอบประวัตินั้นถูกต้อง นายจ้างไม่ได้รับอนุญาตให้เก็บข้อมูลส่วนบุคคลไว้นานเกินความจำเป็น^{[ 14 ]}

ข้อจำกัดและกฎหมายเกี่ยวกับการตรวจสอบประวัติ

• รัฐธรรมนูญโปแลนด์ฉบับลงวันที่ 2 เมษายน พ.ศ. 2540
• มาตรา 8 ของอนุสัญญายุโรปว่าด้วยสิทธิมนุษยชน
• พระราชบัญญัติว่าด้วยประมวลกฎหมายแรงงาน ลงวันที่ 26 มิถุนายน พ.ศ. 2517
• พระราชบัญญัติว่าด้วยบันทึกอาชญากรรมแห่งชาติ ลงวันที่ 24 พฤษภาคม 2543
• พระราชบัญญัติกองทุนประกันสังคมของบริษัท ลงวันที่ 4 มีนาคม 1994
• พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ลงวันที่ 29 สิงหาคม พ.ศ. 2540
• หนังสือรับรองจากรัฐมนตรีว่าการกระทรวงแรงงานและนโยบายสังคม ลงวันที่ 28 พฤษภาคม 2539

นายจ้างต้องปฏิบัติต่อข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครเป็นความลับ ผู้สมัครต้องได้รับสำเนาประวัติเพื่อตรวจสอบหรือปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่ นายจ้างไม่สามารถเก็บรักษาข้อมูลไว้นานเกินความจำเป็น นายจ้างต้องมอบจรรยาบรรณให้แก่ทุกคนที่เข้าถึงข้อมูลของผู้สมัคร บริษัทต้องผ่านการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามและปกป้องข้อมูล^{[ 14 ]}

ข้อจำกัดและกฎหมายเกี่ยวกับการตรวจสอบประวัติ

• การตรวจสอบประวัติอาชญากรรม: พระราชบัญญัติคุ้มครองเสรีภาพ พ.ศ. 2555 , พระราชบัญญัติการฟื้นฟูผู้กระทำผิด พ.ศ. 2517 , คำสั่งข้อยกเว้นพระราชบัญญัติการฟื้นฟูผู้กระทำผิด พ.ศ. 2518 ปี 2518
• ความสามารถในการทำงานในสหราชอาณาจักร: พระราชบัญญัติการเข้าเมือง การลี้ภัย และสัญชาติ ปี 2006
• พระราชบัญญัติความเสมอภาค พ.ศ. 2553
• พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2541
• มาตรา 8 ของอนุสัญญายุโรปว่าด้วยสิทธิมนุษยชน (และพระราชบัญญัติสิทธิมนุษยชน ค.ศ. 1998 )

ในช่วงวิกฤตการณ์ทางการเงินปี 2551ระดับการฉ้อโกงเพิ่มขึ้นเกือบสองเท่า^{[ 16 ]}บริษัทตรวจสอบประวัติPowerchexอ้างว่าจำนวนผู้สมัครที่โกหกในใบสมัครเพิ่มขึ้นหลังจากเริ่มวิกฤตการณ์ทางการเงินปี 2551 [ ^{17 ] ใน}ปี 2552 Powerchex อ้างว่าเกือบ 1 ใน 5 ของผู้สมัครมีการโกหกหรือความไม่สอดคล้องกันอย่างมากในใบสมัคร^{[ 18 ]}เกือบครึ่งหนึ่ง (48%) ขององค์กรที่มีพนักงานน้อยกว่า 100 คนประสบปัญหาเกี่ยวกับพนักงานที่ผ่านการตรวจสอบประวัติ^{[ 19 ]}งานวิจัยแสดงให้เห็นว่าความล้มเหลวในความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและลูกจ้างเกิดขึ้นมากเพียงใดในช่วงหลายปีที่ผ่านมา และอันตรายที่เกิดขึ้นคืออะไร ผู้สมัครมักจะโกหกเกี่ยวกับทักษะเพิ่มเติม (85%) วันที่ทำงาน (58%) ความรับผิดชอบ (53%) หรือตำแหน่ง (28%) ^{[ 20 ]}

^{[ 21 ]}หน่วยงานกำกับดูแลบริการทางการเงินระบุในแนวทางการฝึกอบรมและสมรรถนะว่าบริษัทที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลควรมี:

