อีเมล (มักย่อว่าemailหรือเขียนแบบมีเครื่องหมายขีดคั่นว่าe-mail ) คือวิธีการส่งและรับข้อความดิจิทัลโดยใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ผ่าน เครือข่ายคอมพิวเตอร์แนวคิดนี้เกิดขึ้นในช่วงปลายศตวรรษที่ 20 ในฐานะรูปแบบดิจิทัลหรือคู่ขนานของจดหมาย (จึงเป็น ที่มาของคำว่า e- + mail ) อีเมลเป็นสื่อการสื่อสารที่แพร่หลายและใช้กันอย่างแพร่หลาย ในปัจจุบันที่อยู่อีเมล (โดยทั่วไปคือส่วนที่อยู่เว็บไซต์ + @ + ชื่อโดเมน ) มักถูกมองว่าเป็นส่วนพื้นฐานและจำเป็นของกระบวนการต่างๆ ในธุรกิจ การค้า รัฐบาล การศึกษา ความบันเทิง และด้านอื่นๆ ของชีวิตประจำวันในประเทศส่วนใหญ่

อีเมลทำงานผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ โดยหลักคืออินเทอร์เน็ตและเครือข่ายบริเวณท้องถิ่น (LAN ) ระบบอีเมลในปัจจุบันใช้โมเดลการจัดเก็บและส่งต่อเซิร์ฟเวอร์อีเมลจะรับ ส่งต่อ ส่งมอบ และจัดเก็บข้อความ ผู้ใช้หรือคอมพิวเตอร์ไม่จำเป็นต้องออนไลน์พร้อมกัน พวกเขาต้องเชื่อมต่อ โดยทั่วไปแล้วจะเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลหรือเว็บเมลเพื่อส่งหรือรับข้อความ หรือดาวน์โหลดข้อความ

เดิมที อีเมลอินเทอร์เน็ตเป็นสื่อการสื่อสารแบบข้อความASCII เท่านั้น แต่ได้รับการขยายโดย MIMEให้สามารถส่งข้อความในชุดอักขระที่ขยายและเนื้อหามัลติมีเดีย เช่น รูปภาพได้อีเมลระหว่างประเทศที่มีที่อยู่อีเมลแบบสากลโดยใช้UTF-8ได้รับการกำหนดมาตรฐานแล้ว แต่ยังไม่เป็นที่ยอมรับอย่างแพร่หลาย^{[ 1 ]}

คำว่าอีเมลได้ถูกนำมาใช้ในความหมายสมัยใหม่ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2518 และคำว่าE-mail ซึ่งเป็นรูปแบบที่สั้นกว่า ได้ถูกนำมาใช้ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2522 ^{[ 2 ] [ 3 ]}

• อีเมลเป็นรูปแบบที่ใช้กันทั่วไปในปัจจุบัน และได้รับการแนะนำโดยคู่มือรูปแบบ [ ^{4 ] [ 5 ] [ 6 ] เป็น}รูปแบบที่กำหนดโดยคำขอความคิดเห็น (RFC) ของ IETF และกลุ่มทำงาน ^{[ 7 ]} การสะกดคำนี้ยังปรากฏในพจนานุกรมส่วนใหญ่ ^{[ 8 ] [ 9 ] [ 4 ] [ 10 ]}
• อีเมลเดิมทีเป็นรูปแบบที่นิยมในการเขียนภาษาอังกฤษแบบอเมริกันและอังกฤษที่ได้รับการแก้ไขและตีพิมพ์ และเคยเป็นที่นิยมในคู่มือรูปแบบบางฉบับ ^{[ 4 ]}
• อีเมลบางครั้งก็ถูกใช้ ^{[ 11 ]}การใช้งานครั้งแรกในเดือนมิถุนายน พ.ศ. 2522 เกิดขึ้นในวารสาร Electronicsโดยอ้างอิงถึงโครงการริเริ่มของไปรษณีย์สหรัฐอเมริกา ที่เรียกว่า E-COMซึ่งพัฒนาขึ้นในช่วงปลายทศวรรษ พ.ศ. 2513 และดำเนินการในช่วงต้นทศวรรษ พ.ศ. 2523 ^{[ 2 ] [ 3 ]}
• อีเมลถูกใช้โดย CompuServeตั้งแต่เดือนเมษายน พ.ศ. 2524 ซึ่งทำให้คำนี้เป็นที่นิยม ^{[ 12 ] [ 13 ]}
• อีเมลเป็นรูปแบบดั้งเดิมที่ใช้ในเอกสาร RFC สำหรับ "ที่อยู่ของผู้เขียน"

โดยทั่วไปแล้วบริการนี้มักเรียกว่าอีเมลและอีเมลแต่ละฉบับเรียกว่าข้อความข้อกำหนดสำหรับฟิลด์ภายในอีเมล เช่น "ถึง", "จาก", "สำเนาถึง", "สำเนาลับถึง" เป็นต้น เริ่มขึ้นใน RFC-680 ในปี 1975 ^{[ 14 ]}

อีเมลทางอินเทอร์เน็ตประกอบด้วยซองจดหมายและเนื้อหา^{[ 15 ]}เนื้อหาประกอบด้วยส่วนหัวและส่วนเนื้อหา^{[ 16 ]}

การส่งข้อความผ่านคอมพิวเตอร์ระหว่างผู้ใช้ระบบเดียวกันเป็นไปได้หลังจากมีการใช้ระบบแบ่งเวลาในช่วงต้นทศวรรษ 1960 โดยมีการนำไปใช้ที่โดดเด่นโดยโครงการCTSSของMIT ในปี 1965 ^{[ 17 ]}นักพัฒนาเมนเฟรมและมินิคอมพิวเตอร์ รุ่นแรกส่วนใหญ่ พัฒนาแอปพลิเคชันอีเมลที่คล้ายกัน แต่โดยทั่วไปแล้วไม่เข้ากัน ในปี 1971 มีการส่งอีเมลเครือข่าย ARPANET ครั้งแรก ซึ่งแนะนำไวยากรณ์ที่อยู่แบบที่คุ้นเคยในปัจจุบันโดยใช้สัญลักษณ์ ' @ ' เพื่อระบุที่อยู่ระบบของผู้ใช้^{[ 18 ]}ตลอดชุดRFCได้มีการปรับปรุงข้อกำหนดสำหรับการส่งข้อความอีเมลผ่านโปรโตคอล การถ่ายโอนไฟล์

ระบบอีเมลแบบกรรมสิทธิ์เริ่มปรากฏขึ้นในไม่ช้าIBM , CompuServeและXeroxใช้ระบบอีเมลภายในองค์กรในช่วงทศวรรษ 1970; CompuServe ขายผลิตภัณฑ์อีเมลภายในสำนักงานเชิงพาณิชย์ให้กับ IBM ในปี 1978 และให้กับ Xerox ตั้งแต่ปี 1981 ^{[ nb 1 ] [ 19 ] [ 20 ] [ 21 ]} ALL-IN-1ของ DEC และ HPMAIL ของ Hewlett-Packard (ต่อมาคือ HP DeskManager) เปิดตัวในปี 1982; งานพัฒนาของตัวแรกเริ่มขึ้นในช่วงปลายทศวรรษ 1970 และตัวหลังกลายเป็นระบบอีเมลที่ขายดีที่สุดในโลก^{[ 22 ] [ 23 ]}

โปรโตคอลการถ่ายโอนอีเมลแบบง่าย (SMTP) ถูกนำมาใช้บน ARPANET ในปี 1983 ระบบอีเมล LANเกิดขึ้นในช่วงกลางทศวรรษ 1980 ในช่วงปลายทศวรรษ 1980 และต้นทศวรรษ 1990 ดูเหมือนว่าระบบเชิงพาณิชย์ที่เป็นกรรมสิทธิ์หรือ ระบบอีเมล X.400ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของGovernment Open Systems Interconnection Profile (GOSIP) จะมีบทบาทเด่น อย่างไรก็ตาม เมื่อข้อจำกัดขั้นสุดท้ายในการส่งข้อมูลเชิงพาณิชย์ผ่านอินเทอร์เน็ตสิ้นสุดลงในปี 1995 ^{[ 24 ] [ 25 ]}ปัจจัยหลายประการทำให้ชุดโปรโตคอลอีเมล SMTP, POP3และIMAP ของอินเทอร์เน็ตในปัจจุบัน กลายเป็นมาตรฐาน (ดูProtocol Wars ) ^{[ 26 ] [ 27 ]}

ต่อไปนี้เป็นลำดับเหตุการณ์ทั่วไปที่เกิดขึ้นเมื่อผู้ส่งAliceส่งข้อความโดยใช้ตัวแทนผู้ใช้เมล (MUA) ที่ระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับ^{[ 28 ]}

