ใบสั่งซื้อซึ่งมักย่อว่าPOเป็น เอกสาร ทางการค้า ที่ ผู้ซื้อออกให้แก่ผู้ขายโดยระบุประเภท ปริมาณ และราคาที่ตกลงกันไว้สำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ต้องการ^{[ 1 ]}ใช้เพื่อควบคุมการจัดซื้อผลิตภัณฑ์และบริการจากซัพพลายเออร์ภายนอก^{[ 2 ]}ใบสั่งซื้ออาจเป็นส่วนสำคัญของคำสั่งซื้อในระบบ วางแผนทรัพยากรองค์กร

คำสั่งซื้อคือใบสั่งซื้อที่มักจะดำเนินการผ่านตัวแทน ( ตัวแทนคำสั่งซื้อ ) ภายใต้เงื่อนไขการขายที่ระบุไว้^{[ 3 ]}

การออกใบสั่งซื้อสินค้าไม่ได้ก่อให้เกิดสัญญาขึ้น โดยตรง หากไม่มีสัญญาก่อนหน้านั้น การ ที่ผู้ขาย ตอบรับใบสั่งซื้อสินค้านั้นต่างหากที่จะก่อให้เกิดสัญญาขึ้นระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย

ใบสั่งซื้อช่วยให้ผู้ซื้อสามารถสื่อสารกับผู้ขายได้อย่างชัดเจนและเปิดเผยเพื่อรักษาความโปร่งใส นอกจากนี้ยังอาจช่วยให้ตัวแทนจัดซื้อจัดการคำสั่งซื้อขาเข้าและคำสั่งซื้อที่รอดำเนินการได้ ผู้ขายยังได้รับการคุ้มครองโดยการใช้ใบสั่งซื้อในกรณีที่ผู้ซื้อปฏิเสธที่จะชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการ^{[ 4 ]}

ใบสั่งซื้อมีประโยชน์ตรงที่ช่วยให้กระบวนการจัดซื้อเป็นไปอย่างราบรื่นตามขั้นตอนมาตรฐาน ผู้ให้กู้ทางการค้าหรือสถาบันการเงินอาจให้ความช่วยเหลือทางการเงินโดยอิงจากใบสั่งซื้อ^{[ 4 ]}มี สิ่งอำนวยความสะดวก ทางการเงิน เพื่อการค้าหลากหลายประเภท ที่สถาบันการเงินเกือบทุกแห่งอนุญาตให้นักธุรกิจใช้โดยอิงจากใบสั่งซื้อ เช่น:

1. วงเงินสินเชื่อก่อนการจัดส่ง
2. วงเงินสินเชื่อหลังการจัดส่งสินค้า
3. สิ่งอำนวยความสะดวกทางการเงินเพื่อการค้า
4. วงเงินสินเชื่อสำหรับการซื้อตั๋วเงินต่างประเทศ
5. สิ่งอำนวยความสะดวกด้านเครดิตการเกษียณอายุของบิล
6. การยืนยันคำสั่งซื้อ
7. ติดตามผล

วัตถุประสงค์ของใบสั่งซื้อคือการจัดหาวัสดุสำหรับการบริโภคโดยตรงหรือเพื่อเก็บสต็อก จัดหาบริการ ตอบสนองความต้องการของลูกค้าโดยใช้ทรัพยากรภายนอก หรือจัดหาวัสดุที่จำเป็นในการผลิตจากแหล่งภายใน (การโอนย้ายสต็อกระยะไกลภายในโรงงาน) นอกจากนี้ยังอาจเป็นการทำธุรกรรมจัดซื้อเพียงครั้งเดียวและเพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อโดยใช้ประโยชน์จากเงื่อนไขที่เจรจาต่อรองอย่างเต็มที่หรือเพื่อการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด^{[ 4 ]}

โดยทั่วไปแล้ว การสร้างใบสั่งซื้อถือเป็นขั้นตอนแรกของ กระบวนการ จัดซื้อจนถึงการชำระเงินในระบบ ERPใบสั่งซื้ออาจต้องมีรหัส SKUด้วย

องค์กรหลายแห่งสนับสนุนให้พนักงานใช้บัตรซื้อ (หรือบัตรจัดซื้อ) สำหรับการซื้อที่มีมูลค่าต่ำแทนการออกใบสั่งซื้อ^{[ 5 ]}

