ข้อกำหนด(โดยทั่วไปเรียกว่าspec ) มักหมายถึงชุดข้อกำหนดที่บันทึกไว้ซึ่งวัสดุ การออกแบบ ผลิตภัณฑ์ หรือบริการต้องปฏิบัติตาม^{[ 1 ]}ข้อกำหนดมักเป็นมาตรฐานทางเทคนิคประเภท หนึ่ง

ข้อกำหนดทางเทคนิคหรือทางวิศวกรรม (specs) มีหลายประเภท และคำนี้ถูกใช้ในความหมายที่แตกต่างกันในบริบททางเทคนิคต่างๆ โดยทั่วไปแล้ว ข้อกำหนดทางเทคนิคหรือทางวิศวกรรม มักหมายถึงเอกสารเฉพาะ และ/หรือข้อมูลเฉพาะที่อยู่ในเอกสารเหล่านั้น คำว่า " ข้อกำหนดทางเทคนิคหรือทางวิศวกรรม" มีความหมายกว้างๆ ว่า "ระบุอย่างชัดเจนหรือโดยละเอียด" หรือ "มีความเฉพาะเจาะจง"

ข้อกำหนดความต้องการคือข้อกำหนด ที่บันทึกไว้ หรือชุดของข้อกำหนดที่บันทึกไว้ ซึ่งจะต้องเป็นไปตามวัสดุ การออกแบบ ผลิตภัณฑ์ บริการ ฯลฯ ที่กำหนด^{[ 1 ]}ถือเป็นส่วนแรกๆ ที่พบได้ทั่วไปใน กระบวนการ ออกแบบทางวิศวกรรมและการพัฒนาผลิตภัณฑ์ในหลายสาขา

ข้อกำหนดเชิงฟังก์ชันเป็นรูปแบบหนึ่งของข้อกำหนดความต้องการ และอาจแสดงแผนภาพบล็อกเชิงฟังก์ชันได้

ข้อกำหนดด้านการออกแบบหรือผลิตภัณฑ์อธิบายถึงคุณลักษณะของวิธีการแก้ปัญหาสำหรับข้อกำหนดความต้องการ โดยอ้างอิงถึงวิธีการแก้ปัญหาที่ออกแบบไว้หรือวิธีการแก้ปัญหาที่ผลิตเสร็จแล้ว มักใช้เพื่อเป็นแนวทางในการผลิต/การประกอบ บางครั้งคำว่าข้อกำหนดในที่นี้ใช้ในความหมายเดียวกับเอกสารข้อมูลทางเทคนิค (หรือเอกสารสเปค ) ซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนได้ เอกสารข้อมูลทางเทคนิคอธิบายถึงคุณลักษณะทางเทคนิคของสินค้าหรือผลิตภัณฑ์ มักเผยแพร่โดยผู้ผลิตเพื่อช่วยให้ผู้คนเลือกหรือใช้ผลิตภัณฑ์ เอกสารข้อมูลทางเทคนิคไม่ใช่ข้อกำหนดทางเทคนิคในแง่ของการให้ข้อมูลวิธีการผลิต

ข้อกำหนด " ระหว่างการใช้งาน " หรือ " บำรุงรักษาตาม " ระบุถึงสภาพของระบบหรือวัตถุหลังจากใช้งานมาหลายปี รวมถึงผลกระทบจากการสึกหรอและการบำรุงรักษา (การเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่า)

ข้อกำหนดทางเทคนิคเป็นมาตรฐานทางเทคนิคประเภทหนึ่งที่อาจได้รับการพัฒนาโดยองค์กรหลากหลายประเภท ทั้งในภาครัฐและ ภาค เอกชนตัวอย่างประเภทองค์กร ได้แก่บริษัทกลุ่มบริษัท (กลุ่มบริษัทขนาดเล็ก) สมาคมการค้า (กลุ่มบริษัทในอุตสาหกรรม) รัฐบาลแห่งชาติ (รวมถึงหน่วยงานภาครัฐต่างๆหน่วยงานกำกับดูแลและห้องปฏิบัติการและสถาบันแห่งชาติ) สมาคมวิชาชีพองค์กรกำหนดมาตรฐานเฉพาะกิจเช่นISOหรือข้อกำหนดทั่วไปที่พัฒนาโดยหน่วยงานที่ไม่ขึ้นกับผู้ผลิต เป็นเรื่องปกติที่องค์กรหนึ่งจะอ้างอิง ( กล่าวถึงอ้างถึงอ้างอิงถึง ) มาตรฐานของอีกองค์กรหนึ่ง มาตรฐานโดยสมัครใจอาจกลายเป็นข้อบังคับได้หากได้รับการนำไปใช้ในสัญญาของรัฐบาลหรือธุรกิจ

ในด้านวิศวกรรมการผลิตและธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ซัพพลายเออร์ผู้ซื้อและผู้ใช้ผลิตภัณฑ์ วัสดุ หรือบริการ จะต้องเข้าใจและตกลงกันในข้อกำหนดทั้งหมด^{[ 2 ]}

ข้อกำหนดเฉพาะอาจหมายถึงมาตรฐานซึ่งมักถูกอ้างอิงในสัญญาหรือเอกสารจัดซื้อจัดจ้าง หรือชุดข้อกำหนดที่ตกลงกันไว้ (แม้ว่ามักจะใช้ในรูปเอกพจน์ก็ตาม) ไม่ว่าในกรณีใด ข้อกำหนดเฉพาะจะให้รายละเอียดที่จำเป็นเกี่ยวกับข้อกำหนดเฉพาะนั้นๆ