1. โปรแกรมรับส่งอีเมล (MUA) จะจัดรูปแบบข้อความให้อยู่ในรูปแบบอีเมล และใช้โปรโตคอลการส่ง ซึ่งเป็นโปรไฟล์ของโปรโตคอลการถ่ายโอนอีเมลแบบง่าย (SMTP) เพื่อส่งเนื้อหาข้อความไปยังตัวแทนรับส่งอีเมล ในพื้นที่ (MSA) ในกรณีนี้คือsmtp.a.org
2. MSA จะตรวจสอบที่อยู่ปลายทางที่ระบุไว้ในโปรโตคอล SMTP (ไม่ใช่จากส่วนหัวของข้อความ) ซึ่งในกรณีนี้ คือ [email protected]โดยที่อยู่ดังกล่าวเป็นที่อยู่โดเมนแบบเต็ม (FQDA)ส่วนที่อยู่ก่อนเครื่องหมาย @ คือส่วนท้องถิ่นของที่อยู่ ซึ่งมักจะเป็นชื่อผู้ใช้ของผู้รับ และส่วนที่อยู่หลังเครื่องหมาย @ คือชื่อโดเมน MSA จะทำการแปลงชื่อโดเมนเพื่อหาชื่อโดเมนแบบเต็มของเซิร์ฟเวอร์อีเมลในระบบชื่อโดเมน (DNS)
3. เซิร์ฟเวอร์DNSสำหรับโดเมนb.org ( ns.b.org ) จะตอบกลับด้วยระเบียน MX ใดๆ ที่แสดงรายการเซิร์ฟเวอร์แลกเปลี่ยนอีเมลสำหรับโดเมนนั้น ในกรณีนี้คือmx.b.orgซึ่งเป็น เซิร์ฟเวอร์ ตัวแทนการถ่ายโอนข้อความ (MTA) ที่ดำเนินการโดย ISP ของผู้รับ^{[ 29 ]}
4. smtp.a.org ส่งข้อความไปยัง mx.b.org โดยใช้โปรโตคอล SMTP เซิร์ฟเวอร์นี้อาจจำเป็นต้องส่งต่อข้อความไปยัง MTA อื่นๆ ก่อนที่ข้อความจะไปถึงตัวแทนรับส่งข้อความ ขั้นสุดท้าย (MDA)
5. MDA จะส่งอีเมลไปยังกล่องจดหมายของผู้ใช้ชื่อbob
6. โปรแกรมรับส่งข้อความของ Bob จะรับข้อความโดยใช้โปรโตคอลไปรษณีย์ (POP3) หรือโปรโตคอลการเข้าถึงข้อความทางอินเทอร์เน็ต (IMAP)

นอกจากตัวอย่างนี้แล้ว ระบบอีเมลยังมีทางเลือกและความซับซ้อนอื่นๆ อีก:

• อลิซหรือบ็อบอาจใช้โปรแกรมอีเมลที่เชื่อมต่อกับระบบอีเมลของบริษัท เช่นIBM Lotus NotesหรือMicrosoft Exchangeระบบเหล่านี้มักมีรูปแบบอีเมลภายในของตนเอง และโปรแกรมอีเมลจะสื่อสารกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลโดยใช้โปรโตคอลเฉพาะของผู้ผลิต เซิร์ฟเวอร์จะส่งหรือรับอีเมลผ่านทางอินเทอร์เน็ตโดยใช้เกตเวย์อีเมลของผลิตภัณฑ์ ซึ่งจะทำการจัดรูปแบบใหม่ที่จำเป็นด้วย หากอลิซและบ็อบทำงานในบริษัทเดียวกัน การทำธุรกรรมทั้งหมดอาจเกิดขึ้นภายในระบบอีเมลของบริษัทเพียงระบบเดียว
• อลิซอาจไม่มีโปรแกรมตัดต่อวิดีโอ (MUA) ในคอมพิวเตอร์ของเธอ แต่เธออาจเชื่อมต่อกับบริการอีเมลบนเว็บ แทน
• คอมพิวเตอร์ของอลิซอาจมีระบบ MTA ของตัวเอง จึงไม่ต้องผ่านขั้นตอนการถ่ายโอนข้อมูลในขั้นตอนที่ 1
• บ็อบอาจรับอีเมลได้หลายวิธี เช่น เข้าสู่ระบบ mx.b.org และอ่านโดยตรง หรือใช้บริการเว็บเมล
• โดยปกติโดเมนจะมีเซิร์ฟเวอร์รับส่งอีเมลหลายตัว เพื่อให้สามารถรับส่งอีเมลได้ต่อไปแม้ว่าเซิร์ฟเวอร์หลักจะไม่สามารถใช้งานได้ก็ตาม

MTA จำนวนมากเคยรับข้อความสำหรับผู้รับใด ๆ บนอินเทอร์เน็ตและพยายามอย่างเต็มที่ที่จะส่งมอบข้อความเหล่านั้น MTA ดังกล่าวเรียกว่ารีเลย์อีเมลแบบเปิดซึ่งมีความสำคัญมากในช่วงแรก ๆ ของอินเทอร์เน็ตเมื่อการเชื่อมต่อเครือข่ายไม่น่าเชื่อถือ^{[ 30 ] [ 31 ]} อย่างไรก็ตาม กลไกนี้พิสูจน์แล้วว่าสามารถถูกใช้ประโยชน์โดยผู้ส่งอีเมลจำนวนมากที่ไม่พึงประสงค์และเป็นผลให้รีเลย์อีเมลแบบเปิดหายากขึ้น^{[ 32 ]}และ MTA จำนวนมากไม่รับข้อความจากรีเลย์อีเมลแบบเปิด

อีเมลมีมาก่อนการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและการส่งจะเน้นความน่าเชื่อถือมากกว่าความเร็ว เพื่อให้สามารถรับมือกับลิงก์เครือข่ายที่ไม่น่าเชื่อถือและเซิร์ฟเวอร์ที่ยุ่ง (ซึ่งพบได้บ่อยในยุคแรกๆ ของอินเทอร์เน็ต) สาเหตุของการส่งที่ช้าลง ได้แก่: ^{[ 33 ]}

• ข้อความที่ส่งไปยังผู้รับจำนวนมากต้องใช้การประมวลผลมากขึ้น
• ข้อความขนาดใหญ่ (เช่น ข้อความที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่) จำเป็นต้องใช้เวลาในการส่งผ่านเครือข่ายนานกว่า
• ข้อความจำเป็นต้องส่งผ่านเซิร์ฟเวอร์หลายเครื่อง (บางครั้งอาจเป็นเซิร์ฟเวอร์หลายเครื่องภายในองค์กรเดียวกัน)
• เซิร์ฟเวอร์อีเมลอย่างน้อยหนึ่งเครื่องทำงานหนักเกินไป (อาจเกิดจากสแปมหรือการโจมตีแบบปฏิเสธการให้บริการ ) และกำลังจัดคิวอีเมลขาเข้าหรือปฏิเสธการเชื่อมต่อขาเข้าชั่วคราว
• โปรโตคอล SMTPต้องการการรับส่งข้อมูลหลายรอบ ซึ่งอาจทำให้ปัญหาเครือข่ายช้าหรือแพ็กเก็ตสูญหายส่งผลกระทบมากขึ้น
• ผู้ส่งหรือผู้รับอาจตัดการเชื่อมต่อจากเครือข่ายชั่วคราว (เช่น แล็ปท็อปอยู่นอกระยะสัญญาณ Wi-Fi)
• การตอบสนอง DNS ช้า
• เซิร์ฟเวอร์ปิดปรับปรุงหรือเกิดข้อผิดพลาด

อีเมลสามารถถูกจัดคิวและลองส่งใหม่ได้นานถึงห้าวันก่อนที่ผู้ส่งจะได้รับการแจ้งเตือนถึงความล้มเหลวในการส่งอย่างถาวร^{[ 33 ]}ข้อความจะถูกประทับเวลาเมื่อผ่านเซิร์ฟเวอร์แต่ละเครื่อง ทำให้สามารถวินิจฉัยการส่งที่ช้าได้ แม้ว่าการวิเคราะห์จะซับซ้อนเนื่องจากเขตเวลาและนาฬิกาคอมพิวเตอร์ที่ตั้งค่าไม่ถูกต้อง^{[ 33 ]}

อีเมลที่ถูกจัดว่าเป็นสแปมโดยตัวกรองสแปมอาจถูกแยกไปไว้ในโฟลเดอร์ต่างหาก ซึ่งผู้รับต้องตรวจสอบด้วยตนเอง หรืออาจถูกลบทิ้งไปโดยสิ้นเชิง

รูปแบบข้อความอินเทอร์เน็ตพื้นฐานที่ใช้สำหรับอีเมล^{[ 34 ]}ถูกกำหนดโดยRFC  5322โดยการเข้ารหัสข้อมูลที่ไม่ใช่ ASCII และไฟล์แนบเนื้อหามัลติมีเดียถูกกำหนดไว้ใน RFC 2045 ถึง RFC 2049 ซึ่งเรียกรวมกันว่าMultipurpose Internet Mail ExtensionsหรือMIMEส่วนขยายในอีเมลระหว่างประเทศใช้ได้เฉพาะกับอีเมลเท่านั้น RFC 5322 เข้ามาแทนที่ RFC 2822 ในปี 2008 ก่อนหน้านั้น ในปี 2001 RFC 2822 ได้เข้ามาแทนที่ RFC 822 ซึ่งเป็นมาตรฐานสำหรับอีเมลอินเทอร์เน็ตมานานหลายทศวรรษ RFC 822 ซึ่งเผยแพร่ในปี 1982 นั้นอิงตาม RFC 733 ก่อนหน้านี้สำหรับ ARPANET ^{[ 35 ]}