สถานการณ์ทางธุรกิจในอนาคตคาดการณ์ว่าบทบาทของใบสั่งซื้อจะลดลงหรืออาจถูกยกเลิกไปโดยสิ้นเชิง ทำให้องค์กรมีฟังก์ชันการจัดซื้อที่เล็กลงและเน้นกลยุทธ์มากกว่าในอดีต Kai Nowosel และ Kris Timmermans จากบริษัทที่ปรึกษาAccentureตั้งคำถามว่าทำไมจึงยังจำเป็นต้องมีใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ ในเมื่อระบบดิจิทัลสามารถยืนยันสินค้าและอนุมัติเงินทุนได้ และแนะนำว่าฟังก์ชันดิจิทัลและการวิเคราะห์ซัพพลายเชนจะเปลี่ยนภูมิทัศน์ของใบสั่งซื้อและกระบวนการต่างๆ "ในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า" ^{[ 6 ]}

แม้ว่าใบสั่งซื้อทั่วไปอาจไม่ได้เขียนเป็นสัญญา (อันที่จริงส่วนใหญ่มีเพียงรายการสินค้าหรือบริการที่ผู้ซื้อต้องการซื้อ พร้อมราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และคำแนะนำในการจัดส่ง) แต่ใบสั่งซื้อถือเป็นเอกสารพิเศษที่อยู่ภายใต้การควบคุมของประมวลกฎหมายการค้าแบบเดียวกันหรือกฎหมายอื่นที่คล้ายคลึงกัน ซึ่งกำหนดให้ใบสั่งซื้อเป็นสัญญาโดยธรรมชาติ อย่างไรก็ตาม แม้ว่าใบสั่งซื้อจะมีลักษณะเป็นสัญญา แต่ก็เป็นเรื่องปกติที่จะแนบเอกสารทางกฎหมาย เช่น ข้อกำหนดและเงื่อนไขการขาย ซึ่งกำหนดเงื่อนไขทางกฎหมายเฉพาะหรือเพิ่มเติมของสัญญาไปพร้อมกับการยอมรับใบสั่งซื้อ^{[ 7 ]}

ระเบียบการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐบาลกลางสหรัฐฯระบุว่าโดยทั่วไปแล้วควรออกใบสั่งซื้อโดยกำหนดราคาตายตัว แต่ก็มีข้อกำหนดให้สามารถออกใบสั่งซื้อโดยไม่กำหนดราคาได้ในกรณีที่ "ไม่สามารถกำหนดราคาล่วงหน้าก่อนออกใบสั่งซื้อได้" ^{[ 8 ]}

ในสหราชอาณาจักรสำนักงานการค้าของรัฐบาลได้ตั้งข้อสังเกตด้วยความกังวลในปี 2010 ว่า "หน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างไม่ได้ออกใบสั่งซื้อเสมอไป" และในกรณีที่มีการใช้ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ก็ไม่ได้ถูกตรวจสอบกับใบสั่งซื้อก่อนการชำระเงินเสมอไป^{[ 9 ]}บางองค์กรดำเนินนโยบาย "ไม่มีใบสั่งซื้อ ไม่ต้องจ่าย" ซึ่งหมายความว่าใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีการอ้างอิงถึงหมายเลขใบสั่งซื้อจะถูกส่งคืนไปยังซัพพลายเออร์โดยไม่ได้รับการชำระเงิน ตัวอย่างเช่น บริษัทซิตี้ออฟลอนดอนดำเนินนโยบายดังกล่าว^{[ 10 ]}

ปัจจุบันใบสั่งซื้อสินค้าจำนวนมากไม่ได้ใช้กระดาษอีกต่อไป แต่ส่งผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ทางอินเทอร์เน็ตการใช้ใบสั่งซื้อสินค้าอิเล็กทรอนิกส์เพื่อซื้อสินค้าหรือบริการทุกประเภททางออนไลน์เป็นเรื่องปกติ

ใบสั่งซื้อสินค้าอิเล็กทรอนิกส์มีชื่อเรียกหลายแบบ บางครั้งอาจเรียกว่า E-Procurement, E-Purchasing หรือ E-Purchase Requisition

