เครื่องรับบัตรเครดิตเป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์แบบตั้งเดี่ยวที่ช่วยให้ผู้ค้าสามารถรูดหรือป้อนข้อมูลบัตรเครดิต รวมถึงข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นในการประมวลผลธุรกรรมบัตรเครดิตได้ โดยทั่วไปอาจเชื่อมต่อกับ ระบบ จุดขาย (Point of Sale)และมักมีแป้นพิมพ์และการเชื่อมต่อเครือข่าย และอาจมีเครื่องพิมพ์ในตัวด้วย

ระบบ ARU (หรือที่รู้จักกันในชื่อ การอนุมัติ การบันทึก และการฝากเงินด้วยเสียง) ช่วยให้สามารถป้อนข้อมูลด้วยตนเองและอนุมัติบัตรเครดิตผ่านโทรศัพท์มือถือหรือโทรศัพท์บ้านได้ ด้วยวิธีนี้ ร้านค้ามักจะใช้เครื่องพิมพ์บัตรเครดิตพิมพ์ข้อมูล บัตรของลูกค้า เพื่อสร้างใบเสร็จรับเงินสำหรับลูกค้าและสำเนาสำหรับร้านค้า จากนั้นจึงดำเนินการทำธุรกรรมทันทีทางโทรศัพท์

เกตเวย์การชำระเงินคือบริการอีคอมเมิร์ซที่อนุมัติการชำระเงินสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซและผู้ค้าปลีกออนไลน์ เปรียบเสมือนเครื่อง POS (จุดขาย) ที่พบได้ทั่วไปในร้านค้าปลีก โดยทั่วไปแล้วผู้ให้บริการบัญชีร้านค้าจะเป็นบริษัทแยกต่างหากจากเกตเวย์การชำระเงิน ผู้ให้บริการบัญชีร้านค้าบางรายอาจมีเกตเวย์การชำระเงินของตนเอง แต่ส่วนใหญ่ใช้เกตเวย์การชำระเงินจากผู้ให้บริการภายนอก เกตเวย์มักประกอบด้วย 2 ส่วน คือ ก) เทอร์มินัลเสมือนที่ช่วยให้ร้านค้าสามารถเข้าสู่ระบบและป้อนหมายเลขบัตรเครดิตได้อย่างปลอดภัย หรือ ข) ส่วนตะกร้าสินค้าของเว็บไซต์เชื่อมต่อกับเกตเวย์ผ่านAPIเพื่อให้สามารถประมวลผลแบบเรียลไทม์จากเว็บไซต์ของร้านค้าได้

ธนาคารที่มีความสัมพันธ์ด้านการประมวลผลการชำระเงินกับ Visa และ MasterCard หรือที่รู้จักกันในชื่อธนาคารสมาชิกสามารถออกบัญชีร้านค้าให้กับร้านค้าได้โดยตรง

เพื่อลดความเสี่ยง ธนาคารบางแห่งจึงจำกัดการอนุมัติให้เฉพาะผู้ค้าที่อยู่ในเขตพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ของตน ผู้ค้าที่มีหน้าร้านค้าปลีก หรือผู้ค้าที่ดำเนินธุรกิจมาแล้วสองปีขึ้นไป

ในการทำการตลาดบัญชีร้านค้า ISO/MSP ต้องได้รับการสนับสนุนจากธนาคารสมาชิก การสนับสนุนนี้กำหนดให้ธนาคารต้องตรวจสอบความมั่นคงทางการเงินและความเหมาะสมของบริษัทที่จะทำการตลาดในนามของธนาคาร นอกจากนี้ ISO/MSP ต้องชำระค่าธรรมเนียมเพื่อลงทะเบียนกับ Visa และ MasterCard และต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบเกี่ยวกับการทำการตลาดบัญชีร้านค้าและการใช้เครื่องหมายการค้าของ Visa และ MasterCard วิธีหนึ่งในการตรวจสอบว่า ISO/MSP ปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือไม่ คือการตรวจสอบเว็บไซต์หรือสื่อการตลาดอื่นๆ ว่ามีข้อความระบุว่า "บริษัทเป็น ISO/MSP ที่จดทะเบียนกับธนาคาร เมือง รัฐ ได้รับการประกันโดย FDIC" หรือไม่