ข้อความอีเมลทางอินเทอร์เน็ตประกอบด้วยสองส่วน คือ "ส่วนหัว" และ "ส่วนเนื้อหา" ซึ่งเรียกอีกอย่างว่า "เนื้อหา" ^{[ 36 ] [ 37 ]} ส่วนหัวมีโครงสร้างเป็นฟิลด์ต่างๆเช่น จาก ถึง สำเนาถึง หัวเรื่อง วันที่ และข้อมูลอื่นๆ เกี่ยวกับอีเมล ในกระบวนการขนส่งข้อความอีเมลระหว่างระบบ SMTP จะสื่อสารพารามิเตอร์และข้อมูลการจัดส่งโดยใช้ฟิลด์ส่วนหัวของข้อความ ส่วนเนื้อหาประกอบด้วยข้อความในรูปแบบข้อความที่ไม่มีโครงสร้าง บางครั้งอาจมีบล็อกลายเซ็นอยู่ที่ส่วนท้าย ส่วนหัวจะถูกคั่นจากส่วนเนื้อหาด้วยบรรทัดว่าง

RFC 5322 กำหนดไวยากรณ์ของส่วนหัวอีเมล ข้อความอีเมลแต่ละฉบับจะมีส่วนหัว ("ส่วนหัว" ของข้อความ ตามข้อกำหนด) ซึ่งประกอบด้วยฟิลด์ จำนวนหนึ่ง ("ฟิลด์ส่วนหัว") แต่ละฟิลด์จะมีชื่อ ("ชื่อฟิลด์" หรือ "ชื่อฟิลด์ส่วนหัว") ตามด้วยอักขระคั่น ":" และค่า ("เนื้อหาฟิลด์" หรือ "เนื้อหาฟิลด์ส่วนหัว")

ชื่อฟิลด์แต่ละชื่อจะเริ่มต้นที่อักขระตัวแรกของบรรทัดใหม่ในส่วนหัว และเริ่มต้นด้วยอักขระที่พิมพ์ได้ ที่ไม่ใช่ ช่องว่าง และลงท้ายด้วยอักขระคั่น ":" ตามด้วยค่าฟิลด์ ("เนื้อหาฟิลด์") ค่าฟิลด์สามารถต่อเนื่องไปยังบรรทัดถัดไปได้หากบรรทัดเหล่านั้นมีช่องว่างหรือแท็บเป็นอักขระตัวแรก ชื่อฟิลด์และเนื้อหาฟิลด์ (หากไม่มีSMTPUTF8 ) จะถูกจำกัดไว้ที่อักขระ ASCII 7 บิต ค่าที่ไม่ใช่ ASCII บางค่าอาจแสดงด้วยคำที่เข้ารหัส MIME

ฟิลด์ส่วนหัวของอีเมลสามารถเป็นหลายบรรทัดได้ โดยแต่ละบรรทัดแนะนำให้มีอักขระไม่เกิน 78 ตัว แม้ว่าขีดจำกัดจะอยู่ที่ 998 ตัวอักขระก็ตาม^{[ 38 ]}ฟิลด์ส่วนหัวที่กำหนดโดย RFC 5322 ประกอบด้วย อักขระ US-ASCII เท่านั้น สำหรับการเข้ารหัสอักขระในชุดอื่น ๆ สามารถใช้ไวยากรณ์ที่ระบุใน RFC 2047 ได้^{[ 39 ]}ในบางตัวอย่าง กลุ่มทำงาน IETF EAI ได้กำหนดส่วนขยายแทร็กมาตรฐานบางอย่าง^{[ 40 ] [ 41 ]}แทนที่ส่วนขยายทดลองก่อนหน้านี้ เพื่อ ให้สามารถใช้อักขระ Unicodeที่เข้ารหัสUTF-8ภายในส่วนหัวได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สิ่งนี้อนุญาตให้ที่อยู่อีเมลใช้อักขระที่ไม่ใช่ ASCII ที่อยู่ดังกล่าวได้รับการสนับสนุนโดยผลิตภัณฑ์ของ Google และ Microsoft และได้รับการส่งเสริมโดยหน่วยงานของรัฐบางแห่ง^{[ 42 ]}

ส่วนหัวของข้อความต้องมีฟิลด์ต่อไปนี้อย่างน้อย: ^{[ 43 ] [ 44 ]}

• จาก : ที่อยู่อีเมล และอาจระบุชื่อผู้เขียนด้วยก็ได้ บางโปรแกรมอีเมลสามารถเปลี่ยนที่อยู่ได้ผ่านการตั้งค่าบัญชี
• วันที่ : เวลาและวันที่ในท้องถิ่นที่เขียนข้อความนี้ เช่นเดียวกับช่อง " จาก:"โปรแกรมอีเมลหลายโปรแกรมจะกรอกข้อมูลนี้โดยอัตโนมัติก่อนส่ง โปรแกรมอีเมลของผู้รับอาจแสดงเวลาในรูปแบบและเขตเวลาท้องถิ่นของตนเอง

RFC 3864 อธิบายขั้นตอนการลงทะเบียนฟิลด์ส่วนหัวข้อความที่IANAโดยกำหนด ชื่อฟิลด์ ถาวรและชั่วคราวรวมถึงฟิลด์ที่กำหนดไว้สำหรับ MIME, netnews และ HTTP และอ้างอิง RFC ที่เกี่ยวข้อง ฟิลด์ส่วนหัวทั่วไปสำหรับอีเมล ได้แก่: ^{[ 45 ]}

• ถึง : ที่อยู่อีเมล และอาจระบุชื่อผู้รับข้อความด้วย ระบุผู้รับหลัก (สามารถระบุได้หลายคน) สำหรับผู้รับรอง โปรดดูที่ช่อง Cc: และ Bcc: ด้านล่าง
• หัวเรื่อง : สรุปย่อๆ เกี่ยวกับหัวข้อของข้อความ โดยทั่วไปมักใช้ ตัวย่อในหัวเรื่อง เช่น"RE:" และ "FW: "
• Cc : สำเนา (Carbon copy ); โปรแกรมอีเมลหลายโปรแกรมจะแสดงอีเมลในกล่องจดหมายเข้าแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าอีเมลนั้นอยู่ในช่อง To: หรือ Cc:
• Bcc : สำเนา ลับ (Blind carbon copy ); ที่อยู่เหล่านี้มักระบุเฉพาะระหว่างการส่งข้อความผ่านโปรโตคอล SMTP และโดยปกติจะไม่ปรากฏในส่วนหัวของข้อความ
• Content-Type : ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการแสดงผลข้อความ โดยปกติจะเป็นประเภทMIME
• ลำดับความสำคัญ : โดยทั่วไปจะมีค่าเป็น "bulk", "junk" หรือ "list"; ใช้เพื่อระบุว่าไม่ควรส่งการตอบกลับอัตโนมัติ "วันหยุด" หรือ "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" สำหรับอีเมลนี้ เช่น เพื่อป้องกันไม่ให้มีการส่งประกาศวันหยุดไปยังสมาชิกคนอื่นๆ ทั้งหมดในรายชื่อผู้รับจดหมายSendmailใช้ฟิลด์นี้เพื่อส่งผลต่อลำดับความสำคัญของอีเมลที่อยู่ในคิว โดยข้อความที่มี "ลำดับความสำคัญ: การส่งพิเศษ" จะถูกส่งเร็วกว่า ด้วยเครือข่ายที่มีแบนด์วิดท์สูงในปัจจุบัน ลำดับความสำคัญในการส่งจึงเป็นปัญหาที่น้อยกว่าในอดีตMicrosoft Exchangeเคารพกลไกการระงับการตอบกลับอัตโนมัติแบบละเอียดฟิลด์X-Auto-Response-Suppress ^{[ 46 ]}
• Message-ID : เป็นฟิลด์ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันการส่งข้อความซ้ำ และใช้สำหรับการอ้างอิงในช่อง In-Reply-To: (ดูด้านล่าง)
• In-Reply-To : รหัสข้อความของข้อความที่ฉันตอบกลับ ใช้เพื่อเชื่อมโยงข้อความที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน ฟิลด์นี้ใช้ได้เฉพาะกับข้อความตอบกลับเท่านั้น
• List-Unsubscribe : ลิงก์ HTTP สำหรับยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าว
• อ้างอิง : รหัสข้อความ (Message-ID) ของข้อความที่ตอบกลับนี้ และรหัสข้อความ (Message-ID) ของข้อความที่การตอบกลับครั้งก่อนเป็นการตอบกลับ เป็นต้น
• Reply-To : ควรใช้ที่อยู่อีเมลนี้ในการตอบกลับข้อความ
• ผู้ส่ง : ที่อยู่ของผู้ส่งที่ทำหน้าที่แทนผู้เขียนที่ระบุไว้ในช่อง "จาก:" (เช่น เลขานุการ ผู้จัดการรายชื่อ ฯลฯ)
• Archived-At : ลิงก์โดยตรงไปยังรูปแบบที่เก็บถาวรของข้อความอีเมลแต่ละฉบับ

