การควบคุม (การจัดการ)

การควบคุมเป็นหน้าที่หนึ่งของการจัดการที่ช่วยในการระบุข้อผิดพลาดและดำเนินการแก้ไขที่เหมาะสม กล่าวโดยง่ายคือ ช่วยให้มั่นใจได้ว่ากิจกรรมต่างๆ ดำเนินการอย่างถูกต้องและปราศจากข้อผิดพลาด

ตามแนวคิดสมัยใหม่ การควบคุมเป็นกระบวนการเชิงรุก เนื่องจากแนวคิดการควบคุมในอดีตนั้นใช้เฉพาะเมื่อตรวจพบข้อผิดพลาดเท่านั้น การควบคุมในด้านการจัดการรวมถึงการกำหนดมาตรฐาน การวัดผลการปฏิบัติงาน และการดำเนินการแก้ไขในการตัดสินใจ

ในปี พ.ศ. 2459 Henri Fayolได้กำหนดนิยามแรกๆ ของการควบคุมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการไว้ดังนี้: ^{[ 1 ]}

การควบคุมกิจการประกอบด้วยการดูแลให้ทุกอย่างดำเนินการไปตามแผนที่วางไว้ คำสั่งที่ได้รับ และหลักการที่กำหนดไว้ จุดประสงค์คือเพื่อชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดเพื่อที่จะได้แก้ไขและป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นซ้ำอีก

ตามที่E. F. L. Brech กล่าวไว้ ว่า: ^{[ 2 ]}

การควบคุมคือการตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานในปัจจุบันเทียบกับมาตรฐานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในแผนงาน โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้มั่นใจได้ว่ามีความคืบหน้าอย่างเหมาะสมและประสิทธิภาพการทำงานเป็นที่น่าพอใจ

ตามที่Harold Koontz กล่าวไว้ : ^{[ 3 ]}

การควบคุม คือ การวัดและแก้ไขประสิทธิภาพการทำงานเพื่อให้มั่นใจว่าวัตถุประสงค์ขององค์กรและแผนงานที่วางไว้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้นได้สำเร็จลุล่วงไป

ตามคำกล่าวของสแตฟฟอร์ด เบียร์ :

การจัดการคือวิชาชีพแห่งการควบคุม

ตามที่ Robert J. Mockler ได้นำเสนอคำจำกัดความที่ครอบคลุมมากขึ้นของการควบคุมการจัดการไว้ดังนี้: ^{[ 4 ]}

การควบคุมการจัดการสามารถนิยามได้ว่าเป็นความพยายามอย่างเป็นระบบของฝ่ายบริหารธุรกิจในการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับมาตรฐาน แผนงาน หรือเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เพื่อพิจารณาว่าผลการดำเนินงานเป็นไปตามมาตรฐานเหล่านั้นหรือไม่ และเพื่อดำเนินการแก้ไขใดๆ ที่จำเป็นเพื่อให้มั่นใจว่าทรัพยากรบุคคลและทรัพยากรอื่นๆ ขององค์กรถูกนำไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดในการบรรลุเป้าหมายขององค์กร

ระบบย่อยควบคุมทำงานประสานอย่างใกล้ชิดกับระบบปฏิบัติการ ระดับการโต้ตอบขึ้นอยู่กับลักษณะของระบบปฏิบัติการและวัตถุประสงค์ของระบบ ความเสถียรหมายถึงความสามารถของระบบในการรักษารูปแบบของเอาต์พุตโดยไม่มีความผันผวนมากนัก ความรวดเร็วในการตอบสนองหมายถึงความเร็วที่ระบบสามารถแก้ไขความแปรผันและกลับไปสู่เอาต์พุตที่คาดหวังได้^{[ 5 ]}

การเลือกตั้งทางการเมืองสามารถแสดงให้เห็นถึงแนวคิดเรื่องการควบคุมและความสำคัญของข้อมูลป้อนกลับได้ พรรคการเมืองแต่ละพรรคจะจัดแคมเปญเพื่อผลักดันให้ผู้สมัครของตนได้รับเลือก และวางแผนที่จะแจ้งให้สาธารณชนทราบเกี่ยวกับคุณสมบัติของผู้สมัครและนโยบายของพรรค เมื่อใกล้ถึงการเลือกตั้ง ผลสำรวจความคิดเห็นจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของแคมเปญและโอกาสในการชนะของแต่ละผู้สมัคร ขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อมูลป้อนกลับนี้ อาจมีการปรับเปลี่ยนกลยุทธ์และ/หรือยุทธวิธีบางอย่างเพื่อพยายามบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ

จากคำจำกัดความเหล่านี้ สามารถกล่าวได้ว่ามีความเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดระหว่างการวางแผนและการควบคุม การวางแผนเป็นกระบวนการที่กำหนดวัตถุประสงค์ขององค์กรและวิธีการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เหล่านั้น และการควบคุมเป็นกระบวนการที่วัดและกำกับผลการดำเนินงานจริงเทียบกับเป้าหมายที่วางแผนไว้ขององค์กร ดังนั้น เป้าหมายและวัตถุประสงค์จึงมักถูกเรียกว่าเป็นฝาแฝดสยามของการจัดการหน้าที่การจัดการคือการวัดและแก้ไขผลการดำเนินงานเพื่อให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์ขององค์กรและเป้าหมายที่กำหนดขึ้นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เหล่านั้นได้สำเร็จ

การไม่มีสิทธิ์ในการควบคุมการกระทำหรือวิธีการทำงานของบุคคลที่ทำงานอยู่โดยทั่วไปถือเป็นข้อบ่งชี้ว่าความสัมพันธ์ในการทำงานกับบุคคลนั้นอยู่ภายใต้^{สัญญา}บริการและไม่ใช่รูปแบบการจ้างงาน^{[ 6} ]

• การควบคุมเป็นกระบวนการต่อเนื่อง
• การควบคุมมีความเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับการวางแผน
• การควบคุมเป็นเครื่องมือในการบรรลุเป้าหมายกิจกรรมขององค์กร
• การควบคุมเป็นกระบวนการแบบครบวงจรตั้งแต่ต้นจนจบ
• การควบคุมจะเปรียบเทียบประสิทธิภาพที่เกิดขึ้นจริงกับประสิทธิภาพที่วางแผนไว้*
• ระบบควบคุมชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดในกระบวนการทำงาน
• การควบคุมช่วยลดต้นทุน
• การควบคุมบรรลุมาตรฐาน
• การควบคุมช่วยประหยัดเวลา
• การควบคุมช่วยให้ฝ่ายบริหารตรวจสอบประสิทธิภาพได้
• การควบคุมจะเปรียบเทียบประสิทธิภาพกับมาตรฐาน
• การควบคุมมุ่งเน้นที่การกระทำ

องค์ประกอบพื้นฐานสี่อย่างในระบบควบคุม ได้แก่:

1. ลักษณะ หรือสภาวะ ที่ต้องควบคุม
2. เซ็นเซอร์​
3. ตัวเปรียบเทียบ
4. ตัวกระตุ้น

เกิดขึ้นในลำดับเดียวกันและรักษาความสัมพันธ์ที่สอดคล้องกันระหว่างกันในทุกระบบ^{[ 5 ]}

