หน้าที่หลักประการหนึ่งของเจ้าหน้าที่ฝ่ายทหารคือการให้ข้อมูลที่ถูกต้องและทันท่วงทีเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บังคับบัญชา ข้อมูลนี้อาจรวมถึงการประเมินสถานการณ์ การอัปเดตข้อมูลการปฏิบัติงาน และผลลัพธ์ของการวางแผนฉุกเฉิน ซึ่งเป็นการตรวจสอบสถานการณ์ในอนาคตที่อาจเกิดขึ้นและเตรียมการตอบสนองที่เหมาะสม โดยผ่านการวิเคราะห์และข้อเสนอแนะ เจ้าหน้าที่ฝ่ายทหารจะช่วยผู้บังคับบัญชาในการพัฒนากลยุทธ์ที่รอบรู้ซึ่งสามารถบริหารจัดการและรักษาทรัพยากรของหน่วยได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นอกจากการสร้างและวิเคราะห์ข้อมูลแล้ว เจ้าหน้าที่ทหารยังบริหารจัดการการสื่อสารภายในหน่วยและระหว่างองค์กรภายนอกด้วย ข้อมูลที่มุ่งตรงไปยังผู้บังคับบัญชาจะได้รับการจัดลำดับความสำคัญ จัดระเบียบ และส่งต่อผ่านช่องทางที่กำหนดไว้ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อหน่วยย่อยจะถูกกระจายผ่านเจ้าหน้าที่ของหน่วยเหล่านั้นเพื่อสนับสนุนการประสานงานและการปฏิบัติงาน ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหน่วยจะถูกส่งต่อไปยังระดับบังคับบัญชาหรือองค์กรที่เหมาะสมซึ่งสามารถนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เจ้าหน้าที่ฝ่ายกำลังทหารมักเป็นหน่วยงานแรกๆ ที่ระบุปัญหาที่อาจส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติงาน เรื่องที่อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อขีดความสามารถในการปฏิบัติงานของหน่วย จะถูกส่งต่อให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณาและตัดสินใจ อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกเรื่องที่ต้องเกี่ยวข้องกับระดับผู้บังคับบัญชา เรื่องทั่วไปหรือเรื่องที่มีขอบเขตจำกัด จะถูกมอบหมายให้ส่วนงานหรือบุคลากรที่เหมาะสมภายในองค์กรแก้ไข ทำให้ผู้บังคับบัญชาสามารถมุ่งเน้นไปที่การตัดสินใจและความรับผิดชอบที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่าได้

เจ้าหน้าที่ทหารยังมีบทบาทในการระบุ พัฒนา และใช้ประโยชน์จากโอกาสหรือสถานการณ์ที่อาจนำไปสู่ความสำเร็จของภารกิจ โดยการรวบรวม ประเมิน และประยุกต์ใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เจ้าหน้าที่สนับสนุนการวางแผน การประสานงาน และการใช้ความสามารถของหน่วยอย่างมีประสิทธิภาพ^{[ 3 ] [ 4 ]}

ในโครงสร้างการบังคับบัญชาทั่วไป นายทหารอาวุโสและมีประสบการณ์มากกว่าจะกำกับดูแลส่วนงานต่างๆ ของกลุ่มที่จัดตั้งขึ้นตามความต้องการของหน่วย นายทหารชั้นประทวนอาวุโสจะมอบหมายงานบำรุงรักษาอุปกรณ์และยานพาหนะทางยุทธวิธี นักวิเคราะห์อาวุโสมีหน้าที่สรุปรายงาน และนายทหารชั้นประทวนของพวกเขามีส่วนร่วมในการรวบรวมข้อมูลจากหน่วยงานและฝ่ายใต้บังคับบัญชา ลำดับชั้นนี้ทำให้การตัดสินใจและการรายงานอยู่ภายใต้การดูแลของบุคลากรที่มีประสบการณ์มากที่สุด และเพิ่มประสิทธิภาพการไหลเวียนของข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่ส่งออกจากหน่วยบัญชาการโดยรวม ทำให้เรื่องต่างๆ ชัดเจนขึ้น สิ่งนี้ทำให้สมาชิกอาวุโสที่สุดของหน่วยบัญชาการในแต่ละระดับมีเวลาว่างสำหรับการตัดสินใจและออกคำสั่งเพื่อทำการวิจัยเพิ่มเติมหรือรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม (ซึ่งอาจต้องให้กำลังพลเสี่ยงชีวิตเพื่อรวบรวมข่าวกรองเพิ่มเติม)