ช่อง"ถึง:"อาจไม่เกี่ยวข้องกับที่อยู่ที่จะรับข้อความ รายชื่อผู้รับจะถูกส่งแยกต่างหากจากโปรโตคอลการขนส่งSMTPซึ่งอาจดึงมาจากเนื้อหาในส่วนหัว ช่อง "ถึง:" คล้ายกับการระบุที่อยู่ด้านบนของจดหมายทั่วไปที่ส่งตามที่อยู่บนซองจดหมาย ในทำนองเดียวกัน ช่อง "จาก:" อาจไม่ใช่ผู้ส่ง เซิร์ฟเวอร์อีเมลบางแห่งใช้ ระบบ ตรวจสอบความถูกต้องของอีเมลกับข้อความที่ส่งต่อ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของเซิร์ฟเวอร์ก็เป็นส่วนหนึ่งของส่วนหัวเช่นกัน ตามที่กำหนดไว้ด้านล่าง

SMTP กำหนดข้อมูลการติดตามของข้อความที่บันทึกไว้ในส่วนหัวโดยใช้ฟิลด์สองฟิลด์ต่อไปนี้: ^{[ 47 ]}

• ได้รับแล้ว : หลังจากเซิร์ฟเวอร์ SMTP ยอมรับข้อความแล้ว จะแทรกบันทึกการติดตามนี้ไว้ที่ด้านบนสุดของส่วนหัว (จากท้ายสุดไปต้นสุด)
• Return-Path : หลังจากเซิร์ฟเวอร์ SMTP ส่ง ข้อความ เสร็จสมบูรณ์แล้วจะเพิ่มฟิลด์นี้ไว้ที่ส่วนบนสุดของส่วนหัวของข้อความ

ฟิลด์อื่นๆ ที่เพิ่มไว้ด้านบนของส่วนหัวโดยเซิร์ฟเวอร์ที่รับข้อมูลอาจเรียกว่าฟิลด์ติดตาม^{[ 48 ]}

• ผลการตรวจสอบสิทธิ์ : หลังจากเซิร์ฟเวอร์ตรวจสอบสิทธิ์แล้ว เซิร์ฟเวอร์สามารถบันทึกผลลัพธ์ในฟิลด์นี้เพื่อนำไปใช้โดยเอเจนต์ปลายทางได้^{[ 49 ]}
• Received-SPF : จัดเก็บผลลัพธ์ของ การตรวจสอบ SPFในรายละเอียดที่มากกว่า Authentication-Results ^{[ 50 ]}
• ลายเซ็น DKIM : จัดเก็บผลลัพธ์ของ การถอดรหัส DomainKeys Identified Mail (DKIM) เพื่อตรวจสอบว่าข้อความไม่ได้ถูกเปลี่ยนแปลงหลังจากส่งแล้ว^{[ 51 ]}
• ส่งอัตโนมัติ : ใช้เพื่อทำเครื่องหมายข้อความที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ^{[ 52 ]}
• VBR-Info : อ้างว่ามีการอนุญาตVBR ^{[ 53 ]}

อีเมลทางอินเทอร์เน็ตได้รับการออกแบบมาสำหรับ ASCII 7 บิต^{[ 54 ]}ซอฟต์แวร์อีเมลส่วนใหญ่เป็นแบบ 8 บิตแต่ต้องสมมติว่าจะสื่อสารกับเซิร์ฟเวอร์และโปรแกรมอ่านอีเมลแบบ 7 บิต มาตรฐาน MIMEได้แนะนำตัวระบุชุดอักขระและการเข้ารหัสการถ่ายโอนเนื้อหาสองแบบเพื่อเปิดใช้งานการส่งข้อมูลที่ไม่ใช่ ASCII: quoted printableสำหรับเนื้อหา 7 บิตส่วนใหญ่ที่มีอักขระบางตัวอยู่นอกช่วงนั้น และbase64สำหรับข้อมูลไบนารีแบบใดก็ได้ ส่วนขยาย 8BITMIMEและBINARYได้รับการแนะนำเพื่อให้สามารถส่งอีเมลได้โดยไม่ต้องใช้การเข้ารหัสเหล่านี้ แต่ตัวแทนการขนส่งอีเมล จำนวนมาก อาจไม่รองรับ ในบางประเทศ ซอฟต์แวร์อีเมลละเมิดRFC 5322โดยการส่งข้อความดิบ^{[ nb 2 ]}ที่ไม่ใช่ ASCII และมีรูปแบบการเข้ารหัสหลายแบบอยู่ร่วมกัน ส่งผลให้โดยค่าเริ่มต้น ข้อความในภาษาที่ไม่ใช้อักษรละตินจะปรากฏในรูปแบบที่อ่านไม่ออก (ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือความบังเอิญหากผู้ส่งและผู้รับใช้รูปแบบการเข้ารหัสเดียวกัน) ดังนั้นUnicodeจึงได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น สำหรับ ชุดอักขระ สากล ^{[ 55 ]} 

โปรแกรมอีเมลแบบกราฟิกสมัยใหม่ส่วนใหญ่รองรับการใช้ข้อความธรรมดาหรือHTMLสำหรับเนื้อหาข้อความตามความต้องการของผู้ใช้ อีเมล HTML มักจะมีข้อความธรรมดาที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อความเข้ากันได้

ข้อดีของ HTML ได้แก่ ความสามารถในการใส่ลิงก์และรูปภาพแบบอินไลน์ แยกข้อความก่อนหน้าไว้ในบล็อกข้อความอ้างอิง จัดเรียงข้อความตามธรรมชาติบนหน้าจอใดๆ ใช้การเน้นข้อความ เช่นขีดเส้นใต้และตัวเอียงและเปลี่ยน รูปแบบ ตัวอักษรข้อเสีย ได้แก่ ขนาดอีเมลที่เพิ่มขึ้น ความกังวลเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของเว็บบั๊ก การใช้ HTML ในอีเมลในทางที่ผิดเป็นช่องทางสำหรับ การโจมตี แบบฟิชชิ่งและการแพร่กระจายของซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตราย [ ^{56 ] ไคล} เอนต์อีเมลบางตัวตีความเนื้อหาเป็น HTML แม้ว่าจะไม่มีContent-Type: htmlฟิลด์ส่วนหัวก็ตาม ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาต่างๆ

รายชื่อผู้รับจดหมายบนเว็บบางรายการแนะนำให้โพสต์ทั้งหมดเป็นข้อความธรรมดา โดยมีอักขระ 72 หรือ 80 ตัวต่อบรรทัดด้วยเหตุผลทั้งหมดข้างต้น^{[ 57 ] [ 58 ]}และเนื่องจากมีผู้อ่านจำนวนมากที่ใช้ไคลเอนต์อีเมลแบบข้อความเช่นMuttธรรมเนียมปฏิบัติที่ไม่เป็นทางการต่างๆ ได้พัฒนาขึ้นสำหรับการทำเครื่องหมายข้อความธรรมดาในอีเมลและ โพสต์ ใน usenetซึ่งต่อมานำไปสู่การพัฒนาภาษาที่เป็นทางการ เช่นsetext (ประมาณปี 1992)และอื่นๆ อีกมากมายโดยภาษาที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือ markdown

ไคลเอนต์อีเมล ของ Microsoftบางโปรแกรมอาจอนุญาตให้จัดรูปแบบข้อความขั้นสูงโดยใช้รูปแบบข้อความขั้นสูง (RTF) ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของตนเอง แต่ควรหลีกเลี่ยงวิธีนี้เว้นแต่จะรับประกันได้ว่าผู้รับมีไคลเอนต์อีเมลที่เข้ากันได้^{[ 59 ]}

ข้อความจะถูกแลกเปลี่ยนระหว่างโฮสต์โดยใช้ โปรโตคอล การถ่ายโอนอีเมลแบบง่าย (Simple Mail Transfer Protocol ) กับโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่เรียกว่าตัวแทนการถ่ายโอนอีเมล (MTA) และส่งไปยังที่เก็บอีเมลโดยโปรแกรมที่เรียกว่า ตัวแทนการส่ง อีเมล (MDA หรือบางครั้งเรียกว่าตัวแทนการส่งอีเมลในพื้นที่ LDA) การยอมรับข้อความทำให้ MTA ต้องส่งข้อความนั้น^{[ 60 ]}และเมื่อไม่สามารถส่งข้อความได้ MTA นั้นจะต้องส่งข้อความตีกลับไปยังผู้ส่งเพื่อระบุปัญหา