ในบริษัทธุรกิจส่วนใหญ่ การบันทึกใบสั่งซื้อยังคงอยู่ในรูปแบบกระดาษ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีรูปแบบใบสั่งซื้อที่เหมาะสม ผู้ใช้หลายคนต้องการรูปแบบใบสั่งซื้อที่เป็นมืออาชีพด้วยเหตุผลหลายประการ บริษัทอาจต้องการทำความเข้าใจธุรกรรมการซื้ออย่างถ่องแท้ หรือต้องการทราบข้อกำหนดพื้นฐานของใบสั่งซื้อ นอกจากนี้ยังอาจทำให้เป็นส่วนหนึ่งของเอกสารทางธุรกิจ ซึ่งทำให้กระบวนการง่ายขึ้นในขณะที่บันทึกธุรกรรมทั้งหมด และสร้างความประทับใจที่ดีต่อลูกค้าหรือผู้ซื้อ^{[ 11 ]}

คำว่า "ใบสั่งซื้อตามแผน" (PPO) ใช้เพื่ออ้างถึงความมุ่งมั่นของผู้ซื้อที่จะซื้อสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์รายเดียวในระยะยาว โดยมีใบสั่งซื้อแต่ละรายการระบุปริมาณที่ต้องการเป็นระยะๆ^{[ 12 ] [ 13 ]}

คำขอสั่งซื้อหรือใบขอซื้อ คือคำขอที่ส่งภายในบริษัทเพื่อขอรับสินค้าและบริการ รวมถึงสินค้า คงคลัง คำขอนี้เป็นเอกสารที่แจ้งให้แผนกจัดซื้อหรือผู้จัดการทราบอย่างชัดเจนว่าต้องการสินค้าและบริการอะไรบ้าง จำนวนเท่าใด แหล่งที่มา และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

แบบฟอร์มขอซื้อสินค้า (PRF) จะถูกกรอกก่อนการซื้อสินค้าเพื่อเป็นการอนุมัติอย่างเป็นรูปธรรม แบบฟอร์มขอซื้อสินค้ามักใช้ในธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีระบบคอมพิวเตอร์ อย่างไรก็ตาม มีระบบคอมพิวเตอร์ (รวมถึงระบบบนเว็บ) มากมายในท้องตลาดที่สามารถอำนวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูลคำขอซื้อได้ คำขอสั่งซื้อยังสามารถส่งต่อไปยังแผนกจัดซื้อผ่านระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการได้อีก ด้วย

แบบฟอร์ม PRF อาจประกอบด้วยงบประมาณและมูลค่าการซื้อ เพื่อให้บุคคลนั้นทราบถึงงบประมาณประจำปีและงบประมาณคงเหลือ ก่อนที่จะทำการซื้อ ระบบดังกล่าวมีไว้เพื่อรับประกันว่าสินค้าและบริการจะถูกซื้อโดยได้รับความยินยอมจากผู้จัดการสายงาน และมีงบประมาณเพียงพอ

คำว่า "การจัดหาเงินทุนตามใบสั่งซื้อ" (PO finance) ใช้เพื่ออ้างถึงการจัดหาเงินทุนประเภทหนึ่งที่ช่วยให้ผู้ซื้อได้รับการช่วยเหลือทางการเงินจากหน่วยงานอื่นเพื่อชำระค่าสินค้า (และบางครั้งรวมถึงบริการ) ล่วงหน้า โดยจะอยู่ในรูปแบบของเงินกู้หรือสัญญาซื้อขายซึ่งอาจมีหรือไม่มีการเรียกร้องสิทธิ์คืน ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของข้อตกลง มีบริษัทจัดหาเงินทุนตามใบสั่งซื้อเพียงไม่กี่แห่ง เนื่องจากตลาดมีขนาดเล็ก เฉพาะกลุ่ม และไม่ค่อยมีการโฆษณา บ่อยครั้งที่บริษัทจัดหาเงินทุนตามใบสั่งซื้อจะทำงานร่วมกับบริษัทรับซื้อลูกหนี้การค้าหรือบริษัทจัดหาเงินทุนจากลูกหนี้การค้าเพื่อให้ได้แพ็คเกจทางการเงินที่สมบูรณ์ บริษัทรับซื้อลูกหนี้การค้า เช่น LSQ, Riviera Funding และ Triumph เป็นต้น ทำงานร่วมกับบริษัทต่างๆ เช่น King Trade หรือ PayMeFaster เพื่อให้ได้แพ็คเกจการจัดหาเงินทุนตามใบสั่งซื้อและการจัดหาเงินทุนจากลูกหนี้การค้า (การรับซื้อลูกหนี้การค้า) แบบครบวงจร^{[ 14 ] [ 15 ]}