มาตรฐานสำหรับข้อกำหนดอาจจัดทำโดยหน่วยงานของรัฐ องค์กรมาตรฐาน ( SAE , AWS , NIST , ASTM , ISO / IEC , CEN / CENELEC , DoDเป็นต้น) สมาคมการค้าบริษัทและอื่นๆ บันทึกข้อความที่เผยแพร่โดยWilliam J. Perry รัฐมนตรี ว่าการกระทรวงกลาโหมสหรัฐฯเมื่อวันที่ 29 มิถุนายน 1994 ประกาศว่าจะมีการนำ "การใช้ข้อกำหนดและมาตรฐานด้านประสิทธิภาพและเชิงพาณิชย์มากขึ้น" มาใช้ ซึ่ง Perry มองว่าเป็น "หนึ่งในมาตรการที่สำคัญที่สุดที่ [กระทรวงกลาโหม] ควรดำเนินการ" ในเวลานั้น^{[ 3 ]}มาตรฐานของอังกฤษต่อไปนี้ใช้กับข้อกำหนด:

• BS 7373-1:2001 คู่มือการจัดทำข้อกำหนด^{[ 4 ]}
• BS 7373-2:2001 ข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ คู่มือการระบุเกณฑ์สำหรับข้อกำหนดผลิตภัณฑ์และการประกาศความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์^{[ 5 ]}
• BS 7373-3:2005 ข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ คู่มือการระบุเกณฑ์สำหรับการกำหนดข้อเสนอบริการ^{[ 6 ]}

ข้อกำหนดด้านการออกแบบ/ผลิตภัณฑ์ไม่ได้หมายความว่าผลิตภัณฑ์นั้นถูกต้องหรือมีประโยชน์ในทุกบริบทเสมอไป สินค้าอาจได้รับการตรวจสอบ ว่าตรงตามข้อกำหนดหรือมีหมายเลขข้อกำหนดกำกับ อยู่แต่สิ่งนี้ไม่ได้หมายความว่าสินค้านั้นเหมาะสมสำหรับการใช้งานอื่นๆ ที่ยังไม่ได้รับการตรวจสอบ ผู้ที่ใช้งานสินค้า ( วิศวกรสหภาพแรงงานฯลฯ) หรือผู้ที่กำหนดข้อกำหนดของสินค้า ( รหัสอาคารรัฐบาล อุตสาหกรรม ฯลฯ) มีความรับผิดชอบที่จะพิจารณาข้อกำหนดที่มีอยู่ เลือกข้อกำหนดที่ถูกต้อง บังคับใช้การปฏิบัติตาม และใช้งานสินค้าอย่างถูกต้องการตรวจสอบความเหมาะสมจึงเป็นสิ่งจำเป็น

กฎ การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐในสหภาพยุโรปและสหราชอาณาจักรกำหนดให้ใช้ข้อกำหนดทางเทคนิคที่ไม่เลือกปฏิบัติ เพื่อระบุความต้องการขององค์กรผู้ซื้อ กฎที่เกี่ยวข้องกับสัญญางานสาธารณะในตอนแรกห้าม "ข้อกำหนดทางเทคนิคที่มีผลเลือกปฏิบัติ" ตั้งแต่ปี 1971 ^{[ 7 ]}หลักการนี้ได้รับการขยายไปยังสัญญาจัดหาภาครัฐโดยคำสั่งของประชาคมยุโรปในขณะนั้น 77/62/EEC ว่าด้วยขั้นตอนการประสานงานสำหรับการให้รางวัลสัญญาจัดหาภาครัฐ ซึ่งนำมาใช้ในปี 1976 ^{[ 8 ]}บางองค์กรให้คำแนะนำเกี่ยวกับการเขียนข้อกำหนดสำหรับพนักงานและพันธมิตร^{[ 9 ] [ 10 ]}นอกเหนือจากการระบุคุณลักษณะเฉพาะที่จำเป็นของสินค้าหรือบริการที่กำลังซื้อแล้ว ข้อกำหนดในภาครัฐอาจอ้างอิงถึงวัตถุประสงค์หรือลำดับความสำคัญขององค์กรในปัจจุบันด้วย^{[ 9 ] : 3}

บางครั้งอาจมีคู่มือหรือขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานเพื่อช่วยในการเขียนและจัดรูปแบบข้อกำหนดที่ดี^{[ 11 ] [ 12 ] [ 13 ]}ข้อกำหนดอาจรวมถึง:

• ชื่อรายละเอียด หมายเลขตัวระบุฯลฯ ของข้อกำหนด
• วันที่ แก้ไขครั้งล่าสุดและการกำหนดการแก้ไข
• โลโก้หรือเครื่องหมายการค้า เพื่อระบุ ลิขสิทธิ์กรรมสิทธิ์และที่มาของเอกสาร^{[ 14 ]}
• สารบัญ ( Table of Contents ) หากเอกสารมีความยาวมาก
• บุคคล สำนักงาน หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบคำถามเกี่ยวกับข้อกำหนด การปรับปรุง และการเปลี่ยนแปลงแก้ไข
• ความ หมาย เชิงปรัชญาขอบเขต หรือความสำคัญของข้อกำหนด และวัตถุประสงค์ในการใช้งาน
• คำศัพท์คำจำกัดความและคำย่อ เพื่อ ^{ชี้แจง}ความหมายของข้อกำหนด^{[ 15} ] ^{[ 16 ]}
• วิธีการทดสอบสำหรับการวัดคุณลักษณะที่ระบุทั้งหมด
• ข้อกำหนดด้านวัสดุ: คุณสมบัติทางกายภาพ เชิงกล ทางไฟฟ้า ทางเคมี ฯลฯ เป้าหมายและค่าความคลาดเคลื่อน
• การทดสอบการยอมรับรวมถึง ข้อกำหนด การทดสอบประสิทธิภาพเป้าหมายและค่าความคลาดเคลื่อน
• ภาพวาดภาพถ่ายหรือภาพประกอบทางเทคนิค
• ฝีมือช่าง
• ต้องมีใบรับรอง
• ข้อควรพิจารณาและข้อกำหนดด้านความปลอดภัย
• ข้อควรพิจารณาและข้อกำหนด ด้านความปลอดภัย (ในกรณีที่เหมาะสม เช่น สำหรับผลิตภัณฑ์และบริการที่จะจัดหาให้แก่หน่วยงานรัฐบาลหรือกองทัพ บริษัทเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นต้น)
• ข้อควรพิจารณาและข้อกำหนดด้านสิ่งแวดล้อม
• ข้อกำหนดด้านการควบคุมคุณภาพการสุ่มตัวอย่างเพื่อการยอมรับการตรวจสอบ เกณฑ์การยอมรับ หรือในกรณีที่ระบบการจัดการคุณภาพกำลังดำเนินการอยู่ ข้อกำหนดด้าน การประกันคุณภาพที่กำหนดขึ้นเพื่อควบคุมกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบผลิตภัณฑ์/บริการซึ่งอยู่ในขอบเขตของข้อกำหนดเฉพาะ
• บุคคล สำนักงาน หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบในการบังคับใช้ข้อกำหนด (ซึ่งอาจรวมถึงการจัดเตรียมและการดำเนินการตรวจสอบเพื่อยืนยันการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ในข้อกำหนด)
• เงื่อนไขการดำเนินการและการส่งมอบ (มักอ้างอิงถึงINCOTERMS ที่เป็นมาตรฐาน )
• บทบัญญัติเกี่ยวกับการปฏิเสธ การตรวจสอบซ้ำ การพิจารณาใหม่ และมาตรการแก้ไข
• การอ้างอิงและการอ้างอิงที่อาจต้องมีคำแนะนำใดๆ ในเนื้อหาเพื่อให้เป็นไปตามการตรวจสอบย้อนกลับและความชัดเจนของเอกสาร^{[ 16 ] [ 17 ] [ 18 ]}
• ลายเซ็นอนุมัติ หากจำเป็น^{[ 19 ]}บางครั้งขั้นตอนเฉพาะจะใช้กับเหตุการณ์การลงนามอนุมัติ/การซื้อ
• เปลี่ยนบันทึกเพื่อสรุปการพัฒนา การแก้ไข และการเสร็จสิ้นตามลำดับเวลา หากเอกสารจะถูกเผยแพร่ภายใน^{[ 20 ]}
• ภาคผนวกและภาคผนวกที่ขยายรายละเอียด เพิ่มคำอธิบาย หรือเสนอทางเลือก^{[ 20 ]}

ข้อกำหนดเฉพาะในทวีปอเมริกาเหนือเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารสัญญาที่แนบมาและควบคุมแบบแปลนสำหรับการก่อสร้างอาคารและโครงการโครงสร้างพื้นฐาน ข้อกำหนดเฉพาะจะอธิบายถึงคุณภาพและประสิทธิภาพของวัสดุก่อสร้าง โดยอ้างอิงถึงรหัสและมาตรฐานที่เผยแพร่ ในขณะที่แบบแปลนหรือแบบจำลองข้อมูลอาคาร (BIM) จะแสดงปริมาณและตำแหน่งของวัสดุ เอกสารหลักที่ใช้เป็นแนวทางในการกำหนดชื่อและหมายเลขคือ MasterFormatฉบับล่าสุดซึ่งเป็นเอกสารที่ได้รับความเห็นชอบร่วมกันจากสององค์กรวิชาชีพ ได้แก่ Construction Specifications CanadaและConstruction Specifications Instituteซึ่งตั้งอยู่ในสหรัฐอเมริกา และมีการปรับปรุงทุกสองปี

แม้ว่าจะมีความโน้มเอียงที่จะเชื่อว่า "ข้อกำหนดทางเทคนิคมีผลเหนือกว่าแบบแปลน" ในกรณีที่มีความไม่สอดคล้องกันระหว่างเอกสารข้อความและแบบแปลน แต่เจตนาที่แท้จริงจะต้องระบุไว้อย่างชัดเจนในสัญญาที่ทำขึ้นระหว่างเจ้าของโครงการและผู้รับเหมา มาตรฐานของ AIA (American Institute of Architects) และ EJCDC (Engineering Joint Contract Documents Committee) ระบุว่าแบบแปลนและข้อกำหนดทางเทคนิคเป็นส่วนเสริมซึ่งกันและกัน โดยร่วมกันให้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับสิ่งอำนวยความสะดวกที่สมบูรณ์ หน่วยงานภาครัฐหลายแห่ง เช่น กองบัญชาการสิ่งอำนวยความสะดวกทางทะเล (NAVFAC) ระบุว่าข้อกำหนดทางเทคนิคมีผลเหนือกว่าแบบแปลน นี่เป็นเพราะความคิดที่ว่าคำพูดนั้นง่ายกว่าสำหรับคณะลูกขุน (หรือผู้ไกล่เกลี่ย) ในการตีความมากกว่าแบบแปลนในกรณีที่มีข้อพิพาท