ผู้ใช้สามารถดึงข้อความจากเซิร์ฟเวอร์ได้โดยใช้โปรโตคอลมาตรฐาน เช่นPOPหรือIMAPหรือในกรณีที่พบได้บ่อยกว่าใน สภาพแวดล้อม องค์กร ขนาดใหญ่ อาจใช้ โปรโตคอล เฉพาะของNovell Groupwise , Lotus NotesหรือMicrosoft Exchange Serversโปรแกรมที่ผู้ใช้ใช้ในการดึง อ่าน และจัดการอีเมลเรียกว่า โปรแกรมจัดการอีเมล ( Mail User Agentหรือ MUA)

เมื่อเปิดอีเมล อีเมลนั้นจะถูกทำเครื่องหมายว่า "อ่านแล้ว" ซึ่งโดยทั่วไปจะแสดงให้เห็นความแตกต่างระหว่างอีเมลที่อ่านแล้วกับอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านบนอินเทอร์เฟซผู้ใช้ของโปรแกรมอีเมล โปรแกรมอีเมลอาจอนุญาตให้ซ่อนอีเมลที่อ่านแล้วจากกล่องจดหมายเข้า เพื่อให้ผู้ใช้สามารถมุ่งเน้นไปที่อีเมลที่ยังไม่ได้อ่านได้^{[ 61 ]}

อีเมลสามารถจัดเก็บได้ทั้ง ฝั่ง ไคล เอนต์ ฝั่งเซิร์ฟเวอร์หรือทั้งสองฝั่ง รูปแบบมาตรฐานสำหรับกล่องจดหมาย ได้แก่Maildirและmboxไคลเอนต์อีเมลยอดนิยมหลายตัวใช้รูปแบบเฉพาะของตนเองและต้องใช้ซอฟต์แวร์แปลงไฟล์เพื่อถ่ายโอนอีเมลระหว่างกัน การจัดเก็บฝั่งเซิร์ฟเวอร์มักอยู่ในรูปแบบเฉพาะ แต่เนื่องจากการเข้าถึงผ่านโปรโตคอลมาตรฐาน เช่น IMAP การย้ายอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์หนึ่งไปยังอีกเซิร์ฟเวอร์หนึ่งจึงสามารถทำได้ด้วย โปรแกรมรับส่งอีเมล (MUA) ใดๆ ที่รองรับโปรโตคอลนั้น

ผู้ใช้อีเมลในปัจจุบันจำนวนมากไม่ได้เรียกใช้โปรแกรม MTA, MDA หรือ MUA ด้วยตนเอง แต่ใช้แพลตฟอร์มอีเมลบนเว็บ เช่นGmailหรือYahoo! Mailซึ่งทำหน้าที่เดียวกัน^{[ 62 ]} อินเทอร์เฟซ เว็บเมลดังกล่าวช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงอีเมลของตนได้ด้วยเว็บเบราว์เซอร์ มาตรฐานใดก็ได้ จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ แทนที่จะต้องพึ่งพาไคลเอนต์อีเมลในเครื่อง

เมื่อได้รับข้อความอีเมล แอปพลิเคชันไคลเอ็นต์อีเมลจะบันทึกข้อความลงในไฟล์ระบบปฏิบัติการในระบบไฟล์ไคลเอ็นต์บางตัวบันทึกข้อความแต่ละข้อความเป็นไฟล์แยกต่างหาก ในขณะที่บางตัวใช้รูปแบบฐานข้อมูลต่างๆ ซึ่งมักเป็นกรรมสิทธิ์เฉพาะ สำหรับการจัดเก็บแบบรวมกลุ่ม มาตรฐานการจัดเก็บข้อมูลแบบดั้งเดิมคือ รูปแบบ mboxรูปแบบเฉพาะที่ใช้มักจะระบุโดยนามสกุลไฟล์ พิเศษ :

eml

ไฟล์เหล่า นี้ถูกใช้โดยโปรแกรมอีเมลหลายโปรแกรม รวมถึงNovell GroupWise , Microsoft Outlook Express , Lotus Notes , Windows Mail , Mozilla Thunderbirdและ Postbox โดยไฟล์เหล่านี้มีเนื้อหาอีเมลในรูปแบบข้อความธรรมดาใน รูปแบบ MIMEซึ่งประกอบด้วยส่วนหัวและเนื้อหาของอีเมล รวมถึงไฟล์แนบในรูปแบบต่างๆ อย่างน้อยหนึ่งรูปแบบ

emlx

ใช้งานโดยApple Mail

msg

ใช้งานร่วมกับMicrosoft Office OutlookและOfficeLogic Groupware

mbx

ใช้โดย Opera Mail, KMailและApple Mailโดยอิงตามรูปแบบ mbox

แอปพลิเคชันบางตัว (เช่นApple Mail ) จะเข้ารหัสไฟล์แนบไว้ในข้อความเพื่อใช้ในการค้นหา พร้อมทั้งบันทึกสำเนาไฟล์แนบแยกต่างหาก ในขณะที่แอปพลิเคชันอื่นๆ จะแยกไฟล์แนบออกจากข้อความและบันทึกไว้ในโฟลเดอร์เฉพาะ

รูปแบบ URIที่จดทะเบียนกับ IANA กำหนดmailto:รูปแบบสำหรับที่อยู่อีเมล SMTP แม้ว่าการใช้งานจะไม่ได้กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด แต่ URL ในรูปแบบนี้มีจุดประสงค์เพื่อใช้เปิดหน้าต่างข้อความใหม่ของไคลเอนต์อีเมลของผู้ใช้เมื่อเปิดใช้งาน URL โดยมีที่อยู่ตามที่กำหนดโดย URL ในช่องTo: ^{[ 63 ] [ 64 ]}ไคลเอนต์หลายตัวยังรองรับพารามิเตอร์สตริงคำค้นหาสำหรับฟิลด์อีเมลอื่นๆ เช่น บรรทัดหัวเรื่องหรือผู้รับสำเนา^{[ 65 ]}

ผู้ให้บริการอีเมลหลายรายมีโปรแกรมอีเมลบนเว็บ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าสู่ระบบบัญชีอีเมลโดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ ที่รองรับ เพื่อส่งและรับอีเมลได้ โดยปกติแล้วอีเมลจะไม่ถูกดาวน์โหลดไปยังโปรแกรมอีเมลบนเว็บ ดังนั้นจึงไม่สามารถอ่านได้หากไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

โปรโตคอลไปรษณีย์ 3 (POP3) เป็นโปรโตคอลการเข้าถึงอีเมลที่แอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ใช้ในการอ่านข้อความจากเซิร์ฟเวอร์อีเมล ข้อความที่ได้รับมักจะถูกลบออกจากเซิร์ฟเวอร์ POP รองรับข้อกำหนดการดาวน์โหลดและลบแบบง่ายสำหรับการเข้าถึงกล่องจดหมายระยะไกล (เรียกว่า maildrop ใน POP RFC) ^{[ 66 ]} POP3 อนุญาตให้ดาวน์โหลดข้อความบนคอมพิวเตอร์ภายในเครื่องและอ่านข้อความได้แม้ในขณะออฟไลน์^{[ 67 ] [ 68 ]}

โปรโตคอลการเข้าถึงข้อความทางอินเทอร์เน็ต (IMAP) มีคุณสมบัติในการจัดการกล่องจดหมายจากอุปกรณ์หลายเครื่อง อุปกรณ์พกพาขนาดเล็ก เช่นสมาร์ทโฟนถูกใช้มากขึ้นเรื่อยๆ ในการตรวจสอบอีเมลขณะเดินทางและตอบกลับสั้นๆ ในขณะที่อุปกรณ์ขนาดใหญ่ที่มีแป้นพิมพ์ที่ดีกว่าถูกใช้สำหรับการตอบกลับที่ยาวกว่า IMAP แสดงส่วนหัวของข้อความ ผู้ส่ง และหัวเรื่อง และอุปกรณ์จะต้องร้องขอเพื่อดาวน์โหลดข้อความเฉพาะ โดยปกติแล้ว อีเมลจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์บนเซิร์ฟเวอร์อีเมล

อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชันสำหรับการส่งข้อความ (MAPI) ถูกใช้โดยMicrosoft Outlook เพื่อสื่อสารกับMicrosoft Exchange Serverและผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์อีเมลอื่นๆ อีกมากมาย เช่นAxigen Mail Server , Kerio Connect , Scalix , Zimbra , HP OpenMail , IBM Lotus Notes , ZarafaและBynariซึ่งผู้ผลิตได้เพิ่มการสนับสนุน MAPI เพื่อให้สามารถเข้าถึงผลิตภัณฑ์ของตนได้โดยตรงผ่าน Outlook