เคานต์เลโอโปลด์ โจเซฟ ฟอน ดอนในจดหมายถึงจักรพรรดินีมาเรีย เทเรซาในเดือนมกราคม ค.ศ. 1758 ได้เรียกร้องให้Generalquartiermeister (เสนาธิการใหญ่) มีบทบาทสำคัญมากขึ้น ^{[ 5 ]}ความล้มเหลวในกองทัพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุทธการที่เลอเทนทำให้เห็นชัดเจนว่าออสเตรียไม่มี "สมองอันยิ่งใหญ่" และกองบัญชาการจำเป็นต้องกระจายภาระงานเพื่อให้ผู้บัญชาการสูงสุดมีเวลาพิจารณาภาพรวมเชิงกลยุทธ์ ระเบียบข้อบังคับปี ค.ศ. 1757 ได้จัดตั้งGrosse FeldgeneralstabและKleine Generalstab (เสนาธิการใหญ่และเสนาธิการเล็ก) และหลังจากการเปลี่ยนแปลงในปี ค.ศ. 1769 ได้มีการจัดตั้งเจ้าหน้าที่ประจำ 30 นายภายใต้การกำกับดูแลของฟรานซ์ มอริตซ์ ฟอน เลซีซึ่งจะขยายในยามสงครามด้วยเจ้าหน้าที่ระดับล่าง^{[ 6 ]}เสนาธิการใหญ่แบ่งออกเป็นสามส่วน: ส่วนแรกคือIntrinsecumซึ่งจัดการการบริหารภายในและการกำกับการปฏิบัติการ ส่วนที่สองคือกิจกรรมภายนอก รวมถึงPioneersประการที่สามคือ กองตรวจการณ์ ซึ่งรับผิดชอบการออกคำสั่งและเชลยศึก นอกจากกองบัญชาการทหารแล้ว ยังมีนายทหารฝ่ายเสนาธิการ ซึ่งเป็นผู้นำกลุ่ม นายทหาร ฝ่ายเสนาธิการที่ได้รับการคัดเลือกจากผู้บัญชาการกองทัพ เพื่อจัดการรายละเอียดด้านการบริหารภายในและการรวบรวมข่าวกรอง และขึ้นตรงต่อผู้บัญชาการทหารสูงสุด เสนาธิการทหารสูงสุดกลายเป็นที่ปรึกษาหลักของผู้บัญชาการทหารสูงสุด และในการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานจากบทบาทด้านการบริหารก่อนหน้านี้ เสนาธิการทหารสูงสุดได้ดำเนินการวางแผนปฏิบัติการ ในขณะที่มอบหมายงานประจำให้กับนายทหารอาวุโสในกองบัญชาการ นายทหารฝ่ายเสนาธิการเหล่านี้มาจากหน่วยรบแนวหน้าและจะกลับไปยังหน่วยเหล่านั้นในภายหลัง โดยมีเจตนาให้พวกเขาพิสูจน์ตนเองในฐานะผู้นำในระหว่างที่ปฏิบัติหน้าที่ในกองเสนาธิการ ในการรบหรือเมื่อกองทัพได้แยกกำลังพลออกไป นายทหารจำนวนเล็กน้อยจะถูกจัดสรรให้กับผู้บัญชาการกองกำลังในฐานะกองบัญชาการย่อย นายทหารอาวุโสที่สุด ซึ่งโดยปกติจะเป็นนายทหารยศพันตรี จะเป็นหัวหน้าฝ่ายเสนาธิการของกองกำลัง และภารกิจหลักของเขาคือการช่วยให้ผู้บัญชาการเข้าใจถึงสิ่งที่ตั้งใจไว้