มาตรฐานการกำหนดคุณสมบัติงานก่อสร้างแบ่งออกเป็น50 หมวดหรือหมวดหมู่กว้างๆ ของประเภทงานและผลลัพธ์ของงานที่เกี่ยวข้องกับการก่อสร้าง หมวดต่างๆ เหล่านี้จะแบ่งย่อยออกเป็นส่วนๆ โดยแต่ละส่วนจะกล่าวถึงประเภทวัสดุเฉพาะ (เช่น คอนกรีต) หรือผลิตภัณฑ์ของงาน (เช่น ประตูเหล็ก) ในงานก่อสร้าง วัสดุเฉพาะอาจถูกกล่าวถึงในหลายตำแหน่ง ขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ของงาน เช่น เหล็กกล้าไร้สนิม อาจถูกกล่าวถึงในฐานะวัสดุแผ่นที่ใช้ในการปิดรอยต่อและแผ่นโลหะในหมวด 07; อาจเป็นส่วนประกอบของผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป เช่น ราวบันได ซึ่งอยู่ในหมวด 05; หรืออาจเป็นส่วนประกอบของอุปกรณ์อาคาร ซึ่งอยู่ในหมวด 08 การจัดหมวดหมู่คุณสมบัติเดิมนั้นอิงตามลำดับเวลาของการก่อสร้าง โดยเริ่มจากภายนอกสู่ภายใน และตรรกะนี้ยังคงถูกนำมาใช้บ้างในขณะที่วัสดุและระบบใหม่ๆ เข้ามาในกระบวนการก่อสร้าง

แต่ละส่วนจะแบ่งย่อยออกเป็นสามส่วนที่แตกต่างกัน ได้แก่ "ทั่วไป" "ผลิตภัณฑ์" และ "การดำเนินการ" ระบบ MasterFormat และ SectionFormat ^{[ 21 ]}สามารถนำไปใช้กับการก่อสร้างที่อยู่อาศัย พาณิชย์ โยธา และอุตสาหกรรมได้อย่างประสบความสำเร็จ แม้ว่าสถาปนิกหลายคนจะพบว่าข้อกำหนดแบบเชิงพาณิชย์ที่มีปริมาณมากนั้นยาวเกินไปสำหรับโครงการที่อยู่อาศัยส่วนใหญ่ ดังนั้นจึงสร้างข้อกำหนดที่ย่อกว่าของตนเองหรือใช้ ArCHspec (ซึ่งสร้างขึ้นโดยเฉพาะสำหรับโครงการที่อยู่อาศัย) ระบบข้อกำหนดหลักมีให้บริการจากผู้จำหน่ายหลายราย เช่น Arcom, Visispec, BSD และ Spectext ระบบเหล่านี้ถูกสร้างขึ้นเพื่อสร้างมาตรฐานภาษาทั่วสหรัฐอเมริกาและโดยทั่วไปแล้วจะต้องสมัครสมาชิก

ข้อกำหนดอาจเป็นแบบ "อิงตามประสิทธิภาพ" ซึ่งผู้กำหนดข้อกำหนดจะจำกัดข้อความไว้เฉพาะการระบุประสิทธิภาพที่ต้องบรรลุโดยงานที่เสร็จสมบูรณ์ หรือแบบ "กำหนดเกณฑ์เฉพาะ" ซึ่งผู้กำหนดข้อกำหนดจะระบุเกณฑ์เฉพาะ เช่น มาตรฐานการผลิตที่ใช้ได้กับรายการนั้น ๆ หรือแบบ "เฉพาะเจาะจง" ซึ่งผู้กำหนดข้อกำหนดจะระบุผลิตภัณฑ์ ผู้จำหน่าย และแม้แต่ผู้รับเหมาที่ยอมรับได้สำหรับขอบเขตงานแต่ละส่วน นอกจากนี้ ข้อกำหนดอาจเป็นแบบ "ปิด" ด้วยรายการผลิตภัณฑ์ที่เฉพาะเจาะจง หรือแบบ "เปิด" ซึ่งอนุญาตให้ผู้รับเหมาก่อสร้างทำการเปลี่ยนแปลงได้ ข้อกำหนดการก่อสร้างส่วนใหญ่เป็นการผสมผสานระหว่างแบบอิงตามประสิทธิภาพและแบบเฉพาะเจาะจง โดยระบุชื่อผู้ผลิตและผลิตภัณฑ์ที่ยอมรับได้ พร้อมทั้งระบุมาตรฐานและเกณฑ์การออกแบบบางอย่างที่ต้องปฏิบัติตาม