• ความเหมาะสมของขั้นตอนในการพิจารณาความรู้และทักษะของผู้สมัครงาน
• ความเหมาะสมของขั้นตอนในการรวบรวมข้อมูลที่เพียงพอเกี่ยวกับกิจกรรมและการฝึกอบรมที่ผ่านมา
• ความเพียงพอของขั้นตอนในการตรวจสอบว่าบุคคลนั้นสอบผ่านการสอบที่เหมาะสมหรือได้รับการยกเว้นที่เหมาะสมแล้ว
• ความเหมาะสมของขั้นตอนการประเมินความสามารถของบุคคลากรสำหรับบทบาทด้านการขาย

วัตถุประสงค์ตามกฎหมายของ หน่วยงานกำกับดูแลบริการทางการเงิน :

1. การคุ้มครองผู้บริโภค
2. การรักษาความเชื่อมั่นของตลาด
3. ส่งเสริมการรับรู้ของสาธารณชน
4. การลดอาชญากรรมทางการเงิน

นายจ้างต้องได้รับความยินยอมจากผู้สมัครในการอนุมัติการตรวจสอบประวัติ^{[ 22 ]}นายจ้างต้องปฏิบัติตามพระราชบัญญัติการรายงานเครดิตที่เป็นธรรม^{[ 14 ]}นายจ้างต้องรับประกันว่าจะไม่เลือกปฏิบัติกับผู้สมัคร

ที่สำคัญที่สุดคือพระราชบัญญัติการรายงานข้อมูลเครดิตที่เป็นธรรม (FCRA) ควบคุมการใช้รายงานข้อมูลผู้บริโภค (ซึ่งนิยามว่าเป็นข้อมูลที่รวบรวมและรายงานโดยหน่วยงานบุคคลที่สาม) ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจที่ไม่เป็นผลดี การแจ้งให้ผู้สมัครทราบ และการทำลายและการเก็บรักษาบันทึก หากมีการใช้รายงานข้อมูลผู้บริโภคเป็นปัจจัยในการตัดสินใจจ้างงานที่ไม่เป็นผลดี ผู้สมัครจะต้องได้รับ "การเปิดเผยข้อมูลก่อนการดำเนินการที่ไม่เป็นผลดี" สำเนาสรุปสิทธิ์ตาม FCRA และ "จดหมายแจ้งการดำเนินการที่ไม่เป็นผลดี" บุคคลมีสิทธิที่จะทราบแหล่งที่มาของข้อมูลใด ๆ ที่นำมาใช้ต่อต้านพวกเขา รวมถึงบริษัทรายงานข้อมูลเครดิตบุคคลจะต้องให้ความยินยอมเพื่อให้นายจ้างได้รับรายงานข้อมูลเครดิตด้วย^{[ 23 ]}