อีเมลได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางจากธุรกิจ รัฐบาล และองค์กรที่ไม่ใช่ภาครัฐในประเทศที่พัฒนาแล้ว และเป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งของ 'การปฏิวัติทางอิเล็กทรอนิกส์' ในการสื่อสารในที่ทำงาน (โดยส่วนสำคัญอีกประการหนึ่งคือการใช้งานอินเทอร์เน็ต ความเร็วสูงอย่างแพร่หลาย ) การศึกษาที่ได้รับการสนับสนุนในปี 2010 เกี่ยวกับการสื่อสารในที่ทำงานพบว่า 83% ของผู้ทำงานด้านความรู้ในสหรัฐอเมริการู้สึกว่าอีเมลมีความสำคัญต่อความสำเร็จและประสิทธิภาพในการทำงานของพวกเขา^{[ 69 ]}

มีประโยชน์สำคัญหลายประการต่อธุรกิจและองค์กรอื่นๆ รวมถึง:

อำนวยความสะดวกด้านโลจิสติกส์

โลกธุรกิจส่วนใหญ่พึ่งพาการสื่อสารระหว่างผู้คนที่ไม่ได้อยู่ในอาคารเดียวกัน พื้นที่เดียวกัน หรือแม้แต่ประเทศเดียวกัน การนัดหมายและการเข้าร่วมประชุมแบบตัวต่อตัวการโทรศัพท์หรือการประชุมทางไกลอาจไม่สะดวก เสียเวลา และมีค่าใช้จ่ายสูง อีเมลจึงเป็นวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างบุคคลสองคนขึ้นไปโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการจัดเตรียม และโดยทั่วไปแล้วจะมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการประชุมหรือการโทรศัพท์แบบตัวต่อตัวมาก

ช่วยในการซิงโครไนซ์

การสื่อสาร แบบเรียลไทม์ผ่านการประชุมหรือการโทรศัพท์ กำหนดให้ผู้เข้าร่วมต้องทำงานตามตารางเวลาเดียวกัน และแต่ละคนต้องใช้เวลาในการประชุมหรือการโทรเท่ากัน แต่การใช้อีเมลช่วยให้ สามารถทำงานแบบ ไม่พร้อม กันได้ แต่ละคนสามารถควบคุมตารางเวลาของตนเองได้อย่างอิสระ การประมวลผลอีเมลขาเข้าแบบเป็นชุดสามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงานได้ดีกว่าการขัดจังหวะการโทร

ลดต้นทุน

การส่งอีเมลนั้นประหยัดกว่าการส่งจดหมายทางไปรษณีย์ หรือการโทรศัพท์ทางไกลโทรสารหรือโทรเลข มาก

ความเร็วที่เพิ่มขึ้น

เร็วกว่าวิธีอื่นๆ ส่วนใหญ่มาก

การสร้างบันทึก "เป็นลายลักษณ์อักษร"

ต่างจากการสนทนาทางโทรศัพท์หรือการพูดคุยต่อหน้า อีเมลโดยธรรมชาติแล้วจะสร้างบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างละเอียดเกี่ยวกับการสื่อสาร รวมถึงตัวตนของผู้ส่งและผู้รับ ตลอดจนวันที่และเวลาที่ส่งข้อความ ในกรณีที่มีข้อ พิพาท ทางสัญญาหรือทางกฎหมายอีเมลที่บันทึกไว้สามารถใช้เป็นหลักฐานพิสูจน์ได้ว่าบุคคลนั้นได้รับแจ้งเกี่ยวกับประเด็นต่างๆ แล้ว เนื่องจากอีเมลแต่ละฉบับมีวันที่และเวลาบันทึกไว้

ความเป็นไปได้ในการประมวลผลอัตโนมัติและการกระจายที่ดียิ่งขึ้น

นอกจากนี้ การประมวลผลเบื้องต้นของคำสั่งซื้อของลูกค้าหรือการติดต่อผู้รับผิดชอบก็สามารถดำเนินการได้โดยใช้กระบวนการอัตโนมัติ

การตลาดผ่านอีเมลโดยใช้ " opt-in " มักถูกใช้เพื่อส่งข้อเสนอพิเศษและข้อมูลผลิตภัณฑ์ใหม่ได้อย่างประสบความสำเร็จ^{[ 70 ]}ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของผู้รับ^{[ 71 ]}อีเมลที่ส่งโดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น "opt-in" มีแนวโน้มที่จะถูกมองว่าเป็น " สแปมอีเมล " ที่ไม่พึงประสงค์

ผู้ใช้จำนวนมากเข้าถึงอีเมลส่วนตัวจากเพื่อนและสมาชิกในครอบครัวโดยใช้คอมพิวเตอร์ส่วนตัวในบ้านหรืออพาร์ตเมนต์ของตนเอง

อีเมลได้ถูกใช้งานบนสมาร์ทโฟนและคอมพิวเตอร์ทุกประเภท แอปพลิเคชันมือถือสำหรับอีเมลช่วยเพิ่มการเข้าถึงสื่อสำหรับผู้ใช้ที่อยู่นอกบ้าน ในขณะที่ในช่วงแรกๆ ของอีเมล ผู้ใช้สามารถเข้าถึงอีเมลได้เฉพาะบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปเท่านั้น แต่ในช่วงปี 2010 ผู้ใช้สามารถตรวจสอบอีเมลได้เมื่ออยู่ห่างจากบ้าน ไม่ว่าจะอยู่ในเมืองเดียวกันหรืออยู่ไกลถึงอีกฟากหนึ่งของโลก นอกจากนี้ยังสามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังสมาร์ทโฟนหรืออุปกรณ์อื่นๆ เพื่อแจ้งให้ทราบทันทีเมื่อมีข้อความใหม่ สิ่งนี้ทำให้อีเมลสามารถใช้สำหรับการสื่อสารที่บ่อยขึ้นระหว่างผู้ใช้ และช่วยให้ผู้ใช้สามารถตรวจสอบอีเมลและเขียนข้อความได้ตลอดทั้งวัน ณ ปี 2011 มีผู้ใช้อีเมลทั่วโลกประมาณ 1.4 พันล้านคน และมีการส่งอีเมลที่ไม่ใช่สแปมประมาณ 50 พันล้านฉบับต่อวัน^{[ 64 ]}

บุคคลส่วนใหญ่มักตรวจสอบอีเมลบนสมาร์ทโฟนทั้งข้อความส่วนตัวและข้อความที่เกี่ยวข้องกับงาน พบว่าผู้ใหญ่ในสหรัฐอเมริกาตรวจสอบอีเมลมากกว่าการท่องเว็บหรือตรวจสอบ บัญชี Facebookทำให้การตรวจสอบอีเมลเป็นกิจกรรมยอดนิยมที่สุดสำหรับผู้ใช้บนสมาร์ทโฟน โดย 78% ของผู้ตอบแบบสอบถามในการศึกษานี้ระบุว่าพวกเขาตรวจสอบอีเมลบนโทรศัพท์^{[ 72 ]}นอกจากนี้ยังพบว่า 30% ของผู้บริโภคใช้สมาร์ทโฟนเพียงอย่างเดียวในการตรวจสอบอีเมล และ 91% มีแนวโน้มที่จะตรวจสอบอีเมลอย่างน้อยวันละครั้งบนสมาร์ทโฟน อย่างไรก็ตาม เปอร์เซ็นต์ของผู้บริโภคที่ใช้อีเมลบนสมาร์ทโฟนนั้นแตกต่างกันอย่างมากในแต่ละประเทศ ตัวอย่างเช่น เมื่อเทียบกับ 75% ของผู้บริโภคในสหรัฐอเมริกาที่ใช้ มีเพียง 17% ในอินเดียเท่านั้นที่ใช้^{[ 73 ]}

ณ ปี 2010 จำนวนชาวอเมริกันที่เข้าชมเว็บไซต์อีเมลลดลง 6 เปอร์เซ็นต์หลังจากถึงจุดสูงสุดในเดือนพฤศจิกายน 2009 สำหรับบุคคลอายุ 12 ถึง 17 ปี จำนวนลดลง 18 เปอร์เซ็นต์ คนหนุ่มสาวนิยมใช้ การส่งข้อความ โต้ตอบแบบทันทีการส่งข้อความและโซเชียลมีเดียนักเขียนด้านเทคโนโลยี Matt Richtel กล่าวในThe New York Timesว่าอีเมลก็เหมือนกับเครื่องเล่นวิดีโอแผ่นเสียงไวนิลและกล้องถ่ายภาพยนตร์ — ไม่เท่แล้ว และเป็นสิ่งที่คนรุ่นเก่าทำ^{[ 74 ] [ 75 ]}

จากการสำรวจ ผู้ใช้ Android ในปี 2015 พบว่าผู้ที่มีอายุ 13 ถึง 24 ปีใช้แอป ส่งข้อความ มากกว่าผู้ที่มีอายุมากกว่า 45 ปีถึง 3.5 เท่า และมีแนวโน้มที่จะใช้อีเมลน้อยกว่ามาก^{[ 76 ]}