เมื่อKarl Mack von Leiberichดำรงตำแหน่งเสนาธิการกองทัพภายใต้เจ้าชาย Josias แห่ง Saxe-Coburg-Saalfeldในเนเธอร์แลนด์ เขาได้ออกInstruktionspunkte für gesammte Herren Generalsซึ่งเป็นข้อสุดท้ายจากทั้งหมด 19 ข้อที่กำหนดบทบาทของเจ้าหน้าที่ฝ่ายเสนาธิการ โดยเกี่ยวข้องกับปฏิบัติการรุกและรับ พร้อมทั้งให้ความช่วยเหลือผู้บัญชาการสูงสุด ในปี 1796 อาร์ชดยุคชาร์ลส์ ดยุกแห่งเทสเชน ได้เพิ่มเติม Observationspunkteของตนเอง โดยเขียนถึงเสนาธิการว่า "เขามีหน้าที่ต้องพิจารณาความเป็นไปได้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติการ และไม่ควรคิดว่าตนเองเป็นเพียงผู้ปฏิบัติตามคำสั่งเหล่านั้น" ^{[ 7 ]} ในวันที่ 20 มีนาคม 1801 Feldmarschalleutnant Peter Duka von Kadar ได้เป็น Generalquartiermeisterคนแรกของโลกในช่วงเวลาสงบสุข และบทบาทของเสนาธิการในช่วงสงครามจึงมุ่งเน้นไปที่การวางแผนและการปฏิบัติการเพื่อช่วยเหลือผู้บัญชาการอาร์ชดยุคชาร์ลส์ ดยุกแห่งเทสเชน ได้ออก คำสั่งประจำกองบัญชาการฉบับใหม่เมื่อวันที่ 1 กันยายน ค.ศ. 1805 ^{[ 8 ]}ซึ่งแบ่งเจ้าหน้าที่ออกเป็นสามส่วน ได้แก่ 1) การติดต่อทางการเมือง 2) กองอำนวยการปฏิบัติการ ซึ่งดูแลด้านการวางแผนและข่าวกรอง 3) กองอำนวยการบริการ ซึ่งดูแลด้านการบริหาร การจัดหา และกระบวนการยุติธรรมทางทหาร อาร์ชดยุคได้กำหนดตำแหน่งของเสนาธิการทหารสมัยใหม่ไว้ว่า "เสนาธิการทหารยืนอยู่เคียงข้างผู้บัญชาการทหารสูงสุดและอยู่ภายใต้การควบคุมของเขาอย่างสมบูรณ์ ขอบเขตงานของเขาไม่ได้เชื่อมโยงกับหน่วยใดหน่วยหนึ่งโดยเฉพาะ" "ผู้บัญชาการทหารสูงสุดเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นและอย่างไร ผู้ช่วยผู้บัญชาการของเขาจะดำเนินการตามการตัดสินใจเหล่านี้ เพื่อให้ผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละคนเข้าใจภารกิจที่ได้รับมอบหมาย" ด้วยการก่อตั้งกองทหารในปี ค.ศ. 1809 แต่ละกองทหารจึงมีเจ้าหน้าที่ ซึ่งหัวหน้าเจ้าหน้าที่รับผิดชอบในการกำกับการปฏิบัติการและดำเนินการตามแผนของกองบัญชาการโดยรวม เมื่อสงครามปะทุขึ้นในปี 1809 เจ้าหน้าที่มีจำนวนมากกว่า 170 คน ในที่สุดในปี 1811 โจเซฟ ราเดตซ์กี ฟอน ราเดตซ์ได้จัดทำÜber die bessere Einrichtung des Generalstabs [ ^{9 ] ซึ่งให้ความสำคัญกับบทบาทการบริหารและการ กำกับ}ดูแลของเสนาธิการใหญ่ โดยมีแผนกต่างๆ (การติดต่อทางการเมือง การปฏิบัติการ และการบริการ) อยู่ภายใต้ผู้อำนวยการของตนเอง ซึ่งเป็นการรวมนายทหารฝ่ายเสนาธิการและนายทหารฝ่ายเสนาธิการเข้าด้วยกันอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบนี้เป็นจุดเริ่มต้นของหน่วยงานเสนาธิการอย่างเป็นทางการ ซึ่งสมาชิกสามารถเชี่ยวชาญด้านการปฏิบัติการ ข่าวกรอง และการส่งกำลังบำรุง^{[ 10 ]}

