คำขอเสนอราคา ( RFP ) เป็นรูปแบบหนึ่งของการประมูลแบบย้อนกลับซึ่งริเริ่มโดยองค์กรที่สนใจในการจัดซื้อบริการหรือผลิตภัณฑ์ โดยจะขอข้อเสนอทางธุรกิจจากซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพ^{[ 1 ]}โดยปกติแล้วจะเป็นส่วนหนึ่งของ กระบวนการ ขายที่ซับซ้อนและดำเนินการผ่านกระบวนการ ประมูล

แตกต่างจากการเชิญชวนให้ยื่นประมูลซึ่งจะให้สัญญาโดยพิจารณาจากราคาและคุณภาพของข้อเสนอ การขอข้อเสนอ (RFP) เปิดโอกาสให้ผู้จัดหาเสนอความยืดหยุ่นมากขึ้นในการนำเสนอบริการหรือผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ไม่ซ้ำใครซึ่งสอดคล้องกับความต้องการของบริษัท

คำขอที่คล้ายกัน ได้แก่คำขอใบเสนอราคา (RFQ) และคำขอข้อมูล (RFI) ซึ่งลูกค้าต้องการข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้ขายก่อนที่จะส่ง RFP โดยทั่วไป RFI จะตามมาด้วย RFP หรือ RFQ ^{[ 2 ]}เมื่อมีการจัดทำ RFP หลังจากการเจรจากับผู้รับเหมาที่มีศักยภาพ ข้อเสนอที่ส่งมาจะเรียกว่า BAFO (ข้อเสนอที่ดีที่สุดและขั้นสุดท้าย)

เอกสารขอเสนอราคา (RFP) กำหนดให้ผู้เสนอราคาต้องจัดทำข้อเสนอทางธุรกิจที่เป็นต้นฉบับโดยอิงตามความต้องการของผู้ซื้อ ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดในเอกสาร RFP ผู้เสนอราคาอาจต้องตัดสินใจเกี่ยวกับความคาดหวังของโครงการ ตารางเวลา การออกแบบผลิตภัณฑ์ และผู้จำหน่าย ข้อมูลอื่นๆ ที่อาจร้องขอ ได้แก่ ข้อมูลพื้นฐานและประวัติของบริษัท ความสามารถทางเทคนิค และข้อมูลผลิตภัณฑ์

ในการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐบาลสหรัฐอเมริกาข้อบังคับการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐบาลกลาง (Federal Acquisition Regulation) 15.203 ครอบคลุมถึงการขอข้อเสนอ โดยระบุว่า

คำขอเสนอราคา (RFP) ใช้ในการจัดซื้อจัดจ้างแบบเจรจาต่อรองเพื่อสื่อสารข้อกำหนดของรัฐบาลไปยังผู้รับเหมาที่มีศักยภาพและเพื่อขอข้อเสนอ^{[ 3 ]}

FAR อนุญาตให้มีการประเมินข้อเสนอ หารือเพิ่มเติมกับผู้เสนอราคา และเชิญให้ส่งการแก้ไขข้อเสนอขั้นสุดท้าย เป็นลายลักษณ์อักษร (FPR) ซึ่งการตัดสินใจเลือกขั้นสุดท้ายจะขึ้นอยู่กับการแก้ไข ดังกล่าว ^{[ 4 ]}คำขอแก้ไขข้อเสนอขั้นสุดท้ายจากรัฐบาลกลางจะต้อง

แจ้งให้ผู้เสนอราคาทราบว่าการแก้ไขข้อเสนอขั้นสุดท้ายจะต้องเป็นลายลักษณ์อักษร และรัฐบาลตั้งใจที่จะให้รางวัลโดยไม่ต้องขอการแก้ไขเพิ่มเติม^{[ 5 ]}

บางครั้งมีการใช้คำว่า "คำขอข้อเสนอ" ในความสัมพันธ์กับการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐบาลในสหราชอาณาจักรตัวอย่างเช่น มีการออกคำขอข้อเสนอเพื่อระดมทุนและบริหารจัดการ กองทุนการลงทุน บรอดแบนด์ ที่ รัฐบาลสหราชอาณาจักรเสนอในเดือนมิถุนายน พ.ศ. 2559 ^{[ 6 ]}