ธุรกรรมจำนวนมากเกิดขึ้นระหว่างบริษัทลูกค้าที่ขายสินค้าให้กับผู้ซื้อรายใหญ่ และซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์ในเอเชีย อเมริกาใต้ หรือยุโรป ตัวอย่างเช่น ลูกค้าซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์ในราคา 500 ดอลลาร์ต่อชิ้น และขายให้กับผู้ซื้อในราคา 600 ดอลลาร์ต่อชิ้น ในกรณีนี้ บริษัทจัดหาเงินทุน PO จะช่วยโดยการจ่ายเงิน (จัดหาเงินทุน) สำหรับสินค้าจากซัพพลายเออร์ในราคา 500 ดอลลาร์ จากนั้นสินค้าจะถูกจัดส่งไปยังลูกค้า และจากนั้นไปยังผู้ซื้อ 30-60-90-120 วันต่อมา ผู้ซื้อจะจ่ายเงินให้กับบริษัทจัดหาเงินทุน PO ในราคา 600 ดอลลาร์ต่อชิ้น จากนั้นบริษัทจัดหาเงินทุน PO จะชำระคืนเงินกู้และโอนยอดคงเหลือให้กับลูกค้า^{[ 16 ] [ 17 ]}

การจัดซื้อโดยตรงคือสิ่งที่บริษัทต้องการเพื่อผลิตสินค้าสำเร็จรูปหรือให้บริการ ตัวอย่างเช่น เศษแก้วสำหรับการผลิตแก้ว หรือทราย หรือสารเคมีสำหรับการผลิตยา แต่ละอุตสาหกรรมมีการแบ่งประเภทของตนเอง โดยแบ่งออกเป็นจัดซื้อโดยตรงและจัดซื้อโดยอ้อม นอกจากนี้ยังมีหมวดหมู่ที่อยู่ระหว่างกลาง เช่น การขนส่งสินค้าสำเร็จรูป

การจัดซื้อโดยตรง:

• หมวดหมู่ต้นทุน (มากกว่า 50% ของต้นทุนทั้งหมด)
• ส่งผลกระทบอย่างมากต่อคุณภาพผลิตภัณฑ์ รายได้ และผลกำไร
• การควบคุมการจัดการ (โดยปกติจะมีแผนกจัดซื้อ)
• ระดับการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลสูง
• การบูรณาการอย่างแข็งแกร่งของการผลิต โลจิสติกส์ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ที่อยู่เบื้องหลัง
• ซัพพลายเออร์ที่มั่นคง วงจรการผลิต ความแข็งแกร่งของระบบสูง
• โครงการปรับปรุงต้นทุนเป็นโครงการถาวรที่มุ่งหวังผลลัพธ์ในระยะสั้นโดยไม่ได้ลดราคา แต่ลดการบริโภคลง

การจัดซื้อจัดจ้างทางอ้อม:

• หมวดหมู่ที่มีต้นทุนต่ำกว่า;
• ผลกระทบต่อรายได้นั้นสูง แต่เป็นผลกระทบทางอ้อมมากกว่า
• ขาดกลยุทธ์การบริหารจัดการที่เป็นเอกภาพ;
• หน้าที่การทำงานกระจัดกระจาย - แผนกจัดซื้อรับผิดชอบเพียงส่วนเล็ก ๆ เท่านั้น: ข้อมูลน้อย สารสนเทศไม่ละเอียด การจัดหมวดหมู่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน และระดับการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลต่ำ
• มีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านน้อยมากหรือไม่มีเลย
• ลูกค้าภายในองค์กรมักเป็นผู้จัดซื้อเองสำหรับฝ่ายงานของตนเอง (เช่น ไอที การตลาด ทรัพยากรบุคคล โลจิสติกส์) โดยแต่ละฝ่ายมีระบบการจัดซื้อจัดจ้างที่มั่นคงเป็นของตนเอง

• การสั่งซื้อแบบเหมาจ่าย
• หมายเลขการเรียกเก็บเงินหลักประกัน
• ใบแจ้งหนี้
• คำขอใบสั่งซื้อ
• ใบแจ้งการโอนเงิน
• ใบสั่งขาย
• การประมูลห่วงโซ่อุปทาน