แม้จะมีเจ้าหน้าที่ประจำการอยู่ช่วงสั้นๆ ภายใต้การนำของแซงต์-ซีร์ (1783–90) แต่ฝรั่งเศสก็กลับไปใช้ระบบเดิมในปี 1790 เมื่อรัฐบาลปฏิวัติยกเลิกกองบัญชาการ เมื่อพลเอกหลุยส์ อเล็กซานเดอร์ แบร์ติเยร์ได้รับแต่งตั้งเป็นเสนาธิการ กองทัพ ฝรั่งเศสในอิตาลีในปี 1795 บทบาทการบริหารของเขาก็คือบทบาทเดิม ซึ่งโจมินีและวาชีได้อธิบายไว้อย่างถูกต้องว่าเป็น "เสมียนใหญ่" และ "มีอำนาจจำกัด" ^{[ 11 ]}คู่มือของเขาเป็นเพียงระบบการรายงานในลักษณะคู่มือสำนักงาน^{[ 12 ]}เจ้าหน้าที่ฝ่ายเสนาธิการจะถูกหมุนเวียนออกจากแนวหน้าตามแบบอย่างของออสเตรีย แต่ไม่ได้รับการฝึกอบรมใดๆ และเพียงแค่มีประสิทธิภาพในงานด้านการบริหาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งการออกคำสั่งอย่างรวดเร็ว ระบบนี้เหมาะกับนโปเลียน โบนาปาร์ตตั้งแต่วินาทีที่เขาเข้ารับตำแหน่งผู้บัญชาการกองทัพในปีถัดมา และเขาจะใช้ระบบของแบร์ติเยร์ตลอดสงครามของเขา ที่สำคัญ นโปเลียนยังคงเป็นหัวหน้าหน่วยข่าวกรองและนักวางแผนปฏิบัติการของตนเอง ซึ่งเป็นภาระงานที่ในที่สุดแล้ว แม้แต่เขาก็รับมือไม่ไหว

Before the Crimean War staff work was looked at "with great disdain" in the British Army; the hardships of that war caused by disorganization led to a change in attitude.^[15] The General Staff in Britain was formed in 1905, and reorganized again in 1908. Unlike the Prussian staff system, the British Army was thought too small to support separate staff and command career streams. Officers would typically alternate between staff and command.^[15] Beevor, Inside the British Army, says instead that the terrible cleavages between staff and line units caused by the enormous losses during the trench warfare of the World War I meant that senior British officers consequently decided that all officers would rotate between staff and line responsibilities, preventing the development of a separate general staff corps.

The National Security Act of 1947 instead created a Joint Staff populated by military service members who, rather than becoming career staff officers on the German general staff model, rotate into (and back out of) joint staff positions. Following the major revision of Title 10 of the United States Code by the Goldwater–Nichols Act in 1986, the Joint Staff of today works directly for the chairman of the Joint Chiefs of Staff rather than the corporate Joint Chiefs of Staff, as they did from 1947 to 1986. Under this scheme, operational command and control of military forces are not the province of the Joint Staff, but that of combatant commanders, who report through the chairman of the Joint Chiefs of Staff unless otherwise directed, to the secretary of defense.

The manpower or personnel officer supervises personnel and administration systems. This department functions as the essential administrative liaison between the subordinate units and the headquarters, handling personnel actions coming from the bottom up (such as a request for an award to be given to a particular soldier) or from the top down (such as orders being received from the army level directing that a particular soldier be reassigned to a new unit outside the command). In army units, this person is often called the Adjutant. The S-1 also works with the postal mailing office, and deals with awards and ranks as well.

The intelligence section is responsible for collecting and analyzing intelligence information about the enemy to determine what the enemy is doing or might do, to prevent the accomplishment of the enemy's mission. This office may also control maps and geographical information systems and data. At the unit level, the S-2 is the unit's security officer, and the S-2 section manages all security clearance issues for the unit's personnel. Other duties of the S-2 often include intelligence oversight and physical security.

The operations office may include plans and training. The operations office plans and coordinates operations, and all things necessary to enable the formation to operate and accomplish its mission. In most units, the operations office is the largest of the staff sections and considered the most important. All aspects of sustaining the unit's operations, planning future operations, and additionally planning and executing all unit training, fall under the responsibility of operations. The operations office is also tasked with keeping track of the weekly training schedules. In most military units (i.e., battalion, regiment, and brigade), the operations officer carries the same rank as the executive officer (XO), but ranks third in the unit's chain of command while the other staff officers are one rank lower. For example, in a battalion, the S-3 would hold the rank of major (like the battalion XO), while the remaining staff officers are captains or lieutenants.