โดยทั่วไปแล้ว คำว่า RFX มักใช้เพื่อครอบคลุมคำขอข้อเสนอ (RFP) หรือคำใดๆ ที่ระบุไว้ด้านล่าง^{[ 7 ]}

• คำขอเข้าร่วมเป็นพันธมิตร (RFA) หรือที่รู้จักกันในชื่อคำขอเป็นหุ้นส่วนหรือคำขอร่วมมือ เป็นข้อเสนอจากฝ่ายหนึ่งไปยังอีกฝ่ายหนึ่งเพื่อร่วมมือกัน (โดยปกติในด้านธุรกิจ) และแบ่งปันผลประโยชน์จากการดำเนินการร่วมกันนี้
• การขอแสดงความสนใจ (RFEI) เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการค้นหาข้อมูลเพื่อแสดงความสนใจ (EOI) เพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างบริการที่ต้องการ ซึ่งคล้ายกับการขอใบเสนอราคา (RFQ) และบางครั้งอาจดำเนินการก่อนการเผยแพร่คำขอข้อเสนอ (RFP)
• คำขอข้อมูล (RFI) คือข้อเสนอที่ขอจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการที่มีศักยภาพ เพื่อตรวจสอบว่ามีผลิตภัณฑ์และบริการใดบ้างในตลาดที่อาจตรงกับความต้องการของผู้ซื้อ และเพื่อทราบถึงศักยภาพของผู้ขายในแง่ของข้อเสนอและจุดแข็งของผู้ขาย RFI มักใช้ในการจัดซื้อจัดจ้างขนาดใหญ่ ซึ่งความต้องการอาจได้รับการตอบสนองผ่านวิธีการทางเลือกหลายวิธี อย่างไรก็ตาม RFI ไม่ใช่การเชิญชวนให้เสนอราคา ไม่ผูกมัดทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย และอาจนำไปสู่ ​​RFP หรือ RFQ หรือไม่ก็ได้
• การขอใบเสนอราคา (RFQ) ใช้เมื่อไม่จำเป็นต้องมีการเจรจากับผู้เสนอราคา (ส่วนใหญ่เมื่อทราบรายละเอียดของผลิตภัณฑ์หรือบริการอยู่แล้ว) และเมื่อราคาเป็นปัจจัยหลักหรือปัจจัยเดียวในการเลือกผู้เสนอราคาที่ประสบความสำเร็จ RFQ อาจใช้ก่อนที่จะออก RFP ฉบับเต็มเพื่อกำหนดช่วงราคาโดยทั่วไป ในกรณีนี้ อาจมีการเลือกผลิตภัณฑ์ บริการ หรือซัพพลายเออร์จากผลลัพธ์ของ RFQ เพื่อนำไปวิจัยเพิ่มเติมเพื่อเขียน RFP ที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น ในทางปฏิบัติทางธุรกิจ RFQ เป็นรูปแบบ RFx ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุด โดยหลายบริษัทไม่เข้าใจความแตกต่างระหว่าง RFx ทั้งสองแบบ จึงเลือกใช้ RFQ แทน
• เอกสารขอคุณสมบัติ (RFQ) หรือที่รู้จักกันในชื่อแบบสอบถามคุณสมบัติเบื้องต้น (PQQ) เป็นเอกสารที่มักแจกจ่ายก่อนเริ่มกระบวนการขอข้อเสนอ (RFP) ใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลผู้ขายจากหลายบริษัทเพื่อสร้างกลุ่มผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ซึ่งจะช่วยให้กระบวนการตรวจสอบ RFP ง่ายขึ้นโดยการคัดเลือกผู้สมัครที่ตรงตามคุณสมบัติที่ต้องการล่วงหน้า
• คำขอโซลูชัน (RFS) คล้ายกับ RFP แต่มีความเปิดกว้างและทั่วไปมากกว่า ซึ่งช่วยให้ผู้ขายหรือซัพพลายเออร์มีความยืดหยุ่นมากที่สุดในการนำเสนอโซลูชันหรือชุดผลิตภัณฑ์และบริการของตนเมื่อเทียบกับ RFx อื่นๆ^{[ 8 ]}
• การขอประกวดราคา (RFT) หรือที่รู้จักกันในชื่อการเชิญชวนให้ประกวดราคา (ITT) มักใช้โดยหน่วยงานภาครัฐมากกว่า