ในขณะที่ข้อกำหนดในอเมริกาเหนือมักจำกัดอยู่เพียงคำอธิบายกว้างๆ ของงาน แต่ข้อกำหนดในยุโรป และงานก่อสร้างโยธาสามารถรวมถึงปริมาณงานจริง รวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น พื้นที่ของผนังเบาที่จะสร้างเป็นตารางเมตร เหมือนกับรายการวัสดุข้อกำหนดประเภทนี้เป็นความร่วมมือระหว่างผู้เขียนข้อกำหนดและผู้สำรวจปริมาณงานวิธีการนี้ไม่เป็นที่นิยมในอเมริกาเหนือ ซึ่งผู้เสนอราคาแต่ละรายจะทำการสำรวจปริมาณงานโดยพิจารณาจากทั้งแบบและข้อกำหนด ในหลายประเทศในทวีปยุโรป เนื้อหาที่อาจถูกอธิบายว่าเป็น "ข้อกำหนด" ในสหรัฐอเมริกาจะอยู่ภายใต้กฎหมายอาคารหรือกฎหมายเทศบาล งานก่อสร้างโยธาและโครงสร้างพื้นฐานในสหรัฐอเมริกามักจะรวมถึงรายละเอียดปริมาณของงานที่จะต้องดำเนินการด้วย

แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วข้อกำหนดจะออกโดย สำนักงาน สถาปนิกแต่การเขียนข้อกำหนดนั้นดำเนินการโดยสถาปนิกและวิศวกร ต่างๆ หรือโดยผู้เขียนข้อกำหนดเฉพาะทาง การเขียนข้อกำหนดมักเป็นวิชาชีพเฉพาะทางที่มีการรับรองวิชาชีพ เช่น "ผู้กำหนดข้อกำหนดการก่อสร้างที่ได้รับการรับรอง" (CCS) ซึ่งมีให้บริการผ่านสถาบันข้อกำหนดการก่อสร้าง และผู้เขียนข้อกำหนดที่ลงทะเบียน (RSW) ^{[ 22 ]}ผ่านแคนาดาข้อกำหนดการก่อสร้าง ผู้เขียนข้อกำหนดอาจเป็นหน่วยงานแยกต่างหาก เช่นผู้รับเหมาช่วงหรืออาจเป็นพนักงานของสถาปนิก วิศวกร หรือบริษัทจัดการการก่อสร้าง ผู้เขียนข้อกำหนดมักพบปะกับผู้ผลิตวัสดุก่อสร้างที่ต้องการให้ผลิตภัณฑ์ของตนได้รับการระบุไว้ในโครงการก่อสร้างที่จะเกิดขึ้น เพื่อให้ผู้รับเหมาสามารถรวมผลิตภัณฑ์เหล่านั้นไว้ในการประมาณการที่นำไปสู่ข้อเสนอของพวกเขา

ในเดือนกุมภาพันธ์ 2015 ArCHspec ได้เปิดตัวอย่างเป็นทางการ โดยเป็นผลงานจาก ArCH (Architects Creating Homes) สมาคมวิชาชีพสถาปนิกแห่งชาติของอเมริกาที่มีจุดประสงค์เพื่อพัฒนาการออกแบบสถาปัตยกรรมที่อยู่อาศัย ArCHspec ถูกสร้างขึ้นโดยเฉพาะเพื่อให้สถาปนิกที่ได้รับใบอนุญาตใช้ในการออกแบบโครงการ SFR (Single Family Residential) แตกต่างจากข้อกำหนดเชิงพาณิชย์อย่าง CSI/CSC (ข้อกำหนดเชิงพาณิชย์ที่มีมากกว่า 50 ข้อ) ArCHspec ใช้ข้อกำหนดแบบดั้งเดิมที่กระชับกว่า 16 ข้อ บวกกับข้อ 0 (ขอบเขตและแบบฟอร์มการเสนอราคา) และข้อ 17 (ระบบไฟฟ้าแรงต่ำ) ก่อนหน้านี้ สถาปนิกจำนวนมากไม่ได้จัดทำข้อกำหนดสำหรับงานออกแบบที่อยู่อาศัย ซึ่งเป็นหนึ่งในเหตุผลที่ ArCHspec ถูกสร้างขึ้นมา เพื่อเติมเต็มช่องว่างในอุตสาหกรรมด้วยข้อกำหนดที่กระชับยิ่งขึ้นสำหรับโครงการที่อยู่อาศัย เอกสารข้อกำหนดแบบย่อที่เหมาะสำหรับการใช้งานในที่อยู่อาศัยก็มีให้บริการผ่านทาง Arcom เช่นกัน โดยใช้รูปแบบ 50 ส่วน ซึ่งได้รับการนำมาใช้ทั้งในสหรัฐอเมริกาและแคนาดาตั้งแต่ปี 2547 รูปแบบ 16 ส่วนนั้นไม่ถือเป็นมาตรฐานอีกต่อไป และไม่ได้รับการสนับสนุนจาก CSI หรือ CSC หรือบริการข้อกำหนดหลักแบบสมัครสมาชิก คลังข้อมูล ระบบจัดการผลิตภัณฑ์ และหน่วยงานภาครัฐส่วนใหญ่

ระเบียบการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐบาลกลางสหรัฐอเมริกาที่ควบคุมการจัดซื้อจัดจ้างสำหรับรัฐบาลกลางและหน่วยงานของรัฐบาลกลางกำหนดว่าต้องเก็บสำเนาแบบร่างและข้อกำหนดไว้ในสถานที่ก่อสร้าง^{[ 23 ]}