การเปิดเผยข้อมูลนี้เป็นข้อกำหนดของทั้ง Visa และ MasterCard และหากไม่เปิดเผยอย่างชัดเจนจะต้องเสียค่าปรับสูงถึง 25,000 ดอลลาร์ ในเกือบทุกกรณี หากไม่มีการเปิดเผยข้อมูล บริษัทมีแนวโน้มที่จะเป็นบุคคลที่สี่ที่ไม่ได้รับแจ้งข้อมูล หรือแย่กว่านั้น^{[ 1 ]}

อัตราส่วนลดประกอบด้วยค่าธรรมเนียม ค่าประเมิน ค่าบริการเครือข่าย และส่วนเพิ่มกำไรจำนวนมากที่ผู้ค้าต้องจ่ายสำหรับการรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิตและบัตรเดบิต ซึ่งค่าธรรมเนียมที่สูงที่สุดคือค่าธรรมเนียมการแลกเปลี่ยน (interchange fee ) ธนาคารหรือ ISO/MSP แต่ละแห่งมีต้นทุนที่แท้จริงนอกเหนือจากค่าธรรมเนียมการแลกเปลี่ยนแบบขายส่ง และสร้างกำไรโดยการเพิ่มส่วนเพิ่มกำไรให้กับค่าธรรมเนียมทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น มีรูปแบบการกำหนดราคาหลายแบบที่ธนาคารและ ISO/MSP ใช้ในการเรียกเก็บค่าบริการจากผู้ค้า โดยรูปแบบการกำหนดราคาที่นิยมใช้กันมีดังนี้:

ค่าธรรมเนียมการอนุมัติ (ที่จริงแล้วคือ ค่าธรรมเนียม คำขอ อนุมัติ ) จะถูกเรียกเก็บทุกครั้งที่มีการส่งรายการธุรกรรมไปยังธนาคารผู้ออกบัตรเพื่อขออนุมัติ ค่าธรรมเนียมนี้จะถูกเรียกเก็บไม่ว่าคำขอจะได้รับการอนุมัติหรือไม่ก็ตาม โปรดทราบว่านี่ไม่ใช่ค่าธรรมเนียมการทำธุรกรรม

ค่าธรรมเนียมการทำธุรกรรมจะถูกเรียกเก็บเมื่อคุณยืนยันการอนุมัติ ค่าธรรมเนียมนี้จะใช้เฉพาะกับการอนุมัติที่ได้รับการยืนยันโดยไม่มีข้อผิดพลาดเท่านั้น

ค่าธรรมเนียมใบแจ้งยอดเป็นค่าธรรมเนียมรายเดือนที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งยอดรายเดือนซึ่งจะส่งไปยังผู้ค้าเมื่อสิ้นสุดรอบการประมวลผลรายเดือนแต่ละเดือน ใบแจ้งยอดนี้จะแสดงจำนวนเงินที่ผู้ค้าดำเนินการประมวลผลในระหว่างเดือนและค่าธรรมเนียมที่เกิดขึ้น

หลายครั้ง ค่าธรรมเนียมการออกใบแจ้งยอดไม่ได้เชื่อมโยงโดยตรงกับใบแจ้งยอดที่เป็นกระดาษ แต่เป็นค่าใช้จ่ายทั่วไปในการดำเนินงาน ซึ่งหมายความว่าผู้ให้บริการจะไม่ยกเว้นค่าธรรมเนียมนี้หากผู้ค้าเลือกใช้ใบแจ้งยอดแบบ "ไร้กระดาษ"

ค่าธรรมเนียมขั้นต่ำรายเดือนเป็นวิธีการหนึ่งที่ใช้เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ค้าจ่ายค่าธรรมเนียมขั้นต่ำในแต่ละเดือนเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายจากผู้ให้บริการในการดูแลรักษาบัญชี หากค่าธรรมเนียมของผู้ค้าไม่เท่ากับหรือเกินกว่าค่าธรรมเนียมขั้นต่ำรายเดือน ผู้ค้าจะถูกเรียกเก็บเงินส่วนต่างจนถึงค่าธรรมเนียมขั้นต่ำรายเดือน