ข้อความอีเมลอาจมีไฟล์แนบหนึ่งไฟล์หรือมากกว่า ซึ่งเป็นไฟล์เพิ่มเติมที่แนบมากับอีเมล ไฟล์แนบทั่วไป ได้แก่เอกสารMicrosoft Word เอกสาร PDFและภาพสแกนเอกสารกระดาษ โดยหลักการแล้ว ไม่มีข้อจำกัดทางเทคนิคเกี่ยวกับขนาดหรือจำนวนไฟล์แนบ อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ ไคลเอนต์อีเมลเซิร์ฟเวอร์และผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตจะใช้ข้อจำกัดต่างๆ เกี่ยวกับขนาดของไฟล์ หรืออีเมลทั้งหมด โดยทั่วไปแล้วจะมีขนาดไม่เกิน 25MB ^{[ 77 ] [ 78 ] [ 79 ]}นอกจากนี้ ด้วยเหตุผลทางเทคนิค ขนาดของไฟล์แนบที่ระบบขนส่งเหล่านี้มองเห็นอาจแตกต่างจากที่ผู้ใช้เห็น^{[ 80 ]} ซึ่งอาจทำให้ผู้ส่งสับสนเมื่อพยายามประเมินว่าพวกเขาสามารถส่งไฟล์ทางอีเมลได้อย่างปลอดภัยหรือไม่ ในกรณีที่จำเป็นต้องแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่ มี บริการโฮสติ้งไฟล์ต่างๆ ที่พร้อมใช้งานและใช้กันทั่วไป^{[ 81 ] [ 82 ]}

การแพร่หลายของอีเมลสำหรับผู้ทำงานด้านความรู้และพนักงาน "ปกขาว" ทำให้เกิดความกังวลว่าผู้รับจะเผชิญกับ " ข้อมูลล้นเกิน " ในการจัดการกับปริมาณอีเมลที่เพิ่มขึ้น^{[ 83 ] [ 84 ]}ด้วยการเติบโตของอุปกรณ์เคลื่อนที่ โดยปกติแล้วพนักงานอาจได้รับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงานนอกเวลาทำงาน ซึ่งอาจนำไปสู่ความเครียดที่เพิ่มขึ้นและความพึงพอใจในการทำงานที่ลดลง ผู้สังเกตการณ์บางคนถึงกับโต้แย้งว่าอาจมีผลกระทบทางเศรษฐกิจเชิงลบอย่างมาก^{[ 85 ]}เนื่องจากความพยายามในการอ่านอีเมลจำนวนมากอาจลดประสิทธิภาพการทำงานลง

อีเมล "สแปม" คืออีเมลจำนวนมากที่ส่งโดยไม่ได้รับอนุญาต ต้นทุนในการส่งอีเมลดังกล่าวต่ำ ทำให้ในปี 2546 อีเมลสแปมมีสัดส่วนสูงถึง 30% ของปริมาณการรับส่งอีเมลทั้งหมด^{[ 86 ] [ 87 ] [ 88 ]}และเป็นภัยคุกคามต่อประโยชน์ของอีเมลในฐานะเครื่องมือที่ใช้งานได้จริงกฎหมาย CAN-SPAM Act ของ สหรัฐอเมริกาในปี 2546 และกฎหมายที่คล้ายคลึงกันในที่อื่นๆ^{[ 89 ]} มีผลกระทบอยู่บ้าง และ เทคนิคต่อต้านสแปมที่มีประสิทธิภาพหลายอย่างในปัจจุบันช่วยลดผลกระทบของสแปมได้มากโดยการกรองหรือปฏิเสธสำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่^{[ 90 ]}แต่ปริมาณที่ส่งยังคงสูงมาก และส่วนใหญ่ไม่ได้ประกอบด้วยโฆษณาผลิตภัณฑ์ แต่เป็นเนื้อหาที่เป็นอันตรายหรือลิงก์^{[ 91 ]}ตัวอย่างเช่น ในเดือนกันยายน 2560 สัดส่วนของสแปมต่ออีเมลที่ถูกต้องเพิ่มขึ้นเป็น 59.56% ^{[ 92 ]}คาดการณ์ว่าเปอร์เซ็นต์ของอีเมลสแปมในปี 2564 จะอยู่ที่ 85% ^{[ 93 ]}

อีเมลเป็นช่องทางหลักในการแพร่กระจายมัลแวร์ [ ^{94 ] โดย}มักจะทำได้โดยการแนบโปรแกรมที่เป็นอันตรายไปกับข้อความและชักชวนให้เหยื่อเปิดไฟล์^{[ 95 ]}ประเภทของมัลแวร์ที่แพร่กระจายผ่านอีเมล ได้แก่เวิร์มคอมพิวเตอร์^{[ 96 ]}และแรนซัมแวร์^{[ 97 ]}

การปลอมแปลงอีเมลเกิดขึ้นเมื่อส่วนหัวของข้อความอีเมลถูกออกแบบมาเพื่อให้ข้อความดูเหมือนมาจากแหล่งที่รู้จักหรือน่าเชื่อถือ วิธีการส่ง อีเมลสแปมและฟิชชิ่งมักใช้การปลอมแปลงเพื่อหลอกลวงผู้รับเกี่ยวกับแหล่งที่มาของข้อความที่แท้จริง การปลอมแปลงอีเมลอาจทำไปเพื่อเป็นการเล่นตลก หรือเป็นส่วนหนึ่งของความพยายามทางอาชญากรรมเพื่อฉ้อโกงบุคคลหรือองค์กร ตัวอย่างของการปลอมแปลงอีเมลที่อาจเป็นการฉ้อโกงคือ หากบุคคลสร้างอีเมลที่ดูเหมือนใบแจ้งหนี้จากบริษัทขนาดใหญ่ แล้วส่งไปยังผู้รับหนึ่งคนหรือมากกว่า ในบางกรณี อีเมลฉ้อโกงเหล่านี้จะรวมโลโก้ขององค์กรที่กล่าวอ้าง และแม้แต่ที่อยู่อีเมลก็อาจดูเหมือนถูกต้องตามกฎหมาย

การโจมตีด้วยอีเมล (Email bombing)คือการจงใจส่งข้อความจำนวนมากไปยังที่อยู่อีเมลเป้าหมาย การที่อีเมลเป้าหมายถูกโจมตีด้วยข้อความจำนวนมากเกินไป อาจทำให้ที่อยู่อีเมลนั้นใช้งานไม่ได้ และอาจทำให้เซิร์ฟเวอร์อีเมลล่มได้

ในปัจจุบัน การแยกแยะความแตกต่างระหว่างระบบอีเมลทางอินเทอร์เน็ตและระบบอีเมลภายในองค์กรมีความสำคัญ อีเมลทางอินเทอร์เน็ตอาจเดินทางและถูกจัดเก็บไว้ในเครือข่ายและคอมพิวเตอร์โดยที่ผู้ส่งหรือผู้รับไม่สามารถควบคุมได้ ในระหว่างการส่งผ่านนั้น บุคคลที่สามอาจอ่านหรือแก้ไขเนื้อหาได้ ระบบอีเมลภายในองค์กรซึ่งข้อมูลไม่เคยออกจากเครือข่ายขององค์กร อาจมีความปลอดภัยมากกว่า แม้ว่า บุคลากรด้าน เทคโนโลยีสารสนเทศและบุคคลอื่น ๆ ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบหรือจัดการอาจเข้าถึงอีเมลของพนักงานคนอื่น ๆ ก็ตาม

ความเป็นส่วนตัวของอีเมลอาจถูกละเมิดได้หากไม่มีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม เนื่องจาก:

• โดยทั่วไปแล้วข้อความอีเมลจะไม่ถูกเข้ารหัส
• ข้อความอีเมลต้องผ่านคอมพิวเตอร์ตัวกลางก่อนที่จะถึงปลายทาง ซึ่งหมายความว่าผู้อื่นสามารถดักฟังและอ่านข้อความได้ค่อนข้างง่าย
• ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) จำนวนมากจะเก็บสำเนาข้อความอีเมลไว้ในเซิร์ฟเวอร์อีเมลของตนก่อนที่จะส่งถึงผู้รับ สำเนาสำรองเหล่านี้อาจคงอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ได้นานหลายเดือน แม้ว่าจะถูกลบออกจากกล่องจดหมายแล้วก็ตาม
• ช่อง "ได้รับ:" และข้อมูลอื่นๆ ในอีเมลสามารถระบุตัวผู้ส่งได้ ทำให้ป้องกันการสื่อสารแบบไม่ระบุตัวตนได้
• เว็บบั๊กที่ฝังตัวอย่างมองไม่เห็นในเนื้อหา HTML สามารถแจ้งเตือนผู้ส่งอีเมลได้ทุกครั้งที่อีเมลนั้นถูกแสดงผลเป็น HTML (โปรแกรมอีเมลบางโปรแกรมจะทำเช่นนี้เมื่อผู้ใช้เปิดอ่านหรืออ่านซ้ำอีเมล) และยังสามารถระบุได้ว่าอีเมลนั้นถูกอ่านบนสมาร์ทโฟน พีซี หรืออุปกรณ์ Apple Mac ผ่านทางสตริง User Agentอีก ด้วย