องค์ประกอบแรกคือลักษณะเฉพาะหรือสภาวะของระบบปฏิบัติการที่จะทำการวัด โดยจะเลือกคุณลักษณะเฉพาะเนื่องจากมีความสัมพันธ์ระหว่างคุณลักษณะเหล่านั้นกับประสิทธิภาพของระบบ คุณลักษณะอาจเป็นผลลัพธ์ของระบบในระหว่างขั้นตอนการประมวลผลใดๆ (เช่น พลังงานความร้อนที่ผลิตโดยเตาเผา) หรืออาจเป็นสภาวะที่เป็นผลมาจากระบบ (เช่น อุณหภูมิในห้องที่เปลี่ยนแปลงไปเนื่องจากความร้อนที่เกิดจากเตาเผา) ในระบบโรงเรียนประถมศึกษา ตัวอย่างของคุณลักษณะที่อาจถูกเลือกเพื่อการวัดหรือควบคุม ได้แก่ ชั่วโมงการทำงานของครู หรือความรู้ที่เพิ่มขึ้นของนักเรียนในการสอบระดับชาติ

องค์ประกอบที่สองของการควบคุม คือ เซ็นเซอร์ซึ่งเป็นอุปกรณ์สำหรับวัดคุณลักษณะ ตัวอย่างเช่น ในระบบทำความร้อนในบ้าน อุปกรณ์นี้ก็คือเทอร์โมสตัท และในระบบควบคุมคุณภาพ การวัดนี้อาจทำได้โดยการตรวจสอบผลิตภัณฑ์ด้วยสายตา

องค์ประกอบที่สามของการควบคุม คือตัวเปรียบเทียบซึ่งใช้ในการตรวจสอบความจำเป็นในการแก้ไข โดยเปรียบเทียบสิ่งที่เกิดขึ้นจริงกับสิ่งที่วางแผนไว้ การเบี่ยงเบนจากแผนบ้างเป็นเรื่องปกติและคาดการณ์ได้ แต่เมื่อความผันแปรเกินกว่าระดับที่ยอมรับได้ จำเป็นต้องมีการดำเนินการแก้ไข การดำเนินการแก้ไขนี้เกี่ยวข้องกับการป้องกันในลักษณะหนึ่ง ซึ่งบ่งชี้ว่ามีการควบคุมที่ดีแล้ว

องค์ประกอบที่สี่ของการควบคุม คือ ตัวกระตุ้น ซึ่งเป็นการดำเนินการแก้ไขเพื่อคืนระบบให้กลับสู่ผลลัพธ์ที่คาดหวัง บุคคล อุปกรณ์ หรือวิธีการที่ใช้ในการป้อนข้อมูลแก้ไขเข้าไปในระบบอาจมีหลากหลายรูปแบบ อาจเป็นตัวควบคุมไฮดรอลิกที่ควบคุมด้วยโซลินอยด์หรือมอเตอร์ไฟฟ้าเพื่อตอบสนองต่อสัญญาณข้อผิดพลาดทางอิเล็กทรอนิกส์ พนักงานที่ได้รับคำสั่งให้แก้ไขชิ้นส่วนที่ไม่ผ่านการตรวจสอบคุณภาพ หรือครูใหญ่ที่ตัดสินใจซื้อหนังสือเพิ่มเพื่อรองรับจำนวนนักเรียนที่เพิ่มขึ้น ตราบใดที่แผนดำเนินการอยู่ภายในขอบเขตที่อนุญาต การดำเนินการแก้ไขก็ไม่จำเป็น อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติแล้วสิ่งนี้เกิดขึ้นได้ยาก

ข้อมูลเป็นสื่อกลางในการควบคุม เนื่องจากกระแสข้อมูลทางประสาทสัมผัสและต่อมากระแสข้อมูลแก้ไขช่วยให้สามารถควบคุมลักษณะหรือเงื่อนไขของระบบได้^{[ 7 ]}

ข้อกำหนดหลักของระบบควบคุมคือการรักษาระดับและชนิดของผลลัพธ์ที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของระบบ^{[ 8 ]}โดยทั่วไปแล้วการควบคุมคุณลักษณะและเงื่อนไขทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับผลลัพธ์ของระบบนั้นเป็นไปไม่ได้ในทางปฏิบัติ ดังนั้น การเลือกรายการที่ถูกควบคุม (และข้อมูลที่เหมาะสมเกี่ยวกับรายการนั้น) จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง ควรมีความสัมพันธ์โดยตรงระหว่างรายการที่ถูกควบคุมกับการทำงานของระบบ กล่าวอีกนัยหนึ่ง การควบคุมลักษณะที่เลือกควรมีความสัมพันธ์โดยตรงกับเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของระบบ

หลังจากตรวจจับหรือวัดคุณลักษณะแล้ว ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมจะถูกส่งกลับมา ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบว่าข้อมูลใดบ้างที่จำเป็นต้องส่ง และภาษาใดที่จะช่วยให้กระบวนการสื่อสารราบรื่นและลดโอกาสการบิดเบือนในการส่ง ข้อมูลที่จะนำไปเปรียบเทียบกับมาตรฐานหรือแผน ควรแสดงด้วยคำหรือภาษาเดียวกันกับในแผนเดิม เพื่ออำนวยความสะดวกในการตัดสินใจ การใช้เครื่องจักร (คอมพิวเตอร์) อาจต้องมีการแปลข้อมูลอย่างละเอียด เนื่องจากภาษาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการคำนวณและการตรวจสอบโดยมนุษย์ไม่เหมือนกันเสมอไป ความง่ายในการแปลจึงอาจเป็นปัจจัยสำคัญในการเลือกหน่วยวัดหรือหน่วยภาษาในองค์ประกอบการตรวจจับ

ในหลายกรณี การวัดอาจเป็นการสุ่มตัวอย่างแทนที่จะให้ข้อมูลป้อนกลับที่สมบูรณ์และต่อเนื่องเกี่ยวกับการดำเนินงาน ขั้นตอนการสุ่มตัวอย่างแนะนำให้วัดส่วนใดส่วนหนึ่งหรือบางส่วนของการดำเนินงานที่จะเป็นตัวแทนของทั้งหมด^{[ 4 ]}

ในระบบสังคมบรรทัดฐานของพฤติกรรมที่ยอมรับได้จะกลายเป็นมาตรฐานที่ใช้ในการตัดสินพฤติกรรมที่เรียกว่าเบี่ยงเบน ข้อบังคับและกฎหมายเป็นการรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นทางการมากขึ้นสำหรับสังคม บรรทัดฐานทางสังคมเปลี่ยนแปลงไป แต่ช้ามาก ในทางตรงกันข้าม มาตรฐานที่กำหนดไว้ในกฎหมายอย่างเป็นทางการสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในชั่วข้ามคืนผ่านการแก้ไข การยกเลิก หรือการแทนที่ด้วยมาตรฐานอื่น ข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมเบี่ยงเบนกลายเป็นพื้นฐานสำหรับการควบคุมกิจกรรมทางสังคมข้อมูลผลผลิตจะถูกเปรียบเทียบกับมาตรฐานหรือบรรทัดฐาน และจะมีการสังเกตความเบี่ยงเบนที่สำคัญ ในตัวอย่างทางอุตสาหกรรม การแจกแจงความถี่ (ตารางแสดงจำนวนครั้งที่ลักษณะเฉพาะเกิดขึ้นในตัวอย่างผลิตภัณฑ์ที่ตรวจสอบ) อาจใช้เพื่อแสดงคุณภาพเฉลี่ย การกระจาย และการเปรียบเทียบผลผลิตกับมาตรฐาน

