แบบฟอร์ม W-9 (อย่างเป็นทางการคือ " คำขอหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและการรับรอง ") ^{[ 1 ]}ใช้ใน ระบบ ภาษีเงินได้ของสหรัฐอเมริกา โดยบุคคลที่สามซึ่งต้องยื่นแบบแสดงข้อมูลต่อกรมสรรพากร (IRS) ^{[ 2 ]}โดยจะขอชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลประจำตัวผู้เสียภาษี (ในรูปแบบของหมายเลขประกันสังคมหรือหมายเลขประจำตัวนายจ้าง )

แบบฟอร์มนี้ไม่เคยถูกส่งไปยัง IRS จริงๆ แต่จะถูกเก็บรักษาไว้โดยบุคคลที่ยื่นแบบแสดงข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ ข้อมูลในแบบฟอร์ม W-9 และการชำระเงินที่ทำจะถูกรายงานในแบบฟอร์ม 1099 ^{[ 3 ]}

แบบฟอร์ม W-9 มักใช้ในข้อตกลงระหว่างธุรกิจกับผู้รับเหมา^{[ 4 ]}ธุรกิจสามารถใช้แบบฟอร์ม W-9 เพื่อขอข้อมูลจากผู้รับเหมาที่จ้าง เมื่อธุรกิจจ่ายเงินให้ผู้รับเหมาเกิน 600 ดอลลาร์ในช่วงปีภาษี ธุรกิจจะต้องยื่นแบบฟอร์ม 1099-MISC ซึ่งเป็นแบบ ฟอร์ม 1099อีกรูปแบบหนึ่งตั้งแต่ปี 2026 เกณฑ์นี้ได้เพิ่มขึ้นเป็น 2,000 ดอลลาร์ และจะเพิ่มขึ้นตามอัตราเงินเฟ้อในแต่ละปีปฏิทิน ในการกรอกแบบฟอร์ม 1099-MISC ธุรกิจอาจต้องขอข้อมูล (เช่น ที่อยู่และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี) จากผู้รับเหมา ซึ่งใช้แบบฟอร์ม W-9 ธุรกิจไม่ต้องส่งแบบฟอร์ม W-9 ไปยัง IRS ^{[ 5 ]}

วัตถุประสงค์อีกประการหนึ่งของแบบฟอร์ม W-9 คือการช่วยให้ผู้รับเงินหลีกเลี่ยงการหักภาษี ณ ที่จ่ายสำรองผู้จ่ายเงินต้องเก็บภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับการชำระเงินที่ต้องรายงานบางรายการให้กับ IRS อย่างไรก็ตาม หากผู้รับเงินรับรองในแบบฟอร์ม W-9 ว่าตนเองไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายสำรอง โดยทั่วไปแล้วจะได้รับเงินเต็มจำนวนที่ค้างชำระจากผู้จ่ายเงิน^{[ 2 ]}ซึ่งคล้ายกับการรับรองการยกเว้นการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่พบในแบบฟอร์ม W-4สำหรับพนักงาน

สถาบันการเงินบางครั้งส่งแบบฟอร์ม W-9 ให้ลูกค้าเพื่อขอข้อมูล อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นที่ลูกค้าจะต้องกรอกแบบฟอร์มหากสถาบันการเงินมีข้อมูลที่ร้องขออยู่แล้วตั้งแต่ตอนที่ลูกค้าเปิดบัญชี^{[ 5 ]}

ในข้อตกลงระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง ไม่ควรใช้แบบฟอร์ม W-9 และ 1099 แต่ควรยื่นแบบฟอร์ม W-4 ที่เกี่ยวข้อง (เพื่อแจ้งข้อมูล) และแบบฟอร์ม W-2 (เพื่อรายงานจำนวนเงินที่จ่าย) แทน ^{[ 5 ]}

อย่างไรก็ตาม นายจ้างอาจยังคงส่งแบบฟอร์ม W-9 เพื่อบันทึกข้อมูลที่ผู้รับเงินไม่จำเป็นต้องได้รับแบบฟอร์ม 1099

แบบฟอร์ม W-9 สามารถกรอกได้ทั้งในรูปแบบกระดาษหรือทางอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ มีข้อกำหนดหลายประการ กล่าวคือ ผู้ร้องขอที่จัดตั้งระบบการยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบอิเล็กทรอนิกส์ให้ข้อมูลเดียวกันกับในแบบฟอร์ม W-9 ที่เป็นกระดาษ สามารถส่งสำเนาเอกสารให้กับ IRS ได้เมื่อมีการร้องขอ ว่า "ข้อมูลที่ได้รับคือข้อมูลที่ส่ง และ […] ทุกครั้งที่ผู้ใช้เข้าถึงระบบซึ่งส่งผลให้มีการส่งข้อมูล [ต้องได้รับการบันทึกไว้]" ว่าบุคคลที่เข้าถึงระบบและให้ข้อมูลคือบุคคลที่ระบุไว้ในแบบฟอร์ม และต้องใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์^{[ 6 ] : 12}

ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตบางรายถือว่าการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับเงินกรอกแบบฟอร์ม W-9 เสร็จสมบูรณ์ก่อนจ่ายเงินถือเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด^{[ 7 ]}

นอกจากนี้ อาจมีค่าปรับ 50 ดอลลาร์สำหรับแต่ละกรณีที่ไม่ได้กรอกแบบฟอร์ม W-9 ^{[ 8 ]}

• กฎหมายว่าด้วยการปฏิบัติตามภาษีบัญชีต่างประเทศ

• แบบฟอร์ม W-9 ของกรมสรรพากร (IRS) ในรูปแบบ PDF ที่สามารถกรอกข้อมูลได้