ข้อกำหนดต่างๆ ในประเทศอียิปต์เป็นส่วนหนึ่งของเอกสารสัญญา ศูนย์วิจัยการเคหะและการก่อสร้างแห่งชาติ ( HBRC ) มีหน้าที่รับผิดชอบในการพัฒนาข้อกำหนดและมาตรฐานการก่อสร้าง HBRC ได้ตีพิมพ์หนังสือมากกว่า 15 เล่ม ซึ่งครอบคลุมกิจกรรมการก่อสร้างต่างๆ เช่นงานดินการฉาบปูน เป็นต้น

ข้อกำหนดเฉพาะในสหราชอาณาจักรเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารสัญญาที่แนบมาและควบคุมการก่อสร้างอาคาร ข้อกำหนดเหล่านี้จัดทำโดยผู้เชี่ยวชาญด้านการก่อสร้าง เช่นสถาปนิกนักเทคโนโลยีสถาปัตยกรรมวิศวกรโครงสร้างสถาปนิกภูมิทัศน์และวิศวกรระบบอาคารโดยสร้างขึ้นจากข้อกำหนดเฉพาะของโครงการก่อนหน้า เอกสารภายในองค์กร หรือข้อกำหนดเฉพาะหลัก เช่นข้อกำหนดเฉพาะอาคารแห่งชาติ (National Building Specification หรือ NBS) ข้อกำหนดเฉพาะอาคารแห่งชาติเป็นกรรมสิทธิ์ของสถาบันสถาปนิกแห่งสหราชอาณาจักร (Royal Institute of British Architects หรือ RIBA) ผ่านกลุ่มธุรกิจ RIBA Enterprises (RIBAe) ข้อกำหนดเฉพาะหลักของ NBS มีเนื้อหาที่กว้างขวางและครอบคลุม และจัดทำโดยใช้ฟังก์ชันซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ผู้กำหนดข้อกำหนดสามารถปรับแต่งเนื้อหาให้เหมาะสมกับความต้องการของโครงการและทันสมัยอยู่เสมอ

ข้อกำหนดโครงการของสหราชอาณาจักรแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก ได้แก่ ข้อกำหนดเชิงกำหนดและข้อกำหนดเชิงประสิทธิภาพ ข้อกำหนดเชิงกำหนดจะระบุข้อกำหนดโดยใช้คำอธิบายทั่วไปหรือเฉพาะเจาะจงของสิ่งที่จำเป็น ในขณะที่ข้อกำหนดเชิงประสิทธิภาพจะเน้นที่ผลลัพธ์มากกว่าลักษณะของส่วนประกอบ คำแนะนำ ของพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้าง ภาครัฐของสหราชอาณาจักร ระบุว่าโดยทั่วไปแล้ว มาตรฐานทางเทคนิคที่ออกในเอกสารการจัดซื้อจัดจ้าง "ต้องอ้างอิงถึงข้อกำหนดด้านประสิทธิภาพหรือฟังก์ชันการทำงาน (และไม่ใช่การออกแบบ รูปแบบการอนุญาตเฉพาะ หรือลักษณะเชิงพรรณนา)" ^{[ 24 ]}

ข้อกำหนดเฉพาะเป็นส่วนสำคัญของแบบจำลองข้อมูลอาคาร (Building Information Modeling)และครอบคลุมข้อกำหนดที่ไม่เกี่ยวกับรูปทรงเรขาคณิต

โดยทั่วไป ผลิตภัณฑ์ยาจะได้รับการทดสอบและรับรองคุณภาพตามตำราเภสัชกรรม ต่างๆ มาตรฐานยาที่มีอยู่ในปัจจุบัน ได้แก่:

• ตำราเภสัชกรรมอังกฤษ
• ตำราเภสัชกรรมยุโรป
• ตำราเภสัชกรรมญี่ปุ่น
• ตำราเภสัชกรรมสากล
• เภสัชตำรับของสหรัฐอเมริกา

หากผลิตภัณฑ์ยาใดไม่ครอบคลุมอยู่ในมาตรฐาน ข้างต้น สามารถประเมินได้จากแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ตำราเภสัชกรรมจากประเทศอื่น ข้อกำหนดทางอุตสาหกรรม หรือสูตรยา มาตรฐาน เช่น

• สูตรตำรับยาแห่งชาติของอังกฤษสำหรับเด็ก
• สูตรตำรับยาแห่งชาติของอังกฤษ
• ตำรับยาแห่งชาติ

แนวทางที่คล้ายกันนี้ถูกนำมาใช้ในการผลิตอาหาร โดยCodex Alimentariusจัดให้มาตรฐานสูงสุด ตามด้วยมาตรฐานระดับภูมิภาคและระดับชาติ^{[ 25 ]}

ปัจจุบัน การครอบคลุมมาตรฐาน อาหารและยา โดยISOยังไม่ประสบผลสำเร็จเท่าที่ควร และยังไม่ได้ถูกนำเสนอเป็นวาระเร่งด่วนเนื่องจากข้อจำกัดที่เข้มงวดของรัฐธรรมนูญระดับภูมิภาคหรือระดับชาติ^{[ 26 ] [ 27 ]}