The logistics office is responsible for managing the wide scope of materiel, transport, facilities, services and medical/health support:

• Design, development, acquisition, storage, distribution, maintenance, evacuation, and disposition of materiel.
• Transport of personnel and materiel.
• Acquisition or construction, maintenance, operation, and disposition of facilities.
• Acquisition or furnishing of services.
• Medical and health service support.

By NATO doctrine, the logistic staff is tasked with overseeing logistic aspects and principles, where the focus is that "logistic support must be focused towards ensuring the success of the operation" and prescriptions of elements such as responsibility and authority.^[26] A logistic staff may be divided into sections based on branch or geographic area. Each section may in turn also be divided into tasks and roles. The size of the logistic staff can vary greatly, depending on the environment and complexity of operations. NATO in example work with a "Multinational Joint Logistic Centre",^[27] which exists outside of the force commander's staff, but runs as a separate entity/unit, with only a few logistic personnel in the commander's staff who act as liaisons.

สำนักงานวางแผนและยุทธศาสตร์มีหน้าที่รับผิดชอบในการวางแผนยุทธศาสตร์การปฏิบัติการพลเรือน-ทหาร (CMO) ในระดับหน่วย S-5 เป็นที่ปรึกษาหลักของผู้บัญชาการเกี่ยวกับผลกระทบจากพลเรือนสู่ทหารและจากทหารสู่พลเรือนของภารกิจ/ปฏิบัติการภายในพื้นที่ผลประโยชน์ (AOI) พื้นที่ปฏิบัติการ (AO) หรือพื้นที่เป้าหมาย (TAOI) ของประเทศเจ้าบ้าน (HN) G5 ทำหน้าที่เป็นสำนักงานสนับสนุนภารกิจ (MSO) ในระดับกองพลและกองบัญชาการใหญ่ (HHC) สำหรับแผนและยุทธศาสตร์พลเรือน-ทหาร

สำนักงานสัญญาณควบคุมการสื่อสารทั้งหมด และเป็นจุดติดต่อสำหรับการออกคำสั่งและระเบียบปฏิบัติในการสื่อสารระหว่างปฏิบัติการ ตลอดจนการแก้ไขปัญหา การออกเอกสาร และการบำรุงรักษาเชิงป้องกันด้านการสื่อสาร การสื่อสารในระดับนี้ใช้ทั้งระบบดิจิทัลและระบบเสียง (วิทยุ คอมพิวเตอร์ ฯลฯ) ในระดับหน่วย S-6 มักรับผิดชอบระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดภายในหน่วย รวมถึงคอมพิวเตอร์ เครื่องแฟกซ์ เครื่องถ่ายเอกสาร และระบบโทรศัพท์ด้วย

ฝ่ายฝึกอบรมจะจัดระเบียบและประสานงานกิจกรรมการฝึกอบรมที่ดำเนินการโดยกองบัญชาการใหญ่ รวมทั้งกำกับดูแลและสนับสนุนหน่วยงานย่อยต่างๆ

ฝ่ายการเงิน ซึ่งไม่ควรสับสนกับฝ่ายบริหารที่แยกตัวออกมานั้น มีหน้าที่กำหนดนโยบายทางการเงินสำหรับการดำเนินงาน ในทางปฏิบัติแล้ว ฝ่ายบริหารและฝ่ายการเงินอาจเชื่อมโยงกัน แต่มีสายงานการรายงานที่แยกจากกัน

ความร่วมมือระหว่างพลเรือนและทหารหรือกิจการพลเรือนคือกิจกรรมที่สร้าง รักษา มีอิทธิพล หรือใช้ประโยชน์จากความสัมพันธ์ระหว่างกองกำลังทหาร รัฐบาลหรือองค์กรพลเรือนที่ไม่ใช่รัฐบาลและหน่วยงานต่างๆ และประชาชนพลเรือนในพื้นที่ปฏิบัติการที่เป็นมิตร เป็นกลาง หรือเป็นศัตรู เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติการทางทหาร และเสริมสร้างและบรรลุวัตถุประสงค์ของภารกิจ^{[ 28 ]}