ตัวอย่าง:ร้านค้าได้ลงนามในสัญญาที่มีค่าธรรมเนียมขั้นต่ำรายเดือน 25.00 ดอลลาร์ หากค่าธรรมเนียมทั้งหมด (หมายเหตุ: นี่เป็นเพียงค่าใช้จ่ายในการประมวลผลเท่านั้น ไม่รวมค่าธรรมเนียมรายเดือน ค่าธรรมเนียมการเรียกคืนเงิน ฯลฯ) สำหรับเดือนล่าสุดรวมแล้วเพียง 15.00 ดอลลาร์ ร้านค้านี้จะถูกเรียกเก็บเงินเพิ่มอีก 10.00 ดอลลาร์เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดขั้นต่ำรายเดือน บางครั้งอาจมีค่าธรรมเนียมอื่นๆ ที่ไม่ได้รวมอยู่ในค่าธรรมเนียมขั้นต่ำรายเดือน เช่น ค่าธรรมเนียมการออกใบแจ้งยอด เป็นมาตรฐานของอุตสาหกรรมที่จะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมขั้นต่ำรายเดือน แม้ว่าผู้รับชำระเงินบางรายจะไม่เรียกเก็บ และบางรายที่เรียกเก็บก็ไม่เรียกเก็บในทุกข้อตกลง

ค่าธรรมเนียมการประมวลผลแบบกลุ่ม (หรือที่เรียกว่าค่าธรรมเนียมส่วนหัวของกลุ่ม) อาจถูกเรียกเก็บจากผู้ค้าเมื่อใดก็ตามที่ผู้ค้า "ปิดบัญชี" เครื่องรับชำระเงิน การปิดบัญชีเครื่องรับชำระเงิน หรือที่เรียกว่า "การประมวลผลแบบกลุ่ม" คือเมื่อผู้ค้าส่งธุรกรรมที่เสร็จสมบูรณ์ในแต่ละวันไปยังธนาคารผู้รับชำระเงินเพื่อทำการชำระเงิน ผู้ให้บริการบางรายดำเนินการนี้โดยอัตโนมัติ สิ่งสำคัญคือต้องปิดกลุ่มธุรกรรมทุกๆ 24 ชั่วโมง มิฉะนั้น Visa, Discover หรือ MasterCard จะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมที่สูงขึ้น คำว่า "ส่วนหัวของกลุ่ม" มาจากยุคก่อนการใช้เครื่องรับชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อแต่ละกลุ่มของใบเสร็จรับเงินบัตรเครดิตถูกส่งไปยังธนาคารท้องถิ่นของผู้ค้าเพื่อฝากเงิน ส่วนหัวของกลุ่มคือรายงานย่อที่สรุปใบเสร็จรับเงินเหล่านั้นที่รวมอยู่ภายใน

ค่าธรรมเนียมการบริการลูกค้า (หรือที่เรียกว่าค่าบำรุงรักษา) อาจถูกเรียกเก็บโดยผู้ให้บริการบางรายเพื่อชดเชยค่าใช้จ่ายในการบริการลูกค้า บางครั้งผู้ให้บริการอาจเรียกค่าธรรมเนียมนี้ว่า "ค่าธรรมเนียมการสนับสนุนร้านค้า" "ค่าธรรมเนียมการสนับสนุนลูกค้า" หรือเรียกง่ายๆ ว่า "ค่าธรรมเนียมบริการ"

ผู้ให้บริการบางรายอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมรายปีเพื่อชดเชยค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาบัญชีของร้านค้า บางครั้งค่าธรรมเนียมเหล่านี้อาจคิดเป็นรายไตรมาส โดยค่าธรรมเนียมอาจอยู่ระหว่าง 79 ถึง 399 ดอลลาร์สหรัฐ ค่าธรรมเนียมเหล่านี้ในบางกรณีจะรวมถึงค่าธรรมเนียมการปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรมบัตรชำระเงิน (PCI) ซึ่งอาจรวมถึงกรมธรรม์ประกันภัยไซเบอร์/การละเมิดข้อมูลด้วย

ผู้ให้บริการบางรายอาจเรียกเก็บ ค่าธรรมเนียมการยกเลิก สัญญา ก่อนกำหนดหากผู้ค้าบอกเลิกสัญญาก่อนครบกำหนดระยะเวลาของสัญญา โดยทั่วไปแล้ว สัญญาจะมีระยะเวลาหนึ่งถึงสามปี แต่ผู้ให้บริการบางรายอาจมีระยะเวลาสูงสุดถึงห้าปี โดยต้องแจ้งล่วงหน้าหนึ่งปีเพื่อยกเลิกสัญญา มิฉะนั้นจะมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียม นอกจากนี้ ผู้ให้บริการบางรายยังเรียกเก็บค่าธรรมเนียมใบแจ้งยอดและยอดชำระขั้นต่ำรายเดือนที่เหลืออยู่ทั้งหมดเมื่อสัญญาถูกยกเลิก และอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียม "กำไรที่สูญเสียไป" โดยอิงจากกำไรที่พวกเขาคาดการณ์ว่าจะได้รับตลอดระยะเวลาของสัญญา