มี แอป พลิเคชันการเข้ารหัสลับที่สามารถใช้เป็นวิธีแก้ไขปัญหาอย่างใดอย่างหนึ่งหรือมากกว่านั้นได้ ตัวอย่างเช่นเครือข่ายส่วนตัวเสมือน ( VPN) หรือเครือข่าย Torสามารถใช้เพื่อเข้ารหัสการรับส่งข้อมูลจากเครื่องของผู้ใช้ไปยังเครือข่ายที่ปลอดภัยกว่า ในขณะที่GPG , PGP , SMEmail ^{[ 98 ]}หรือS/MIMEสามารถใช้สำหรับ การเข้ารหัสข้อความ แบบ end-to-endและ SMTP STARTTLS หรือ SMTP ผ่านTransport Layer Security /Secure Sockets Layer สามารถใช้เพื่อเข้ารหัสการสื่อสารสำหรับการส่งอีเมลเพียงครั้งเดียวระหว่างไคลเอ็นต์ SMTP และเซิร์ฟเวอร์ SMTP

นอกจากนี้โปรแกรมอีเมล หลายตัว ไม่ได้ปกป้องชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ทำให้ผู้โจมตีสามารถดักจับข้อมูลเหล่านี้ได้ง่าย วิธีการเข้ารหัสข้อมูล เช่นSASLจะช่วยป้องกันปัญหานี้ได้ สุดท้าย ไฟล์แนบก็มีอันตรายหลายอย่างเช่นเดียวกับไฟล์ที่แชร์ผ่านระบบ Peer-to-Peerไฟล์แนบอาจมีมัลแวร์หรือไวรัสแฝง อยู่

การแลกเปลี่ยนอีเมลสามารถก่อให้เกิดสัญญาที่มีผลผูกพันได้ ดังนั้นผู้ใช้จึงต้องระมัดระวังเกี่ยวกับสิ่งที่ส่งผ่านการติดต่อทางอีเมล^{[ 99 ] [ 100 ]}บล็อกลายเซ็นในอีเมลอาจถูกตีความว่าเป็นการปฏิบัติตามข้อกำหนดลายเซ็นสำหรับสัญญา^{[ 101 ]}

การส่งข้อความ โจมตีเกิดขึ้นเมื่อบุคคลส่งข้อความ (หรือหลายข้อความ) ที่มีเนื้อหาโกรธหรือเป็นปรปักษ์ คำนี้มาจากการใช้คำว่าincendiaryเพื่ออธิบายการสนทนาทางอีเมลที่ร้อนแรงเป็นพิเศษ ความสะดวกและความไม่เป็นส่วนตัวของการสื่อสารทางอีเมลหมายความว่าบรรทัดฐานทางสังคมที่ส่งเสริมความสุภาพในการพบปะกันต่อหน้าหรือทางโทรศัพท์นั้นไม่มีอยู่จริง และความสุภาพอาจถูกลืมไป^{[ 102 ]}

หรือที่รู้จักกันในชื่อ "ความเหนื่อยล้าจากอีเมล" การล้มละลายของอีเมล คือเมื่อผู้ใช้เพิกเฉยต่อข้อความอีเมลจำนวนมากหลังจากที่อ่านและตอบอีเมลไม่ทัน สาเหตุของการไม่ทันนั้นมักเกิดจากข้อมูลล้นเกินและความรู้สึกโดยทั่วไปว่ามีข้อมูลมากเกินกว่าจะอ่านได้ทั้งหมด วิธีแก้ปัญหาคือ ผู้คนมักส่งข้อความ "แบบสำเร็จรูป" เพื่ออธิบายว่ากล่องจดหมายอีเมลของตนเต็ม และกำลังดำเนินการเคลียร์ข้อความทั้งหมดอยู่ศาสตราจารย์ด้านกฎหมายของมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด ลอว์เรนซ์ เลสซิกได้รับเครดิตว่าเป็นผู้บัญญัติศัพท์คำนี้ แต่เขาอาจเป็นเพียงผู้ทำให้คำนี้เป็นที่นิยมเท่านั้น^{[ 103 ]}

เดิมทีอีเมลทางอินเทอร์เน็ตใช้ข้อความ ASCII เป็นหลัก ปัจจุบัน MIME อนุญาตให้ใช้ข้อความเนื้อหาและข้อความส่วนหัวบางส่วนในชุดอักขระสากล แต่ส่วนหัวและที่อยู่อีเมลอื่นๆ ที่ใช้ UTF-8 แม้ว่าจะได้รับการกำหนดมาตรฐานแล้ว^{[ 104 ]}แต่ก็ยังไม่ได้รับการนำไปใช้อย่างแพร่หลาย^{[ 1 ] [ 105 ]}

บริการอีเมล SMTP ดั้งเดิมมีกลไกจำกัดสำหรับการติดตามข้อความที่ส่ง และไม่มีกลไกใดสำหรับการตรวจสอบว่าข้อความนั้นถูกส่งถึงหรืออ่านแล้วหรือไม่ จำเป็นต้องให้เซิร์ฟเวอร์อีเมลแต่ละเครื่องส่งต่อข้อความนั้นไป หรือส่งข้อความแจ้งความล้มเหลว (ข้อความตีกลับ) กลับมา แต่ทั้งข้อผิดพลาดของซอฟต์แวร์และความล้มเหลวของระบบอาจทำให้ข้อความสูญหายได้ เพื่อแก้ไขปัญหานี้IETFจึงได้แนะนำการแจ้งเตือนสถานะการส่ง (ใบเสร็จรับเงินการส่ง) และการแจ้งเตือนการจัดการข้อความ (ใบเสร็จรับเงินการส่งคืน) อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้ยังไม่ได้ถูกนำไปใช้ในระบบการผลิตอย่างแพร่หลาย^{[ nb 3 ]}

ปัจจุบันผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตหลายรายจงใจปิดใช้งานรายงานการส่งไม่สำเร็จ (NDR) และใบเสร็จรับเงินการส่ง เนื่องจากกิจกรรมของผู้ส่งสแปม:

• รายงานการจัดส่งสามารถใช้เพื่อตรวจสอบว่าที่อยู่ดังกล่าวมีอยู่จริงหรือไม่ และหากมีอยู่จริง ก็จะบ่งบอกให้ผู้ส่งสแปมทราบว่าสามารถส่งสแปมไปยังที่อยู่นั้นได้
• หากผู้ส่งสแปมใช้ที่อยู่อีเมลผู้ส่งปลอม ( การปลอมแปลงอีเมล ) ที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องซึ่งถูกใช้ก็อาจถูกโจมตีด้วยข้อความแจ้งข้อผิดพลาด (NDR) จากที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้องจำนวนมากที่ผู้ส่งสแปมพยายามส่งไป ข้อความแจ้งข้อผิดพลาดเหล่านี้จะถือเป็นสแปม ( backscatter ) จากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตไปยังผู้ใช้ที่ถูกต้อง

ในกรณีที่ไม่มีวิธีการมาตรฐาน จึงมีการพัฒนาระบบต่างๆ ขึ้นมากมายโดยอาศัยการใช้เว็บบั๊ก อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้มักถูกมองว่าเป็นการกระทำที่ไม่สุจริตหรือก่อให้เกิดความกังวลเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว ^{[ 108 ] [ 109 ]}และใช้งานได้เฉพาะกับโปรแกรมอีเมลที่รองรับการแสดงผล HTML เท่านั้น ปัจจุบันโปรแกรมอีเมลหลายโปรแกรมตั้งค่าเริ่มต้นให้ไม่แสดง "เนื้อหาเว็บ" ^{[ 110 ]} ผู้ให้บริการ เว็บเมลยังสามารถขัดขวางเว็บบั๊กได้ด้วยการแคชรูปภาพล่วงหน้า^{[ 111 ]}

ลองค้นหาคำว่า email  หรือoutboxใน Wiktionary ซึ่งเป็นพจนานุกรมออนไลน์ฟรี

Wikiversity มีแหล่งข้อมูลการเรียนรู้เกี่ยวกับรายการตรวจสอบอีเมล

• รายการฟิลด์ส่วนหัวมาตรฐานของ IANA
• หนังสือ "ประวัติของอีเมล"เป็นความพยายามของเดฟ คร็อกเกอร์ ในการบันทึกเหตุการณ์ "สำคัญ" ในวิวัฒนาการของอีเมล ซึ่งเป็นผลงานร่วมกันที่อ้างอิงถึงหน้านี้ด้วย
• หนังสือ " ประวัติศาสตร์ของอีเมล"เป็นบันทึกความทรงจำส่วนตัวของผู้ที่ริเริ่มระบบอีเมลในยุคแรกๆ
• บทความ "การมองย้อนกลับไปถึงต้นกำเนิดของอีเมลเครือข่าย"เป็นบทสรุปสั้นๆ แต่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อเท็จจริงทางประวัติศาสตร์ที่สำคัญ
• การโจมตีทางอีเมลธุรกิจ - ภัยคุกคามระดับโลกที่กำลังเกิดขึ้นใหม่ FBI
• บทความปี 2021 ที่พยายามสรุป RFC มากกว่า 100 รายการโดยอธิบายจากหลักการพื้นฐาน