หากผลลัพธ์ที่ได้แตกต่างจากแผนงานอย่างมีนัยสำคัญและไม่สามารถแก้ไขได้ ระบบนั้นจะ "ควบคุมไม่ได้" ซึ่งหมายความว่าวัตถุประสงค์ของระบบไม่สามารถบรรลุได้เมื่อเทียบกับขีดความสามารถของระบบในปัจจุบัน จำเป็นต้องมีการประเมินวัตถุประสงค์ใหม่หรือออกแบบระบบใหม่เพื่อเพิ่มขีดความสามารถหรือศักยภาพใหม่ ตัวอย่างเช่นการค้ายาเสพติดเพิ่มขึ้นอย่างน่าตกใจในบางเมือง ประชาชนต้องตัดสินใจว่าจะปรับปรุงระบบตำรวจเพื่อควบคุมสถานการณ์ หรือจะแก้ไขกฎหมายเพื่อให้สอดคล้องกับบรรทัดฐานพฤติกรรมที่ยอมรับได้ที่แตกต่างออกไป

หน่วยกระตุ้นจะตอบสนองต่อข้อมูลที่ได้รับจากตัวเปรียบเทียบและเริ่มดำเนินการแก้ไข หากระบบเป็นระบบเครื่องจักรต่อเครื่องจักร ข้อมูลป้อนเข้าเพื่อแก้ไข (กฎการตัดสินใจ) จะได้รับการออกแบบไว้ในเครือข่าย อย่างไรก็ตาม เมื่อการควบคุมเกี่ยวข้องกับระบบคนต่อเครื่องจักรหรือคนต่อคน บุคคลที่รับผิดชอบจะต้องประเมิน: (1) ความถูกต้องของข้อมูลป้อนกลับ (2) ความสำคัญของการเปลี่ยนแปลง และ (3) ข้อมูลป้อนเข้าเพื่อแก้ไขใดที่จะทำให้ระบบกลับสู่เสถียรภาพในระดับที่เหมาะสม เมื่อตัดสินใจที่จะป้อนข้อมูลใหม่เข้าสู่ระบบแล้ว กระบวนการจริงอาจค่อนข้างง่าย พลังงานเพียงเล็กน้อยสามารถเปลี่ยนแปลงการทำงานของเครื่องบินเจ็ท โรงงานเหล็กอัตโนมัติ และโรงไฟฟ้าพลังน้ำได้ นักบินกดปุ่ม และล้อลงจอดของเครื่องบินจะขึ้นหรือลง ผู้ควบคุมโรงงานเหล็กกดคันโยก และเหล็กที่ร้อนจัดจะวิ่งผ่านโรงงาน พนักงานที่แผงควบคุมจะสั่งการให้พลังงานไฟฟ้าไหลผ่านเครือข่ายสถานีและสถานีย่อย ในภูมิภาค ใช้พลังงานควบคุมเพียงเล็กน้อยในการปล่อยหรือหยุดอินพุตจำนวนมาก^{[ 7 ]}

ตัวเปรียบเทียบอาจอยู่ห่างไกลจากระบบปฏิบัติการ แม้ว่าอย่างน้อยบางองค์ประกอบจะต้องอยู่ใกล้กับการปฏิบัติงานก็ตาม ตัวอย่างเช่น การวัด (องค์ประกอบรับรู้) มักจะอยู่ที่จุดปฏิบัติงาน ข้อมูลการวัดสามารถส่งไปยังจุดที่อยู่ห่างไกลเพื่อเปรียบเทียบกับมาตรฐาน (ตัวเปรียบเทียบ) และเมื่อเกิดความคลาดเคลื่อน สามารถปล่อยสัญญาณแก้ไขจากจุดที่อยู่ห่างไกลได้ อย่างไรก็ตาม สัญญาณป้อนเข้า (ตัวกระตุ้น) จะอยู่ที่ระบบปฏิบัติการ ความสามารถในการควบคุมจากระยะไกลนี้หมายความว่าเครื่องบินสามารถควบคุมได้จากระยะไกล กระบวนการผลิตที่อันตรายสามารถดำเนินการได้จากระยะที่ปลอดภัย และองค์กรระดับชาติสามารถควบคุมได้จากสำนักงานใหญ่ส่วนกลางในดับลิน ประเทศไอร์แลนด์

ขั้นตอนที่ 1.การกำหนดมาตรฐาน

มาตรฐานคือเกณฑ์ที่จะใช้วัดผลการปฏิบัติงานจริง โดยมีการกำหนดมาตรฐานทั้งในเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ

ขั้นตอนที่ 2การวัดผลการปฏิบัติงานจริง

การวัดผลการปฏิบัติงานต้องทำอย่างเป็นกลางและน่าเชื่อถือ โดยควรตรวจสอบในหน่วยงานเดียวกับที่กำหนดมาตรฐานไว้

ขั้นตอนที่ 3การเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานจริงกับมาตรฐาน

ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานจริงกับมาตรฐานที่กำหนดไว้ เพื่อหาความเบี่ยงเบน ตัวอย่างเช่น ผลการปฏิบัติงานของพนักงานขายในแง่ของจำนวนหน่วยที่ขายได้ในหนึ่งสัปดาห์ สามารถวัดได้ง่ายๆ โดยเทียบกับผลผลิตมาตรฐานของสัปดาห์นั้น

ขั้นตอนที่ 4วิเคราะห์สาเหตุของความคลาดเคลื่อน

ผู้จัดการต้องหาสาเหตุว่าทำไมจึงไม่เป็นไปตามมาตรฐาน ขั้นตอนนี้ยังรวมถึงการพิจารณาว่าจำเป็นต้องมีการควบคุมเพิ่มเติมหรือไม่ หรือควรเปลี่ยนแปลงมาตรฐานหรือไม่

ขั้นตอนที่ 5การดำเนินการแก้ไข

หลังจากที่ได้ระบุสาเหตุของการเบี่ยงเบนแล้ว ผู้จัดการจึงสามารถพัฒนากลยุทธ์แก้ไขปัญหาที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน และทำการเปลี่ยนแปลงกระบวนการหรือพฤติกรรมได้

การควบคุมอาจแบ่งออกตามการจำแนกประเภททั่วไป 3 ประเภท: ^{[ 5 ]}

1. ลักษณะการไหลเวียนของข้อมูลที่ออกแบบไว้ในระบบ (การควบคุมแบบวงเปิดหรือวงปิด)
2. ประเภทของส่วนประกอบที่รวมอยู่ในการออกแบบ (ระบบควบคุมคนหรือเครื่องจักร)
3. ความสัมพันธ์ระหว่างการควบคุมกับกระบวนการตัดสินใจ (การควบคุมระดับองค์กรหรือระดับปฏิบัติการ)

ระบบไฟถนนที่ควบคุมด้วยอุปกรณ์ตั้งเวลาเป็นตัวอย่างของระบบวงเปิด ในช่วงเวลาหนึ่งของเย็นวัน อุปกรณ์เชิงกลจะปิดวงจรและพลังงานจะไหลผ่านสายไฟฟ้าเพื่อจุดหลอดไฟ อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่ากลไกการตั้งเวลาเป็นหน่วยอิสระและไม่ได้วัดฟังก์ชันเป้าหมายของระบบไฟส่องสว่าง หากจำเป็นต้องใช้ไฟในวันที่มืดครึ้มหรือมีพายุ อุปกรณ์ตั้งเวลาจะไม่รับรู้ถึงความต้องการนี้และจะไม่เปิดใช้งานการป้อนพลังงาน คุณสมบัติการแก้ไขอาจถูกสร้างขึ้นในตัวควบคุม (เช่น เพื่อปรับเวลาเปิดไฟเมื่อวันสั้นลงหรือยาวขึ้น) แต่สิ่งนี้จะไม่ปิดวงจร ในอีกกรณีหนึ่ง การตรวจจับ การเปรียบเทียบ หรือการปรับเปลี่ยนอาจทำได้โดยการกระทำของบุคคลที่ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของระบบ ตัวอย่างเช่น ไฟอาจถูกเปิดโดยคนที่บังเอิญเดินผ่านไปและสังเกตเห็นความต้องการแสงสว่างเพิ่มเติม