ข้อจำกัดและกฎหมายเกี่ยวกับการตรวจสอบประวัติ

• บันทึกการจับกุมและการลงโทษ: มาตรา VII ของพระราชบัญญัติสิทธิพลเมืองปี 1964; มาตรา 432.7 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานแคลิฟอร์เนีย; มาตรา 432.8 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานแคลิฟอร์เนีย; มาตรา 290.46(k)(2) แห่งประมวลกฎหมายอาญาแคลิฟอร์เนีย; 775 ILCS 5/2-103; พระราชบัญญัติโอกาสงานสำหรับผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม, 820 ILCS 75/15; มาตรา 752 แห่งกฎหมายแก้ไขของรัฐนิวยอร์ก; มาตรา 296 (15), (16) แห่งกฎหมายบริหารของรัฐนิวยอร์ก; 18 Pa.CS มาตรา 9125
• การตรวจสอบเครดิต/การเงิน: พระราชบัญญัติหน่วยงานรายงานเครดิตผู้บริโภค มาตรา 1785.13 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของรัฐแคลิฟอร์เนีย มาตรา 1024.5 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของรัฐแคลิฟอร์เนีย 820 ILCS 70/10
• การตรวจสุขภาพ/การคัดกรองทางการแพทย์: พระราชบัญญัติคนพิการแห่งอเมริกา มาตรา 42 USC § 12101 และต่อๆ ไป; พระราชบัญญัติการไม่เลือกปฏิบัติทางข้อมูลพันธุกรรม มาตรา 42 USC § 2000ff และต่อๆ ไป; ประมวลกฎหมายแรงงานแห่งรัฐแคลิฟอร์เนีย มาตรา 132a
• สื่อสังคมออนไลน์: Cal. Lab. Code § 980; 820 ILCS 55/10(a)
• การทำลายเอกสาร: 16 CFR ส่วนที่ 682
• การเก็บรักษาบันทึก: 29 CFR ส่วนที่ 160
• บันทึก/ข้อมูลที่ได้รับจากหน่วยงานรายงานข้อมูลผู้บริโภค รวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงบันทึกการศึกษาและการจ้างงาน บันทึกเครดิตและทางการเงิน และสื่อสังคมออนไลน์: พระราชบัญญัติการรายงานเครดิตที่เป็นธรรม 15 USC § 1681 และต่อๆ ไป; พระราชบัญญัติหน่วยงานรายงานเครดิตผู้บริโภค Cal. Civ. Code § 1785.13(a)(6); พระราชบัญญัติหน่วยงานรายงานข้อมูลผู้บริโภคเพื่อการสืบสวน Cal. Civ. Code § 1786.18(a)(7); Cal. Civ. Code § 1786.53
• สังกัดทางการเมือง: DC Code § 2–1402.11; Wis. Stat. Ann. § 111.321
• การทดสอบด้วยเครื่องจับเท็จ: พระราชบัญญัติคุ้มครองพนักงานจากการทดสอบด้วยเครื่องจับเท็จ 29 USC §§ 2002, 2006; ประมวลกฎหมายแรงงานแคลิฟอร์เนีย § 432.2; 225 ILCS 430/14.1; กฎหมายแรงงานนิวยอร์ก §§ 733–739; 18 Pa.CS § 7321

มาตรา 768.095 แห่งประมวลกฎหมายฟลอริดา หมวด ที่ 45 เป็นกฎหมายที่อนุญาตให้นายจ้างเดิมเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานให้กับนายจ้างใหม่ เพื่อปกป้องนายจ้างจาก ความรับผิด ในการจ้างงานโดยประมาทนายจ้างจะใช้ข้อมูลที่เปิดเผยจากนายจ้างเดิมเมื่อการตรวจสอบประวัติไม่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานเพียงพอ นายจ้างต้องตรวจสอบว่าข้อมูลที่เปิดเผยนั้นเป็นความจริง เพราะหากเป็นเท็จ นายจ้างจะละเมิดสิทธิพลเมืองของพนักงาน^{[ 24 ]}

มีวิธีการตรวจสอบประวัติหลายประเภทที่นายจ้างสามารถใช้ได้ เว็บไซต์เชิงพาณิชย์หลายแห่งเสนอบริการตรวจสอบเฉพาะเจาะจงแก่นายจ้างโดยคิดค่าธรรมเนียม บริการเหล่านี้จะทำการตรวจสอบจริง จัดส่งจดหมายแจ้งผลการตรวจสอบที่ไม่พึงประสงค์ให้แก่บริษัท และรับประกันการปฏิบัติตามกฎระเบียบตลอดกระบวนการ การเลือกบริษัทตรวจสอบประวัติก่อนการจ้างงานที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ บริษัทที่ถูกต้องตามกฎหมายจะมีนโยบายการตรวจสอบประวัติและจะอธิบายกระบวนการให้ทราบ

นายจ้างหลายรายเลือกที่จะค้นหาบันทึกที่พบบ่อยที่สุด เช่น บันทึกอาชญากรรม บันทึกการขับขี่ และการตรวจสอบการศึกษา การค้นหาอื่นๆ เช่นทะเบียนผู้กระทำความผิดทางเพศการตรวจสอบคุณสมบัติ การประเมินทักษะ การตรวจสอบอ้างอิง รายงานเครดิต และ การค้นหา ตามกฎหมาย Patriot Actกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อยๆ^{[ 25 ]}