ข้อกำหนดและมาตรฐานอื่นๆ สามารถกำหนดจากภายนอกได้ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น รวมถึงข้อกำหนดการผลิตและคุณภาพภายในด้วย ข้อกำหนดเหล่านี้ไม่ได้มีอยู่เฉพาะสำหรับ ผลิตภัณฑ์ อาหารหรือยา เท่านั้น แต่ยังรวมถึงเครื่องจักรแปรรูปกระบวนการคุณภาพบรรจุภัณฑ์ โลจิสติกส์ ( ห่วงโซ่ความเย็น ) เป็นต้น และตัวอย่างเช่น ISO 14134 และ ISO 15609 ^{[ 28 ] [ 29 ]}

สิ่งที่ตรงกันข้ามกับการระบุข้อกำหนดอย่างชัดเจนคือกระบวนการจัดการกับการสังเกตที่อยู่นอกข้อกำหนดสำนักงานคณะกรรมการอาหารและยาของสหรัฐอเมริกาได้เผยแพร่คำแนะนำที่ไม่ผูกมัดซึ่งกล่าวถึงประเด็นนี้^{[ 30 ]}

ในปัจจุบัน ข้อมูลและกฎระเบียบส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับอาหารและผลิตภัณฑ์อาหารยังคงอยู่ในรูปแบบที่ทำให้ยากต่อการนำวิธีการและเทคนิคการประมวลผล การจัดเก็บ และการส่งข้อมูลแบบอัตโนมัติมาใช้

ระบบข้อมูลที่สามารถประมวลผล จัดเก็บ และถ่ายโอนข้อมูลเกี่ยวกับอาหารและผลิตภัณฑ์อาหาร จำเป็นต้องมีข้อกำหนดที่เป็นทางการสำหรับการแสดงข้อมูลเกี่ยวกับอาหารและผลิตภัณฑ์อาหาร เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

การพัฒนาข้อกำหนดอย่างเป็นทางการสำหรับข้อมูลอาหารและยาที่มีความชัดเจนและความแม่นยำที่จำเป็นและเพียงพอสำหรับการใช้งานโดยเฉพาะในระบบคอมพิวเตอร์ดิจิทัลได้เริ่มปรากฏขึ้นจากหน่วยงานของรัฐและองค์กรมาตรฐานบางแห่ง: สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยาแห่งสหรัฐอเมริกาได้เผยแพร่ข้อกำหนดสำหรับ "ฉลากผลิตภัณฑ์ที่มีโครงสร้าง" ซึ่งผู้ผลิตยาจะต้องใช้เพื่อส่งข้อมูลบนฉลากยาทางอิเล็กทรอนิกส์^{[ 31 ]}เมื่อเร็วๆ นี้ ISO ได้มีความคืบหน้าในด้านมาตรฐาน อาหารและยา และข้อกำหนดอย่างเป็นทางการสำหรับข้อมูลเกี่ยวกับสารควบคุมผ่านการเผยแพร่ ISO 11238 ^{[ 32 ]}

ในบริบทหลายๆ อย่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านซอฟต์แวร์ จำเป็นต้องมีข้อกำหนดเฉพาะเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่เกิดจากความไม่เข้ากัน เช่น ในประเด็นเรื่องการทำงานร่วมกันระหว่างระบบต่างๆ

ตัวอย่างเช่น เมื่อแอปพลิเคชันสองตัวใช้ข้อมูล Unicode ร่วมกัน แต่ใช้รูปแบบปกติที่แตกต่างกัน หรือใช้ไม่ถูกต้อง ในลักษณะที่ไม่เข้ากัน หรือไม่ใช้ชุดข้อกำหนดการทำงานร่วมกันขั้นต่ำร่วมกัน อาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดและการสูญเสียข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น Mac OS X มีส่วนประกอบหลายอย่างที่ต้องการหรือจำเป็นต้องใช้เฉพาะอักขระที่แยกส่วน (ดังนั้น Unicode ที่เข้ารหัสด้วย UTF-8 ที่ใช้เฉพาะอักขระที่แยกส่วนจึงเรียกว่า "UTF8-MAC") ในกรณีเฉพาะหนึ่ง การรวมกันของข้อผิดพลาดของ OS X ในการจัดการอักขระที่ประกอบขึ้น และ ซอฟต์แวร์การแชร์ไฟล์และเครื่องพิมพ์ Samba (ซึ่งแทนที่ตัวอักษรที่แยกส่วนด้วยตัวอักษรที่ประกอบขึ้นเมื่อคัดลอกชื่อไฟล์) ทำให้เกิดปัญหาการทำงานร่วมกันที่สับสนและทำลายข้อมูล^{[ 33 ] [ 34 ]}

แอปพลิเคชันอาจหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดดังกล่าวได้โดยการรักษารหัสอักขระที่ป้อนเข้ามา และแปลงให้เป็นรูปแบบมาตรฐานที่แอปพลิเคชันต้องการใช้ภายในเท่านั้น

ข้อผิดพลาดดังกล่าวอาจหลีกเลี่ยงได้ด้วยการใช้อัลกอริธึมในการปรับค่าสตริงทั้งสองให้เป็นมาตรฐานก่อนทำการเปรียบเทียบแบบไบนารีใดๆ