หากการควบคุมเกิดขึ้นจากการทำงานจริง ไม่ใช่จากปัจจัยภายนอกหรือการกำหนดไว้ล่วงหน้า ระบบนั้นจะเป็นระบบวงปิด เทอร์โมสตัทในบ้านเป็นตัวอย่างของอุปกรณ์ควบคุมในระบบวงปิด เมื่ออุณหภูมิห้องลดลงต่ำกว่าระดับที่ต้องการ กลไกควบคุมจะปิดวงจรเพื่อเริ่มการทำงานของเครื่องทำความร้อน และอุณหภูมิจะสูงขึ้น เครื่องทำความร้อนจะหยุดทำงานเมื่ออุณหภูมิถึงระดับที่เลือกไว้ ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างระบบประเภทนี้กับระบบวงเปิดคือ อุปกรณ์ควบคุมเป็นส่วนประกอบหนึ่งของระบบที่มันทำงานอยู่ และทำหน้าที่วัดประสิทธิภาพของระบบ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ องค์ประกอบควบคุมทั้งสี่ส่วนเป็นส่วนสำคัญของระบบนั้นๆ

ส่วนสำคัญของระบบวงปิดคือการป้อนกลับ กล่าวคือ เอาต์พุตของระบบจะถูกวัดอย่างต่อเนื่องผ่านรายการที่ควบคุม และอินพุตจะถูกปรับเปลี่ยนเพื่อลดความแตกต่างหรือข้อผิดพลาดให้เข้าใกล้ศูนย์ รูปแบบการไหลของข้อมูลจำนวนมากในองค์กรพบว่ามีลักษณะเป็นวงปิดซึ่งใช้การป้อนกลับ เหตุผลสำหรับเงื่อนไขดังกล่าวจะชัดเจนเมื่อเราตระหนักว่าระบบใดๆ หากจะบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้า จะต้องมีตัวบ่งชี้ระดับความสำเร็จให้ระบบนั้นมีอยู่ตลอดเวลา โดยทั่วไปแล้ว ทุกระบบที่มุ่งสู่เป้าหมายจะใช้การป้อนกลับ^{[ 5 ]}

องค์ประกอบของการควบคุมนั้นระบุได้ง่ายในระบบเครื่องจักร ตัวอย่างเช่น ลักษณะที่ต้องการควบคุมอาจเป็นตัวแปรบางอย่าง เช่น ความเร็วหรืออุณหภูมิ และอุปกรณ์ตรวจจับอาจเป็นมาตรวัดความเร็วหรือเทอร์โมมิเตอร์ มีความคาดหวังในความแม่นยำเนื่องจากลักษณะนั้นสามารถวัดปริมาณได้ และมาตรฐานและการเปลี่ยนแปลงปกติที่คาดหวังสามารถอธิบายได้อย่างชัดเจน ในระบบเครื่องจักรแบบอัตโนมัติ ข้อมูลที่ป้อนเข้ามาจะถูกใช้ในกระบวนการปรับอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ได้ข้อกำหนดเอาต์พุต เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยจากมาตรฐาน กระบวนการแก้ไขก็จะเริ่มต้นขึ้น ระบบอัตโนมัติมีโครงสร้างสูง ออกแบบมาเพื่อรับข้อมูลป้อนเข้าบางประเภทและสร้างเอาต์พุตที่เฉพาะเจาะจง และตั้งโปรแกรมเพื่อควบคุมการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลป้อนเข้าภายในช่วงการเปลี่ยนแปลงที่แคบ^{[ 9 ]}

เพื่อเป็นตัวอย่างของการควบคุมเชิงกล: เมื่อภาระของเครื่องยนต์ไอน้ำเพิ่มขึ้นและเครื่องยนต์เริ่มช้าลง ตัวควบคุมจะตอบสนองโดยการเปิดวาล์วที่ปล่อยพลังงานไอน้ำเพิ่มเติม พลังงานไอน้ำใหม่นี้จะทำให้เครื่องยนต์กลับมาหมุนด้วยความเร็วรอบที่ต้องการ การควบคุมเชิงกลประเภทนี้ค่อนข้างหยาบเมื่อเทียบกับระบบควบคุมอิเล็กทรอนิกส์ที่ซับซ้อนกว่าซึ่งใช้งานกันอยู่ทุกวัน ลองพิจารณาระบบนำทางขีปนาวุธที่ซับซ้อนซึ่งวัดเส้นทางจริงตามการคำนวณทางคณิตศาสตร์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและทำการแก้ไขเกือบจะในทันทีเพื่อนำขีปนาวุธไปยังเป้าหมาย

ระบบเครื่องจักรอาจมีความซับซ้อนเนื่องจากเทคโนโลยีที่ทันสมัย ​​ในขณะที่การควบคุมคนมีความซับซ้อนเนื่องจากองค์ประกอบของการควบคุมนั้นยากที่จะระบุ ในระบบควบคุมมนุษย์ ความสัมพันธ์ระหว่างวัตถุประสงค์และลักษณะที่เกี่ยวข้องมักจะคลุมเครือ การวัดลักษณะอาจเป็นอัตวิสัยอย่างมาก มาตรฐานที่คาดหวังนั้นยากที่จะกำหนด และปริมาณของข้อมูลป้อนเข้าใหม่ที่จำเป็นนั้นไม่สามารถวัดปริมาณได้ เพื่อให้เห็นภาพ ลองอ้างอิงถึงระบบสังคมที่เป็นทางการอีกครั้ง ซึ่งพฤติกรรมเบี่ยงเบนจะถูกควบคุมผ่านกระบวนการสังเกตการละเมิดกฎหมายที่มีอยู่ (การรับรู้) การพิจารณาคดีและการไต่สวน (การเปรียบเทียบกับมาตรฐาน) การจำคุกเมื่อผู้ถูกกล่าวหาถูกตัดสินว่ามีความผิด (การแก้ไข) และการปล่อยตัวจากการควบคุมตัวหลังจากที่บุคคลได้รับการฟื้นฟูแล้ว^{[ 9 ]}

การจำกัดความเร็วที่กำหนดไว้สำหรับการขับขี่บนทางด่วนเป็นมาตรฐานการปฏิบัติที่สามารถวัดได้ แต่แม้ในกรณีนี้ ระดับความคลาดเคลื่อนที่อนุญาตและปริมาณความคลาดเคลื่อนที่เกิดขึ้นจริงมักเป็นเรื่องที่เจ้าหน้าที่ตำรวจและผู้ต้องสงสัยมีความเห็นไม่ตรงกัน ความซับซ้อนของสังคมสะท้อนให้เห็นในกฎหมายและข้อบังคับมากมาย ซึ่งกำหนดมาตรฐานทั่วไปสำหรับการดำเนินงานทางเศรษฐกิจ การเมือง และสังคม พลเมืองอาจไม่รู้หรือไม่เข้าใจกฎหมาย และด้วยเหตุนี้จึงไม่รู้ว่าตนเองมีความผิดฐานละเมิดกฎหมายหรือไม่