บริษัทขนาดใหญ่มีแนวโน้มที่จะจ้างเหมาบริการมากกว่าบริษัทขนาดเล็ก โดยขนาดพนักงานเฉลี่ยของบริษัทที่จ้างเหมาบริการอยู่ที่ 3,313 คน เทียบกับ 2,162 คนสำหรับบริษัทที่ดำเนินการตรวจสอบภายในองค์กร^{[ 26 ]}บริษัทบริการทางการเงินมีสัดส่วนผู้ตอบแบบสอบถามที่จ้างเหมาบริการสูงที่สุด โดยมีมากกว่าหนึ่งในสี่ (26%) ที่ทำเช่นนั้น เทียบกับค่าเฉลี่ยโดยรวมที่ 16% ที่จ้างเหมาบริการตรวจสอบให้กับผู้ให้บริการภายนอก^{[ 27 ]}อุตสาหกรรมการก่อสร้างและอสังหาริมทรัพย์แสดงให้เห็นระดับการจ้างเหมาบริการต่ำที่สุด โดย 89% ของบริษัทดังกล่าวในกลุ่มตัวอย่างดำเนินการตรวจสอบภายในองค์กร ทำให้ค่าเฉลี่ยโดยรวมอยู่ที่ 16% ซึ่งอาจเพิ่มขึ้นได้ในอีกหลายปีข้างหน้า^{[ 28 ]}บริษัทที่เลือกจ้างเหมาบริการต้องแน่ใจว่าได้ใช้บริษัทที่ ปฏิบัติตาม พระราชบัญญัติการรายงานเครดิตที่เป็นธรรม (FCRA) บริษัทที่ไม่ใช้บริษัทที่ปฏิบัติตาม FCRA อาจเผชิญกับปัญหาทางกฎหมาย^{[ 29 ]}

โดยทั่วไปแล้ว นายจ้างไม่สามารถดำเนินการใดๆ ที่เป็นผลเสียต่อผู้สมัครงานหรือพนักงาน (เช่น ไม่จ้างงานหรือเลิกจ้าง) เพียงเพราะผลลัพธ์ที่ได้จากการค้นหาในฐานข้อมูล การค้นหาในฐานข้อมูลนั้นแตกต่างจากการค้นหาจากบันทึกต้นฉบับ (การค้นหาบันทึกของศาลประจำเขต) ซึ่งมักไม่ถูกต้อง มีข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือล้าสมัย และควรใช้เป็นเพียงมาตรการความปลอดภัยเพิ่มเติมในการตรวจสอบประวัติเท่านั้น การที่นายจ้างไม่ปฏิบัติตามแนวทางของ FCRA อาจส่งผลให้ถูกปรับเป็นจำนวนมาก^{[ 30 ]}

ในสหรัฐอเมริกา นายจ้างสามารถใช้ประวัติอาชญากรรมเป็นหลักฐานยืนยันได้ ตราบใดที่นายจ้างไม่ได้เลือกปฏิบัติโดยอิงจากเชื้อชาติ สีผิว ศาสนา เพศ หรือสัญชาติ ตามที่วิเคราะห์ภายใต้กรอบการปฏิบัติที่ไม่เท่าเทียมกันและผลกระทบที่ไม่เท่าเทียมกัน^{[ 31 ]}มีการค้นหาประวัติอาชญากรรมหลายประเภทที่นายจ้างสามารถใช้ได้ บางประเภทมีความแม่นยำและทันสมัยกว่าประเภทอื่น หน่วยงานตรวจสอบประวัติ "บุคคลที่สาม" เหล่านี้ไม่สามารถรับประกันความถูกต้องของข้อมูลได้ ดังนั้นหลายแห่งจึงมีบันทึกที่ไม่สมบูรณ์หรือบันทึกที่ไม่ถูกต้อง วิธีเดียวที่จะทำการตรวจสอบประวัติที่ถูกต้องคือการดำเนินการโดยตรงผ่านทางรัฐ ส่วนใหญ่แล้วการใช้บริการของรัฐที่เลือกจะถูกกว่าการใช้หน่วยงาน "บุคคลที่สาม" มาก เว็บไซต์หลายแห่งเสนอบริการตรวจสอบประวัติแบบ "ทันที" ซึ่งจะค้นหาฐานข้อมูลที่รวบรวมข้อมูลสาธารณะโดยมีค่าธรรมเนียม การค้นหาแบบ "ทันที" เหล่านี้มาจากแหล่งต่างๆ ตั้งแต่บันทึกของศาลและเรือนจำทั่วทั้งรัฐ ไปจนถึงบันทึกของหน่วยงานบังคับใช้กฎหมาย ซึ่งมักมาจากสำนักงานบังคับใช้กฎหมายของเขตหรือเมือง นอกจากนี้ยังมีการค้นหาประวัติอาชญากรรมประเภทฐานข้อมูลอื่นๆ เช่น คลังข้อมูลทั่วทั้งรัฐและแฟ้มอาชญากรรมแห่งชาติ การค้นหาประวัติอาชญากรรมที่นายจ้างที่ว่าจ้างภายนอกใช้กันทั่วไปคือการค้นหาประวัติอาชญากรรมระดับเขต^{[ 32 ]}