อย่างไรก็ตาม ข้อผิดพลาดที่เกิดจากความไม่เข้ากันของการเข้ารหัสชื่อไฟล์นั้นมีมาโดยตลอด เนื่องจากขาดชุดข้อกำหนดขั้นต่ำทั่วไประหว่างซอฟต์แวร์ที่คาดหวังว่าจะสามารถทำงานร่วมกันได้ระหว่างไดรเวอร์ระบบไฟล์ ระบบปฏิบัติการ โปรโตคอลเครือข่าย และแพ็กเกจซอฟต์แวร์นับพันรายการ

ข้อกำหนดอย่างเป็นทางการคือ คำอธิบาย ทางคณิตศาสตร์ของซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์ที่อาจใช้ในการพัฒนาการใช้งานโดยจะอธิบายว่าระบบควรทำอะไร ไม่ใช่ (จำเป็น) ว่าระบบควรทำ อย่างไรเมื่อมีข้อกำหนดดังกล่าวแล้ว ก็สามารถใช้ เทคนิค การตรวจสอบอย่างเป็นทางการเพื่อแสดงให้เห็นว่าการออกแบบระบบที่เสนอถูกต้องตามข้อกำหนดนั้น ข้อดีคือ การออกแบบระบบที่ไม่ถูกต้องสามารถแก้ไขได้ก่อนที่จะลงทุนครั้งใหญ่ในการนำการออกแบบไปใช้งานจริง อีกแนวทางหนึ่งคือการใช้ ขั้นตอน การปรับปรุง ที่พิสูจน์ได้ว่าถูกต้อง เพื่อเปลี่ยนข้อกำหนดให้เป็นการออกแบบ และในที่สุดก็เป็นการใช้งานจริงที่ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น

ในการพัฒนาฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ หรือระบบระดับองค์กรข้อกำหนดทางสถาปัตยกรรมคือชุดเอกสารที่อธิบายโครงสร้างพฤติกรรมและมุมมองอื่น ๆ ของระบบนั้น

ข้อกำหนดของโปรแกรมคือคำจำกัดความของสิ่งที่โปรแกรมคอมพิวเตอร์คาดว่าจะทำได้ อาจเป็นแบบไม่เป็นทางการซึ่งในกรณีนี้อาจถือได้ว่าเป็นคู่มือผู้ใช้จากมุมมองของนักพัฒนา หรืออาจเป็นแบบเป็นทางการซึ่งในกรณีนี้จะมีคำจำกัดความที่ชัดเจนในเชิงคณิตศาสตร์หรือเชิงโปรแกรม ในทางปฏิบัติ ข้อกำหนดที่ประสบความสำเร็จจำนวนมากถูกเขียนขึ้นเพื่อทำความเข้าใจและปรับแต่งแอปพลิเคชันที่ได้รับการพัฒนามาเป็นอย่างดีแล้ว แม้ว่าระบบซอฟต์แวร์ที่สำคัญต่อความปลอดภัย มักจะถูกกำหนดรายละเอียดอย่างรอบคอบก่อนการพัฒนาแอปพลิเคชันก็ตาม ข้อกำหนดมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับอินเทอร์เฟซภายนอกที่ต้องคงที่อยู่เสมอ

ในการพัฒนาซอฟต์แวร์ข้อกำหนดเชิงฟังก์ชัน (หรือเรียก อีกอย่างว่าข้อกำหนดฟังก์ชันหรือเอกสารข้อกำหนดเชิงฟังก์ชัน (FSD) ) คือชุดเอกสารที่อธิบายพฤติกรรมของโปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือระบบซอฟต์แวร์ ขนาดใหญ่ โดยทั่วไปเอกสารจะอธิบายถึงข้อมูลป้อนเข้าต่างๆ ที่สามารถป้อนเข้าสู่ ระบบ ซอฟต์แวร์และวิธีที่ระบบตอบสนองต่อข้อมูลป้อนเข้าเหล่านั้น

ข้อกำหนดบริการเว็บมักอยู่ภายใต้ ระบบการ ^{จัดการ}คุณภาพ [ ^{35 ]}

เอกสารประเภทนี้กำหนดวิธีการเขียนเอกสารเฉพาะ ซึ่งอาจรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงระบบการตั้งชื่อเอกสาร เวอร์ชัน เค้าโครง การอ้างอิง โครงสร้าง ลักษณะ ภาษา ลิขสิทธิ์ ลำดับชั้น หรือรูปแบบ ฯลฯ^{[ 36 ] [ 37 ]}บ่อยครั้งที่ข้อกำหนดประเภทนี้จะเสริมด้วยแม่แบบที่กำหนดไว้^{[ 38 ] [ 39 ] [ 40 ]}

• Pyzdek, T, "คู่มือวิศวกรรมคุณภาพ", 2003, ISBN 0-8247-4614-7
• Godfrey, AB, "Juran's Quality Handbook", 1999, ISBN 007034003X
• "ข้อกำหนดสำหรับอุตสาหกรรมเคมีและกระบวนการผลิต", 1996, ASQ Quality Press, ISBN 0-87389-351-4
• มาตรฐาน ASTM E29-06b แนวปฏิบัติมาตรฐานสำหรับการใช้ตัวเลขสำคัญในข้อมูลการทดสอบเพื่อพิจารณาความสอดคล้องกับข้อกำหนด
• วารสารข้อมูลและการสร้างแบบจำลองทางเคมี
• วารสารเอกสาร (Journal of Documentation) ,สำนักพิมพ์ Emerald Group Publishing , ISSN 0022-0418