ระบบที่มีการจัดระเบียบส่วนใหญ่เป็นการผสมผสานระหว่างมนุษย์และเครื่องจักร องค์ประกอบการควบคุมบางอย่างอาจดำเนินการโดยเครื่องจักร ในขณะที่บางอย่างดำเนินการโดยมนุษย์ นอกจากนี้ มาตรฐานบางอย่างอาจมีโครงสร้างที่แม่นยำ ในขณะที่บางอย่างอาจเป็นเพียงแนวทางทั่วไปโดยคาดหวังผลลัพธ์ที่แตกต่างกันอย่างกว้างขวาง มนุษย์ต้องทำหน้าที่เป็นผู้ควบคุมเมื่อการวัดเป็นอัตวิสัยและต้องใช้การตัดสินใจ เครื่องจักรเช่นคอมพิวเตอร์ไม่สามารถยกเว้นจากเกณฑ์การควบคุมที่ระบุไว้ได้ ไม่ว่ากรณีใดกรณีหนึ่งจะสมควรได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษมากเพียงใด นักบินทำงานร่วมกับคอมพิวเตอร์และนักบินอัตโนมัติเพื่อบินเครื่องบินเจ็ตขนาดใหญ่ ในกรณีที่สภาพอากาศเปลี่ยนแปลงอย่างไม่คาดคิด หรืออาจเกิดการชนกับเครื่องบินลำอื่น เขาต้องเข้าแทรกแซงและควบคุมโดยตรง^{[ 7 ]}

แนวคิดเรื่องการควบคุมองค์กรนั้นแฝงอยู่ในทฤษฎีระบบราชการของแม็กซ์ เวเบอร์แนวคิดที่เกี่ยวข้องกับทฤษฎีนี้ได้แก่ " ขอบเขตการควบคุม " "ความใกล้ชิดในการกำกับดูแล" และ "อำนาจตามลำดับชั้น" มุมมองของเวเบอร์มักจะรวมเอาการควบคุมองค์กรทุกระดับหรือทุกประเภทเข้าไว้ด้วยกัน นักเขียนคนอื่นๆ มักจะแยกแยะกระบวนการควบคุมออกเป็นสองส่วน คือ ส่วนที่เน้นธรรมชาติของการออกแบบองค์กรหรือระบบ และส่วนที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานประจำวัน ประสิทธิภาพของระบบจะถูก "ประเมิน" เพื่อพิจารณาถึงประสิทธิผลและประสิทธิภาพในการออกแบบหรือความล้มเหลว ระบบจะถูกดำเนินการและ "ควบคุม" โดยคำนึงถึงปัจจัยนำเข้าประจำวัน เช่น วัสดุข้อมูลและพลังงานในทั้งสองกรณี มีองค์ประกอบของฟีดแบ็กอยู่ แต่การควบคุมองค์กรมีแนวโน้มที่จะตรวจสอบและประเมินธรรมชาติและการจัดเรียงส่วนประกอบในระบบ ในขณะที่การควบคุมการดำเนินงานมีแนวโน้มที่จะปรับปัจจัยนำเข้าประจำวัน

ทิศทางการควบคุมองค์กรมาจากเป้าหมายและแผนกลยุทธ์ขององค์กร แผนทั่วไปจะถูกแปลงเป็นการวัดผลการดำเนินงานที่เฉพาะเจาะจง เช่น ส่วนแบ่งการตลาดรายได้ ผลตอบแทนจากการลงทุนและงบประมาณกระบวนการควบคุมองค์กรคือการทบทวนและประเมินผลการดำเนินงานของระบบเทียบกับมาตรฐานที่กำหนดไว้ รางวัลสำหรับการบรรลุหรือเกินมาตรฐานอาจมีตั้งแต่การยกย่องเป็นพิเศษไปจนถึงการ เพิ่ม เงินเดือนหรือการเลื่อนตำแหน่งในทางกลับกัน การไม่บรรลุความคาดหวังอาจบ่งชี้ถึงความจำเป็นในการปรับโครงสร้างหรือออกแบบใหม่^{[ 10 ]}

ในการควบคุมองค์กรแนวทางที่ใช้ในโครงการทบทวนและประเมินผลขึ้นอยู่กับเหตุผลของการประเมิน กล่าวคือ ระบบไม่มีประสิทธิภาพ (ไม่บรรลุเป้าหมาย) หรือไม่? ระบบไม่สามารถบรรลุมาตรฐานประสิทธิภาพที่คาดหวังไว้หรือไม่? การประเมินดำเนินการเนื่องจากความผิดพลาดหรือความล้มเหลวในการดำเนินงานหรือไม่? หรือเป็นเพียงกระบวนการตรวจสอบและทบทวนเป็นระยะๆ?

เมื่อระบบล้มเหลวหรือประสบปัญหาอย่างมาก อาจจำเป็นต้องใช้เทคนิคการวินิจฉัยพิเศษเพื่อแยกพื้นที่ที่มีปัญหาและระบุสาเหตุของปัญหา การตรวจสอบพื้นที่ที่เคยมีปัญหามาก่อนหรือพื้นที่ที่สามารถระบุประสิทธิภาพได้อย่างรวดเร็วถือเป็นเรื่องที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น หากปริมาณงานค้างส่งขององค์กรเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ควรตรวจสอบก่อนว่าปัญหาเกิดจากมาตรการที่หาได้ง่าย เช่น ความต้องการที่เพิ่มขึ้นหรือจำนวนชั่วโมงทำงานที่ลดลงหรือไม่ เมื่อจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ที่ละเอียดมากขึ้น ควรปฏิบัติตามขั้นตอนที่เป็นระบบ^{[ 10 ]}

ตรงกันข้ามกับการควบคุมเชิงองค์กรการควบคุมเชิงปฏิบัติการทำหน้าที่ควบคุมผลผลิตในแต่ละวันให้สอดคล้องกับตารางเวลาข้อกำหนดและต้นทุนเช่นผลผลิตของผลิตภัณฑ์หรือบริการมีคุณภาพ ที่เหมาะสม และพร้อมใช้งานตามกำหนดหรือไม่? มีการจัดซื้อและผลิตสินค้าคงคลังวัตถุดิบ สินค้าระหว่างการผลิต และสินค้าสำเร็จรูปในปริมาณที่ต้องการหรือไม่? ต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการแปรรูปสอดคล้องกับการประมาณการต้นทุนหรือไม่? ข้อมูลที่จำเป็นในกระบวนการแปรรูปมีอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้องและในเวลาที่เหมาะสมหรือไม่? มีการใช้พลังงานอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่?