นายจ้างสามารถใช้สื่อสังคมออนไลน์เป็นเครื่องมือในการตรวจสอบประวัติของผู้สมัครได้^{[ 2 ]}นายจ้างสามารถตรวจสอบ บัญชี Facebook , TwitterและLinkedIn ของผู้สมัคร เพื่อดูว่าผู้สมัครมีพฤติกรรมอย่างไรนอกเวลางาน นายจ้างในสหรัฐอเมริกาถูกห้ามตามกฎหมายไม่ให้พิจารณาสิ่งใดก็ตามที่พวกเขาค้นพบเกี่ยวกับสถานภาพสมรส รสนิยมทางเพศ ศาสนา หรือทัศนะทางการเมืองของบุคคลเมื่อตัดสินใจขั้นสุดท้ายว่าจะจ้างหรือไม่จ้างผู้สมัคร^{[ 33 ]} บางบริษัทจัดทำรายงานการกล่าวถึงในสื่อที่รวบรวมจากแหล่งข้อมูลเปิด รวมถึงบัญชีสาธารณะในสื่อสังคมออนไลน์

นายจ้างอาจตรวจสอบประวัติการทำงานในอดีตเพื่อยืนยันข้อมูลตำแหน่งและเงินเดือน การตรวจสอบที่เข้มข้นขึ้นอาจเกี่ยวข้องกับการสัมภาษณ์บุคคลใดก็ตามที่รู้จักหรือเคยรู้จักผู้สมัคร เช่น ครู เพื่อน เพื่อนร่วมงาน เพื่อนบ้าน และสมาชิกในครอบครัว อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบประวัติโดยใช้คำบอกเล่าอย่างกว้างขวางอาจทำให้บริษัทเสี่ยงต่อการถูกฟ้องร้อง การตรวจสอบประวัติการทำงานในอดีตและการอ้างอิงส่วนบุคคลกำลังมุ่งไปสู่การกำหนดมาตรฐานในบริษัทส่วนใหญ่เพื่อหลีกเลี่ยงการฟ้องร้องที่มีค่าใช้จ่ายสูง โดยทั่วไปแล้วการตรวจสอบเหล่านี้มีตั้งแต่การยืนยันด้วยวาจาอย่างง่ายเกี่ยวกับประวัติการทำงานและระยะเวลา ไปจนถึงการตรวจสอบที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น เช่น การพูดคุยเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงาน กิจกรรม และความสำเร็จ รวมถึงความสัมพันธ์กับผู้อื่น ประสบการณ์ในอดีตและบริษัทที่ให้ประสบการณ์เหล่านั้นจะได้รับการตรวจสอบและวิจัยเพิ่มเติมเพื่อตรวจจับการฉ้อโกง^{[ 34 ]}

หมายเลขประกันสังคมปลอมอาจบ่งชี้ถึงการขโมยข้อมูลส่วนบุคคลการอ้างสิทธิ์ สถานะ พลเมือง ที่ไม่ถูกต้อง หรือการปกปิด "ชีวิตในอดีต" บริษัทตรวจสอบประวัติมักจะทำการตรวจสอบหมายเลขประกันสังคมเพื่อตรวจสอบว่าผู้สมัครหรือพนักงานเคยอาศัยอยู่ที่ใด การจ้างแรงงานต่างด้าวที่ไม่มีเอกสารได้กลายเป็นปัญหาที่เพิ่มขึ้นสำหรับธุรกิจของอเมริกาตั้งแต่มีการจัดตั้งกระทรวงความมั่นคงแห่งชาติและ หน่วย งานตรวจคนเข้าเมืองและศุลกากร (ICE) เนื่องจากปฏิบัติการกวาดล้างผู้อพยพทำให้ผู้จ้างงานต้องพิจารณารวมสถานะการทำงานที่ถูกต้องตามกฎหมายไว้ในกระบวนการตรวจสอบประวัติด้วย ผู้จ้างงานทุกคนต้องเก็บเอกสารแบบฟอร์ม I-9 ของรัฐบาลสำหรับพนักงานทุกคน และบางรัฐกำหนดให้ใช้ โปรแกรม E-Verify ของรัฐบาลกลาง เพื่อตรวจสอบสถานะการทำงานของหมายเลขประกันสังคมด้วยความกังวลที่เพิ่มขึ้นเกี่ยวกับปัญหาเรื่องสิทธิในการทำงาน บริษัทเอาท์ซอร์สจำนวนมากจึงเกิดขึ้นในตลาดเพื่อช่วยดำเนินการและจัดเก็บเอกสารแบบฟอร์ม I-9 โดยอัตโนมัติ^{[ 35 ]}