การเรียกคืนเงิน (Chargeback)เป็นความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดที่ธนาคารและผู้ให้บริการต้องเผชิญ อย่าสับสนกับการคืนเงิน (Refund) ซึ่งเป็นเพียงการที่ร้านค้าคืนเงินให้กับลูกค้า ในกฎของ Visa, Discover และ MasterCard ธนาคารที่ประมวลผลธุรกรรมของร้านค้าต้องรับผิดชอบ 100% สำหรับธุรกรรมทั้งหมดที่ร้านค้าดำเนินการ สิ่งนี้อาจทำให้ผู้ให้บริการต้องแบกรับความสูญเสียหลายล้านดอลลาร์หากร้านค้าดำเนินการอย่างผิดกฎหมายหรือมีความเสี่ยง และก่อให้เกิดการเรียกคืนเงินจำนวนมาก ผู้ให้บริการจะผลักภาระค่าใช้จ่ายนี้ไปยังร้านค้า แต่หากร้านค้าฉ้อโกงหรือไม่มีเงิน ผู้ให้บริการจะต้องจ่ายค่าใช้จ่ายทั้งหมดเพื่อให้ผู้ถือบัตรได้รับเงินคืนครบถ้วน ความเสี่ยงจากการเรียกคืนเงินเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดที่นำมาพิจารณาในระหว่างกระบวนการสมัครและอนุมัติสัญญา บางธนาคารมีความเข้มงวดมากกว่าธนาคารอื่น ๆ ในการประเมินความเสี่ยงจากการเรียกคืนเงินของร้านค้า

หากร้านค้าพบปัญหาการเรียกคืนเงิน (chargeback) ร้านค้าอาจถูกเรียกเก็บค่าธรรมเนียมจากธนาคารผู้รับชำระเงิน การเรียกคืนเงินที่อาจเกิดขึ้นจะถูกส่งต่อไปยังธนาคารที่ประมวลผลบัตรเครดิตของร้านค้าในนามของธนาคารผู้ถือบัตร

ปัจจุบัน ทั้ง Visa และ MasterCard กำหนดให้ร้านค้าทุกแห่งต้องมีสัดส่วนการเรียกคืนเงิน (chargeback) ไม่เกิน 1% ของมูลค่าธุรกรรมทั้งหมด หากสัดส่วนเกินกว่านี้ จะมีค่าปรับตั้งแต่ 5,000 ถึง 25,000 ดอลลาร์สหรัฐ ซึ่งจะถูกเรียกเก็บจากธนาคารที่ประมวลผลธุรกรรมของร้านค้า และสุดท้ายจะถูกเรียกเก็บจากร้านค้าอีกที

ในทุกกรณี การขอคืนเงินผ่านบัตรเครดิตจะทำให้ผู้ค้าต้องเสียค่าธรรมเนียมการขอคืนเงิน ซึ่งโดยทั่วไปอยู่ที่ 15-30 ดอลลาร์สหรัฐฯ บวกกับค่าใช้จ่ายในการทำธุรกรรมและจำนวนเงินที่ดำเนินการไปแล้ว

เมื่อวันที่ 1 ตุลาคม 2554 กฎใหม่ซึ่งเป็นผลมาจากข้อแก้ไขเพิ่มเติมของเดอร์บิน (Durbin Amendment ) มีผลบังคับใช้ โดยลดค่าธรรมเนียมการแลกเปลี่ยนบัตรเดบิตที่เครือข่ายวีซ่าและมาสเตอร์การ์ดเรียกเก็บจากร้านค้า กฎใหม่นี้ใช้เฉพาะกับบัตรเดบิตที่ออกโดยธนาคารที่มีสินทรัพย์รวมมากกว่า 10 พันล้านดอลลาร์สหรัฐเท่านั้น

ก่อนการบังคับใช้กฎหมาย Durbin Amendment ค่าธรรมเนียมการรูดบัตรเดบิตโดยเฉลี่ยอยู่ที่ 44 เซนต์ ภายใต้กฎหมาย Durbin ธนาคารกลางสหรัฐฯ ได้กำหนดเพดานค่าธรรมเนียมไว้ที่ 0.05% + 21 เซนต์ต่อธุรกรรม (22 เซนต์หากบัตรมีคุณสมบัติรักษาความปลอดภัย)