งานที่ยากที่สุดของการบริหารจัดการคือการติดตามพฤติกรรมของแต่ละบุคคล เปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานกับมาตรฐานบางอย่าง และให้รางวัลหรือลงโทษตามความเหมาะสม บางครั้งการควบคุมบุคคลเหล่านี้เกี่ยวข้องกับผลผลิตของพวกเขาโดยตรง ตัวอย่างเช่นผู้จัดการอาจไม่กังวลเกี่ยวกับพฤติกรรมของพนักงานขายตราบใดที่ยอดขายเป็นไปตามที่คาดไว้ ในบางกรณี การกำกับดูแลพนักงานขาย อย่างใกล้ ชิด อาจเหมาะสมหากการสร้าง ความพึงพอใจให้ กับลูกค้า เป็นหนึ่งใน เป้าหมายหลักขององค์กรฝ่ายขาย

ยิ่งหน่วยมีขนาดใหญ่ขึ้น ลักษณะการควบคุมก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะเกี่ยวข้องกับเป้าหมายผลลัพธ์บางอย่างมากขึ้น นอกจากนี้ หากการระบุผลลัพธ์ที่แท้จริงของแต่ละบุคคลทำได้ยากหรือเป็นไปไม่ได้ ก็ควรวัดประสิทธิภาพของกลุ่มทั้งหมดแทน ซึ่งหมายความว่าระดับแรงจูงใจของแต่ละบุคคลและการวัดประสิทธิภาพของพวกเขาจะกลายเป็นการตัดสินใจตามความรู้สึกส่วนตัวของผู้ควบคุมงานการควบคุมผลลัพธ์ยังแสดงให้เห็นถึงความยากลำบากในการควบคุมประสิทธิภาพของแต่ละบุคคลและเชื่อมโยงสิ่งนี้กับวัตถุประสงค์ของระบบโดยรวม^{[ 10 ]}

แผนการที่สมบูรณ์แบบจะสามารถร่างได้ก็ต่อเมื่อสามารถคาดการณ์ความแปรผันที่เป็นไปได้ทั้งหมดของปัจจัยนำเข้า และหากระบบทำงานได้ตามที่คาดการณ์ไว้ แต่การวางแผนแบบนี้ไม่สมจริง ไม่ประหยัด และไม่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงสำหรับระบบธุรกิจส่วนใหญ่ หากทำได้จริง ข้อกำหนดในการวางแผนก็จะซับซ้อนมากจนระบบจะล้าสมัยก่อนที่จะสามารถใช้งานได้ ดังนั้น เราจึงออกแบบระบบควบคุมเข้าไป ซึ่งต้องใช้ความคิดมากขึ้นในการออกแบบระบบ แต่ช่วยให้การดำเนินงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น และทำให้สามารถใช้งานระบบที่มีส่วนประกอบที่ไม่สามารถคาดเดาได้และปัจจัยนำเข้าที่ไม่แน่นอนได้ อย่างไรก็ตาม การออกแบบและการใช้งานระบบควบคุมอย่างมีประสิทธิภาพก็ไม่ใช่เรื่องที่ปราศจากปัญหา

วัตถุประสงค์ของระบบคือการปฏิบัติหน้าที่ที่กำหนดไว้ วัตถุประสงค์ของการควบคุมองค์กรคือการทำให้แน่ใจว่าหน้าที่ที่กำหนดไว้นั้นสำเร็จลุล่วง วัตถุประสงค์ของการควบคุมการปฏิบัติงานคือการทำให้แน่ใจว่าความผันผวนของผลผลิตรายวันอยู่ในขอบเขตที่กำหนดไว้

การออกแบบระบบที่มีองค์ประกอบควบคุมครบถ้วนนั้นเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การทำให้ระบบทำงานตามวัตถุประสงค์ที่ดีที่สุดของการออกแบบนั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง การทำงาน "ภายใต้การควบคุม" หรือ "ตามแผน" ไม่ได้เป็นการรับประกันประสิทธิภาพสูงสุดเสมอไป ตัวอย่างเช่น แผนอาจไม่ได้ใช้ประโยชน์จากปัจจัยนำเข้า เช่น วัสดุ พลังงาน หรือข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ระบบอาจไม่ได้ถูกออกแบบมาให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปัญหาทั่วไปบางประการที่เกี่ยวข้องกับการควบคุม ได้แก่ ความยากลำบากในการวัด ปัญหาเรื่องจังหวะการไหลของข้อมูล และการกำหนดมาตรฐานที่เหมาะสม^{[ 10 ]}

เมื่อเป้าหมายไม่ได้จำกัดอยู่เพียงผลลัพธ์เชิงปริมาณ การวัดประสิทธิผลของระบบจึงทำได้ยากและประเมินผลได้ลำบาก ลักษณะหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับผลลัพธ์นั้นไม่สามารถวัดได้ในเชิงปริมาณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพลังงานของมนุษย์ไม่สามารถเชื่อมโยงกับผลลัพธ์ได้โดยตรง สถานการณ์เดียวกันนี้เกิดขึ้นกับเครื่องจักรและอุปกรณ์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของมนุษย์ เมื่อผลลัพธ์ไม่ได้อยู่ในหน่วยที่เฉพาะเจาะจง ในการประเมินระบบที่มนุษย์ทำงานร่วมกับเครื่องจักรหรือระบบที่เน้นมนุษย์เป็นศูนย์กลาง ปัจจัยทางจิตวิทยาและสังคมวิทยาจึงไม่สามารถแปลงเป็นหน่วยวัดเชิงปริมาณได้ง่ายๆตัวอย่างเช่น ความเหนื่อยล้าทางจิตใจส่งผลต่อคุณภาพหรือปริมาณของผลลัพธ์อย่างไร และหากส่งผล ความเหนื่อยล้าทางจิตใจนั้นเป็นผลมาจากงานที่ท้าทายไม่เพียงพอหรือความกลัวต่อการบาดเจ็บที่อาจเกิดขึ้นหรือไม่

ข้อมูลป้อนเข้าเชิงอัตวิสัยอาจถูกแปลงเป็นข้อมูลเชิงตัวเลขได้ แต่ก็มีความเสี่ยงที่จะเกิดการประเมินและการแปลงที่ไม่ถูกต้องอยู่เสมอ และมีความเสี่ยงที่นักวิเคราะห์อาจมีความมั่นใจในข้อมูลดังกล่าวมากเกินไปหลังจากที่ได้ทำการวัดปริมาณแล้ว สมมติว่าการตัดสินใจของผู้บริหารได้รับการจัดอันดับตั้งแต่ 1 ถึง 10 โดย 10 คือการตัดสินใจที่สมบูรณ์แบบ หลังจากกำหนดอันดับสำหรับการตัดสินใจแต่ละครั้งแล้ว นำคะแนนเหล่านี้มารวมกัน และหารด้วยจำนวนการตัดสินใจทั้งหมด อันดับเฉลี่ยจะบ่งชี้คะแนนของผู้บริหารคนใดคนหนึ่งในบทบาทการตัดสินใจของเขา บนพื้นฐานของคะแนนนี้ อาจมีการตัดสิน — ซึ่งอาจผิดพลาดได้มาก — เกี่ยวกับประสิทธิภาพในการตัดสินใจของเขา ผู้บริหารคนหนึ่งที่มีอันดับ 6.75 อาจถูกพิจารณาว่ามีประสิทธิภาพมากกว่าอีกคนหนึ่งที่มีอันดับ 6.25 ทั้งที่ผู้จัดการทั้งสองอาจตัดสินใจภายใต้สถานการณ์และเงื่อนไขที่แตกต่างกัน ปัจจัยภายนอกที่ผู้บริหารทั้งสองไม่สามารถควบคุมได้อาจส่งผลต่อความแตกต่างใน "ประสิทธิภาพ" ^{[ 10 ]}

การวัดปริมาณพฤติกรรมมนุษย์ แม้จะมีความยากลำบาก ความเป็นอัตวิสัย และความไม่แม่นยำเมื่อเทียบกับการวัดลักษณะทางกายภาพ แต่ก็เป็นการวัดที่แพร่หลายและสำคัญที่สุดในระบบขนาดใหญ่ พฤติกรรมของแต่ละบุคคลเป็นตัวกำหนดความสำเร็จหรือความล้มเหลวของทุกระบบที่มนุษย์สร้างขึ้นในท้ายที่สุด