การตรวจสอบเครดิตจะดำเนินการกับผู้สมัครที่สมัครงานที่เกี่ยวข้องกับบันทึกทางการเงินหรือเกี่ยวข้องกับเงินจำนวนมาก^{[ 36 ]}ตัวอย่างเช่น ในรัฐอิลลินอยส์ นายจ้างสามารถใช้ประวัติเครดิต ของผู้สมัครได้ โดย คะแนนเครดิตเท่านั้นที่ถือว่าน่าพอใจ^{[ 37 ]}บุคคลต้องให้ความยินยอมเพื่อให้นายจ้างได้รับรายงานเครดิต รายงานเครดิตก่อนการจ้างงานจะไม่รวมคะแนนเครดิต รายงานเครดิตก่อนการจ้างงานจะปรากฏในรายงานเครดิตของบุคคลในฐานะ "การสอบถามแบบอ่อน" และจะไม่ส่งผลกระทบต่อคะแนนเครดิตของบุคคลนั้น^{[ 38 ]}

การตรวจหาสารเสพติดและการตรวจสอบประวัติเครดิตก่อนการจ้างงานเป็นประเด็นถกเถียงอย่างมาก ตามข้อมูลจาก Privacy Rights Clearinghouse ซึ่งเป็นโครงการของ Utility Consumers' Action Network (UCAN): "ในขณะที่บางคนไม่กังวลเกี่ยวกับการตรวจสอบประวัติ แต่บางคนก็รู้สึกไม่สบายใจกับความคิดที่ว่าผู้ตรวจสอบจะเข้าไปค้นดูประวัติส่วนตัวของพวกเขา การตรวจสอบอย่างละเอียดอาจเปิดเผยข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง ล้าสมัย ถูกนำมาใช้ผิดบริบท หรือผิดพลาดอย่างสิ้นเชิง ข้อกังวลอีกประการหนึ่งคือ รายงานอาจมีข้อมูลที่ผิดกฎหมายในการนำไปใช้เพื่อการจ้างงาน หรือมาจากแหล่งที่มาที่น่าสงสัย"

ในเดือนพฤษภาคม ปี 2002 การตรวจสอบหลังการจ้างงานที่ไม่เหมาะสมซึ่งดำเนินการโดยสายการบินนอร์ทเวสต์แอร์ไลน์ได้กลายเป็นประเด็นในการฟ้องร้องทางแพ่งระหว่างสายการบินนอร์ทเวสต์กับช่างเครื่องยนต์กว่า 10,000 คน

ในกรณีที่การจับกุมไม่นำไปสู่การตัดสินลงโทษ การตรวจสอบประวัติการทำงานสามารถดำเนินต่อไปได้โดยรวมถึงประวัติการจับกุมได้นานถึงเจ็ดปี ตามมาตรา 605 ของพระราชบัญญัติการรายงานข้อมูลเครดิตที่เป็นธรรม :

เว้นแต่จะได้รับอนุญาตตามมาตรา (ข) ของมาตรานี้ หน่วยงานรายงานข้อมูลผู้บริโภคใด ๆ จะไม่สามารถจัดทำรายงานข้อมูลผู้บริโภคใด ๆ ที่มี... คดีแพ่ง คำพิพากษาคดีแพ่ง และบันทึกการจับกุม ซึ่งนับจากวันที่บันทึก มีอายุย้อนหลังไปมากกว่าเจ็ดปี หรือจนกว่ากฎหมายกำหนดอายุความจะหมดอายุ แล้วแต่ระยะเวลาใดจะนานกว่า