ปัญหาการควบคุมอีกประการหนึ่งเกี่ยวข้องกับจังหวะเวลาที่ไม่เหมาะสมของการป้อนข้อมูลเข้าสู่ช่องทางป้อนกลับ จังหวะเวลาที่ไม่เหมาะสมสามารถเกิดขึ้นได้ทั้งในระบบควบคุมด้วยคอมพิวเตอร์และระบบควบคุมโดยมนุษย์ ไม่ว่าจะเกิดจากความผิดพลาดในการวัดหรือการตัดสินใจ ยิ่งระบบตอบสนองต่อสัญญาณผิดพลาดเร็วเท่าใด โอกาสที่ระบบจะปรับตัวมากเกินไปก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น แต่ความจำเป็นในการดำเนินการอย่างรวดเร็วนั้นสำคัญ เพราะความล่าช้าใดๆ ในการป้อนข้อมูลแก้ไขก็อาจเป็นอันตรายได้เช่นกัน ระบบที่สร้างข้อมูลป้อนกลับที่ไม่สอดคล้องกับความต้องการในปัจจุบันจะมีแนวโน้มที่จะผันผวนและจะไม่ปรับตัวในลักษณะที่ต้องการ

ปัญหาที่ร้ายแรงที่สุดในการไหลของข้อมูลเกิดขึ้นเมื่อความล่าช้าในการป้อนกลับเป็นครึ่งรอบพอดี เพราะการดำเนินการแก้ไขจะถูกซ้อนทับกับการเปลี่ยนแปลงจากค่าปกติ ซึ่งในขณะนั้นอยู่ในทิศทางเดียวกับการแก้ไข สิ่งนี้ทำให้ระบบแก้ไขมากเกินไป และหากการปรับย้อนกลับเกิดขึ้นนอกรอบ ระบบก็จะแก้ไขมากเกินไปในทิศทางตรงกันข้าม และเป็นเช่นนี้เรื่อยไปจนกว่าระบบจะผันผวน ("แกว่ง") จนควบคุมไม่ได้ ปรากฏการณ์นี้แสดงให้เห็นในรูปที่ 1 "การแกว่งและการป้อนกลับ" หากที่จุด A ตรวจพบแนวโน้มที่ต่ำกว่ามาตรฐานและมีการเพิ่มข้อมูลป้อนเข้าใหม่ แต่ยังไม่ถึงจุด B ระบบจะตอบสนองมากเกินไปและเกินขีดจำกัดที่อนุญาต ในทางกลับกัน หากตรวจพบที่จุด C แต่ไม่ได้ถอนข้อมูลป้อนเข้าจนถึงจุด D ระบบจะลดลงต่ำกว่าขีดจำกัดล่างของการเปลี่ยนแปลงที่อนุญาต^{[ 10 ]}

วิธีแก้ปัญหาข้อหนึ่งอยู่ที่การคาดการณ์ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการวัดไม่เพียงแต่การเปลี่ยนแปลง แต่ยังรวมถึงอัตราการเปลี่ยนแปลงด้วย การแก้ไขจะถูกกำหนดเป็นปัจจัยของประเภทและอัตราของข้อผิดพลาด ความยากลำบากอาจเอาชนะได้ด้วยการลดช่วงเวลาที่ล่าช้าระหว่างการวัดผลลัพธ์และการปรับอินพุต หากสามารถระบุแนวโน้มได้ สามารถนำช่วงเวลานำหน้ามาใช้เพื่อชดเชยช่วงเวลาที่ล่าช้า ทำให้เกิดความสอดคล้องระหว่างความต้องการในการแก้ไขและประเภทและขนาดของการดำเนินการที่ระบุ โดยปกติแล้วองค์กรจะมีประสิทธิภาพมากกว่าในการรักษาการวัดประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องและทำการปรับเปลี่ยนการดำเนินงานเล็กน้อยอย่างต่อเนื่อง (โดยสมมติว่าระบบควบคุมมีความไวสูง) ดังนั้น ข้อมูลป้อนกลับจึงควรทันเวลาและถูกต้องเพื่อให้มีประสิทธิภาพ กล่าวคือ ข้อมูลควรให้การบ่งชี้ที่ถูกต้องของสถานะของระบบ^{[ 5 ]}

ความท้าทายร่วมสมัยต่อระบบควบคุมการจัดการได้รับการจัดระบบโดย Lambovska และ Angelova-Stanimirova ในการศึกษาในปี 2025 ^{[ 11 ]}

การกำหนดมาตรฐานหรือขอบเขตควบคุมที่เหมาะสมเป็นปัญหาในหลายระบบ พ่อแม่ต้องเผชิญกับภาวะกลืนไม่เข้าคายไม่ออกนี้ในการแสดงออกถึงสิ่งที่พวกเขาคาดหวังจากลูก ๆ และผู้จัดการธุรกิจก็เผชิญกับปัญหาเดียวกันในการกำหนดมาตรฐานที่พนักงานยอมรับได้ นักทฤษฎีบางคนเสนอว่าควรอนุญาตให้พนักงานกำหนดมาตรฐานของตนเอง โดยมีสมมติฐานว่าเมื่อคนเรากำหนดเป้าหมายของตนเอง พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะยอมรับและบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นได้มากขึ้น

มาตรฐานควรมีความแม่นยำมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และสื่อสารไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด นอกจากนี้ การสื่อสารเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ จำเป็นต้องมีความเข้าใจด้วย ในระบบของมนุษย์ มาตรฐานมักจะถูกกำหนดไว้อย่างไม่ชัดเจน และช่วงของการเบี่ยงเบนจากมาตรฐานที่ยอมรับได้ก็ไม่แน่นอน ตัวอย่างเช่น อาจารย์ควรให้คำปรึกษาแก่นักเรียนกี่ชั่วโมงต่อวัน หรือนักเรียนควรมีพฤติกรรมแบบใดในห้องเรียน ดุลยพินิจและการตัดสินใจส่วนบุคคลมีบทบาทสำคัญในระบบดังกล่าว เพื่อพิจารณาว่าควรดำเนินการแก้ไขหรือไม่

บางทีปัญหาที่ยากที่สุดในระบบของมนุษย์ก็คือ การที่แต่ละบุคคลไม่ตอบสนองต่อการแก้ไขที่ระบุไว้ สิ่งนี้อาจปรากฏในรูปแบบของการต่อต้านและการบ่อนทำลายการควบคุม หรืออาจเกี่ยวข้องกับการขาดความรับผิดชอบหรืออำนาจที่ ชัดเจน ในการดำเนินการ ดังนั้น ความเป็นผู้นำและแรงจูงใจเชิงบวกจึงกลายเป็นส่วนประกอบสำคัญในการบรรลุการตอบสนองที่เหมาะสมต่อข้อกำหนดต่างๆ

ปัญหาการควบคุมส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการออกแบบ ดังนั้นการแก้ปัญหาเหล่านี้จึงต้องเริ่มต้นที่จุดนั้น ระบบควบคุมอัตโนมัติ หากการแทรกแซงของมนุษย์สามารถจัดการกับข้อยกเว้นได้ จะให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด อย่างไรก็ตาม มีอันตรายที่เราอาจวัดคุณลักษณะที่ไม่แสดงถึงประสิทธิภาพที่แท้จริง (เช่นในกรณีของผู้พูดที่ขอให้ทุกคนที่ไม่ได้ยินสิ่งที่เขาพูดให้ยกมือขึ้น) หรืออาจมีการสื่อสารข้อมูล ที่ไม่ถูกต้อง ^{[ 10 ]}

1. แรงจูงใจสำหรับพนักงานที่มีประสิทธิภาพ
2. เพื่อระเบียบวินัยอย่างสมบูรณ์
3. มีประโยชน์ในการวางแผนในอนาคต
4. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ
5. ความเสี่ยงลดลง
6. มีประโยชน์ในการประสานงาน

1. การกำหนดมาตรฐานเชิงปริมาณทำได้ยาก:การควบคุมจะสูญเสียประโยชน์ไปเมื่อไม่สามารถอธิบายมาตรฐานและบรรทัดฐานด้วยสถิติเชิงปริมาณได้พฤติกรรมของมนุษย์ความพึงพอใจในงานและขวัญกำลังใจของพนักงานเป็นปัจจัยบางอย่างที่ไม่สามารถจัดการได้ดีด้วยการวัดเชิงปริมาณ การควบคุมจะสูญเสียประโยชน์บางส่วนไปเมื่อไม่สามารถกำหนดสถานการณ์ในแง่ของตัวเลขได้ ทำให้การวัดผลการปฏิบัติงานและการเปรียบเทียบกับเกณฑ์มาตรฐานเป็นเรื่องยาก การกำหนดหลักการสำหรับการทำงานของมนุษย์ การกำหนดมาตรฐานความสามารถ และวิธีการรักษาความพึงพอใจของพนักงานไม่ใช่เรื่องง่าย ในกรณีเช่นนี้ ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของผู้จัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องความพึงพอใจในงาน พฤติกรรมของพนักงาน และขวัญกำลังใจ ตัวอย่างเช่น การวัดคุณภาพของพฤติกรรมของพนักงานเป็นงานเชิงคุณภาพ ไม่สามารถวัดได้โดยตรง ในการวัดพฤติกรรมของพนักงาน สามารถนำการขาดงาน ความถี่ของความขัดแย้ง การลาออก ฯลฯ มาพิจารณาได้ หากตัวชี้วัดเหล่านี้มีสัดส่วนสูง ก็สามารถกล่าวได้ว่าพฤติกรรมของพนักงานในองค์กรนั้นไม่ดีนัก เป็นที่ชัดเจนว่าไม่สามารถกำหนดเกณฑ์สำหรับทุกโครงการได้ และแบบจำลองที่เหมาะสมก็ไม่ได้มีความแม่นยำสมบูรณ์แบบเสมอไป

2. การควบคุมปัจจัยภายนอกน้อยลง:โครงการใดๆ ที่ดำเนินการในรัฐอื่นของประเทศภายใต้ระบบการปกครองของรัฐบาล ไม่สามารถหยุดยั้งการพัฒนาได้ นอกจากนี้ ไม่มีบริษัทใดสามารถจัดการเรื่องความพร้อมของเทคโนโลยี การได้มาซึ่งเทคโนโลยีสารสนเทศล่าสุด และการแข่งขันสูงในตลาด ฯลฯ ได้ มีบางประเด็นที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของฝ่ายบริหารหรือองค์กร ดังนั้น บริษัทจึงไม่สามารถควบคุมปัจจัยภายนอก เช่น นโยบายของรัฐบาล การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี การแข่งขัน และสิ่งใดๆ ที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของบริษัทและทำให้สิ่งต่างๆ ไม่สามารถจัดการได้ จำเป็นต้องมีการกำหนดนโยบายผ่านการวางแผนเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะกระตุ้นให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เป็นเรื่องไม่ถูกต้องที่จะกล่าวว่าผู้จัดการสามารถเตือนองค์กรได้โดยการดำเนินการตามกระบวนการจัดการ ผู้จัดการสามารถควบคุมปัจจัยภายใน (เช่น กำลังคน โครงสร้างพื้นฐาน ฯลฯ) แต่ไม่สามารถควบคุมปัจจัยภายนอก (เช่น การเปลี่ยนแปลงทางการเมือง สังคม การแข่งขัน ฯลฯ) ได้

3. ข้อจำกัดจากพนักงาน:เมื่อผู้จัดการเคยชินกับการบริหารจัดการลูกน้อง บางคนอาจปฏิเสธและรายงานตามคำสั่งของผู้จัดการหรือบริษัท ซึ่งมักเกิดขึ้นเพราะคุณเป็นผู้ควบคุมกฎระเบียบโดยมีหรือไม่มีการพูดคุยกัน ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้งานในสาขานี้อาจต่อต้านเมื่อ GPS หรือระบบควบคุมติดตามตำแหน่งของพวกเขา พวกเขามองว่าเป็นการจำกัดเสรีภาพของตน พนักงานถูกจำกัดหรือถูกจำกัดเสรีภาพ ผู้ต่อต้านความท้าทายนี้อยู่นอกเหนือการควบคุมของบริษัทในบางแง่มุม ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจร้องเรียนเมื่อถูกเฝ้าระวังด้วยกล้องวงจรปิด พนักงานสามารถต่อต้านการใช้กล้องเพื่อตรวจสอบพวกเขาได้ นายจ้างอาจบังคับพนักงานได้ แต่ไม่สามารถบังคับให้พวกเขาทำงานตามกฎระเบียบได้ สภาพแวดล้อมทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา จึงต้องใช้กรอบกฎระเบียบใหม่เพื่อแก้ไขการเปลี่ยนแปลงนี้ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้งานต่อต้านระบบเหล่านี้ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานของบริษัทขนาดใหญ่มีกล้องวงจรปิด (CCTV) เพื่อควบคุมการทำงาน พวกเขาจะท้าทายกระบวนการนี้

4. ติดตั้งยากและมีค่าใช้จ่ายสูง:การสร้างระบบควบคุมที่มีประสิทธิภาพต้องใช้เวลา ทรัพยากรทางการเงิน และความพยายามในการบริหารจัดการอย่างมาก องค์กรต้องลงทุนในบุคลากรที่มีทักษะ ระดับการจัดการหลายระดับ และระบบการตรวจสอบและรายงานที่เหมาะสม ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจเป็นภาระหนักสำหรับองค์กรขนาดเล็ก ทำให้ระบบควบคุมแบบครบวงจรมีความเป็นไปได้มากกว่าสำหรับองค์กรขนาดใหญ่

5. การควบคุมมากเกินไปอาจนำไปสู่การลาออกของพนักงาน :อย่างไรก็ตาม ความช่วยเหลือทางกฎหมายครอบคลุมขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพหลายอย่างหากพนักงานมีข้อร้องเรียน หากพนักงานรู้สึกไม่พอใจกับการควบคุมมากเกินไป เขาอาจรู้สึกหงุดหงิดและย้ายไปทำงานที่บริษัทอื่น ในสถานการณ์ปัจจุบัน ผู้จัดการมักควบคุมพนักงานหลายครั้งเพื่อตรวจสอบพฤติกรรมของพวกเขา ซึ่งอาจเป็นตัวอย่างที่เห็นได้ชัด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของสมาชิกใหม่ และช่วยอำนวยความสะดวกในการเปลี่ยนแปลงองค์กรต่างๆ การควบคุมมากเกินไปทำให้พนักงานรู้สึกว่าเสรีภาพของตนถูกละเมิด พวกเขาไม่ต้องการทำงานให้กับองค์กรที่ไม่ปล่อยให้พวกเขาทำงานตามความต้องการของตนเอง นั่นเป็นเหตุผลที่พวกเขาไปทำงานที่บริษัทอื่นที่ให้เสรีภาพแก่พวกเขา การจัดการระบบนี้ต้องใช้เวลาและความพยายามมาก

• "การควบคุม" สารานุกรมบริแทนนิกาเล่ม 7 (ฉบับที่ 11) 1911