มาตรา (ข) กำหนดข้อยกเว้นหากรายงานเกี่ยวข้องกับ "การจ้างงานบุคคลใด ๆ ที่มีเงินเดือนประจำปีเท่ากับ หรือคาดว่าจะเท่ากับ 75,000 ดอลลาร์สหรัฐขึ้นไป" ^{[ 39 ]}

ข้อเสนอแนะบางประการเพื่อลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับผู้สมัครที่บริสุทธิ์ ได้แก่:

• มอบสำเนารายงานให้ผู้สมัครก่อนที่จะส่งให้ผู้ว่าจ้าง เพื่อให้สามารถแก้ไขข้อผิดพลาดใด ๆ ได้ล่วงหน้า และ
• อนุญาตให้รายงานเฉพาะบันทึกการตัดสินลงโทษ (ไม่ใช่บันทึกการจับกุม) เท่านั้น

ข้อโต้แย้งเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบประวัติ ได้แก่ การแปรรูปอาวุธปืนและการขายกระสุนปืน ณ เดือนมีนาคม พ.ศ. 2568 กฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดให้ต้องมีการตรวจสอบประวัติสำหรับการซื้อปืนจากผู้จำหน่ายปืน^{[ 40 ]}เนื่องจากความรุนแรงจากอาวุธปืนในโรงเรียนและพื้นที่สาธารณะเพิ่มมากขึ้น ความจำเป็นในการเรียกร้องให้มีการตรวจสอบประวัติที่ดีขึ้นจึงเพิ่มขึ้นเช่นกัน^{[ 41 ]}อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกรัฐที่กำหนดให้มีการตรวจสอบประวัติสำหรับการซื้อปืนพก^{[ 42 ]}ในการซื้อปืน ผู้ที่ต้องการเป็นเจ้าของปืนต้องส่งการตรวจสอบประวัติผ่านระบบตรวจสอบประวัติอาชญากรรมแบบทันทีแห่งชาติ (NICS) จากนั้นพวกเขาต้องกรอกแบบฟอร์ม ATF 4473 ซึ่งหลังจากนั้น ผู้จำหน่ายอาวุธปืนที่ได้รับอนุญาตจะส่งแบบฟอร์มนี้กลับไปยัง NICS NICS จะทำการตรวจสอบประวัติของตนเองเพื่อยืนยันคุณสมบัติอื่นๆ ในการซื้ออาวุธปืน^{[ 43 ]}

ในประเทศนิวซีแลนด์การตรวจสอบประวัติอาชญากรรมได้รับผลกระทบจากพระราชบัญญัติประวัติอาชญากรรม (การล้างประวัติ) ปี 2004ซึ่งอนุญาตให้บุคคลสามารถปกปิดความผิดที่ "ไม่ร้ายแรง" จากประวัติของตนได้อย่างถูกกฎหมาย โดยมีเงื่อนไขว่าบุคคลนั้นต้องไม่มีประวัติการถูกตัดสินลงโทษเป็นเวลาอย่างน้อยเจ็ดปี

ในรัฐมิชิแกนระบบการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมถูกวิพากษ์วิจารณ์ในกรณีล่าสุดที่ผู้ต้องสงสัยในคดีกราดยิงสามารถผ่านการตรวจสอบของ FBI เพื่อซื้อปืนลูกซองได้ แม้ว่าจะไม่ผ่านการตรวจสอบเพื่อขอใบอนุญาตพกปืนพกจากรัฐก็ตาม ตามคำกล่าวของโฆษกของสถานีตำรวจท้องถิ่น

"...คุณอาจมีประวัติอาชญากรรมที่ชัดเจน แต่ยังคงมีการติดต่อกับหน่วยงานบังคับใช้กฎหมายซึ่งอาจไม่ถึงระดับการจับกุมหรือการตัดสินลงโทษ [ที่สามารถนำมาใช้] เพื่อปฏิเสธใบอนุญาต ไม่ว่าการจับกุมที่เกี่ยวข้องเหล่านั้นจะปรากฏในประวัติอาชญากรรมหรือไม่ก็ตาม" ^{[ 44 ]}

องค์กร Brady Campaign to Prevent Gun Violence ได้วิพากษ์วิจารณ์นโยบายของรัฐบาลกลาง ซึ่งปฏิเสธสิทธิตามรัฐธรรมนูญโดยอาศัยการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมเฉพาะในกรณีที่บุคคลนั้นถูกกล่าวหาว่ากระทำความผิดเท่านั้น