ระบบจัดการเวิร์กโฟลว์ ( WfMSหรือWFMS ) เป็นโครงสร้างพื้นฐานสำหรับการตั้งค่า การดำเนินการ และการตรวจสอบลำดับงานที่กำหนดไว้ ซึ่งจัดเรียงเป็นแอ ปพลิเคชันเวิร์กโฟลว์

มีองค์กรกำหนดมาตรฐานระดับนานาชาติหลายแห่งในด้านการจัดการเวิร์กโฟลว์ :

• กลุ่มพันธมิตรการจัดการเวิร์กโฟลว์^{[ 1 ]}
• สมาคมเว็บทั่วโลก^{[ 2 ]}
• องค์กรเพื่อการพัฒนามาตรฐานข้อมูลที่มีโครงสร้าง^{[ 3 ]}
• WS-BPEL 2.0 (เน้นการบูรณาการ) และ WS-BPEL4People (เน้นภารกิจของมนุษย์) เผยแพร่โดยหน่วยงานมาตรฐาน OASIS

พื้นฐานทางทฤษฎีของการจัดการเวิร์กโฟลว์คือแนวคิดทางคณิตศาสตร์ของ^{เครือ}ข่าย Petri ^{[ 4} ]

แต่ละแบบจำลองเวิร์กโฟลว์จะมีงาน (โหนด) และความสัมพันธ์ระหว่างโหนด งานจะถูกเปิดใช้งานเมื่อเงื่อนไขความสัมพันธ์นั้นครบถ้วน

WfMS ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกันสำหรับงานหรือกระบวนการประเภทต่างๆ ตัวอย่างเช่น ในสภาพแวดล้อมการผลิต เอกสารการออกแบบอาจถูกส่งต่อโดยอัตโนมัติจากนักออกแบบไปยังผู้อำนวยการฝ่ายเทคนิค และไปยังวิศวกรฝ่ายผลิต ในแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ จะมีบุคคลหรือกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งรับผิดชอบงานเฉพาะอย่าง เมื่อภารกิจเสร็จสมบูรณ์ WfMS จะแจ้งเตือนบุคคลที่รับผิดชอบภารกิจถัดไป และได้รับข้อมูลที่จำเป็นในการดำเนินการในขั้นตอนต่อไปของกระบวนการ

กระบวนการทำงานยังสามารถมีความสัมพันธ์ที่ซับซ้อนมากขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น หากเอกสารฉบับหนึ่งต้องได้รับการแปลเป็นหลายภาษา ผู้จัดการฝ่ายแปลสามารถเลือกภาษา และแต่ละภาษาที่เลือกจะถูกเปิดใช้งานเป็นแบบฟอร์มใบสั่งงานสำหรับนักแปลแต่ละคน เมื่อนักแปลทุกคนทำงานของตนเสร็จสิ้นแล้วเท่านั้น งานถัดไปในกระบวนการจึงจะเริ่มทำงาน นี่คือการจัดการกระบวนการจากระดับบนสุดไปสู่ระดับล่างสุด

ระบบ WfMS ยังช่วยทำให้งานที่ซ้ำซ้อนเป็นไปโดยอัตโนมัติ และรับประกันว่างานที่ยังไม่เสร็จจะได้รับการติดตาม มาตรฐานสำคัญที่เกี่ยวข้องกับงานของมนุษย์ในเวิร์กโฟลว์คือ มาตรฐาน WS-BPEL4People จากหน่วยงานมาตรฐาน OASIS

ระบบ WfMS อาจควบคุมกระบวนการอัตโนมัติเพิ่มเติม นอกเหนือจากการทดแทนการโอนย้ายคำสั่งซื้อด้วยเอกสาร

ตัวอย่างเช่น หากเอกสารออกแบบข้างต้นมีอยู่ในรูปแบบ AutoCAD แต่ขั้นตอนการทำงานต้องการในรูปแบบ Catia กระบวนการอัตโนมัติจะทำการแปลงไฟล์ก่อนที่จะแจ้งให้ผู้รับผิดชอบงานถัดไปทราบ นี่คือแนวคิดของ การบูรณาการแอปพลิเค ชัน ระดับองค์กร

WfMS ยังปรากฏในสภาพแวดล้อมไอทีแบบกระจาย เช่นการประมวลผลแบบกริดหรือการประมวลผลแบบคลาวด์ระบบดังกล่าวมีเป้าหมายเพื่อจัดการการดำเนินการของกระบวนการต่างๆ ที่อาจเป็นของแอปพลิเคชันเดียวกัน ในขณะที่ในหลายกรณีจะใช้เป็นวิธีการรับประกันคุณภาพการบริการ (QoS) ที่นำเสนอ ^{[ 5 ]}

นอกจากนี้ ยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพ WfMS ได้โดยการใช้โครงสร้างพื้นฐานขององค์กรที่มีอยู่แล้ว เช่น Microsoft Outlook หรือ Office 365

ส่วนประกอบหรือระบบย่อยของ WfMS สามารถแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ดังต่อไปนี้:

• ระบบกำหนดเส้นทาง (ตำรวจจราจร)

นี่คือฟังก์ชันพื้นฐานของระบบจัดการงาน (WfMS) มันช่วยในการกำหนดเส้นทางการไหลของข้อมูลหรือเอกสาร โดยส่งต่อข้อมูลจากงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่ง อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันนี้จะไม่ตอบสนองต่อสถานการณ์พิเศษใดๆ

• ระบบจำหน่าย (ค็อกซ์)

ฟังก์ชันนี้เป็นการขยายเพิ่มเติม โดยจะตรวจจับสถานการณ์พิเศษและส่งข้อมูลไปยังตำแหน่งงานที่กำหนดไว้ ด้วยการมอบหมายงานแบบไดนามิก ฟังก์ชันนี้สามารถมอบหมายงานใหม่ให้กับตำแหน่งงานที่มีงานน้อย เพื่อให้เกิดความต่อเนื่องหรือความสมดุลของปริมาณงานภายในกระบวนการทำงาน

• ระบบการประสานงาน (หัวหน้างาน)

ฟังก์ชันนี้จะประสานงานกิจกรรมที่เกิดขึ้นพร้อมกันเพื่อป้องกันความขัดแย้งด้านทรัพยากรหรือความขัดแย้งด้านลำดับความสำคัญ

• ระบบตัวแทน (แรงงาน)

ฟังก์ชันนี้จะทำการประมวลผลอัตโนมัติ ช่วยลดภาระงานที่ไม่ต้องมีการตัดสินใจใดๆ จากอินสแตนซ์ที่กำลังทำงานอยู่

• ระบบช่วยเหลือ (ผู้เชี่ยวชาญ)

คุณสมบัตินี้ต่อยอดจากคุณสมบัติก่อนหน้า โดยครอบคลุมถึงการปรับกระบวนการและการเสนอแนะแนวทางการดำเนินการเพิ่มเติม หลักการพื้นฐานเกี่ยวข้องกับวิธีการของปัญญาประดิษฐ์

ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์สามารถแบ่งออกเป็นประเภทต่างๆ ตามฟังก์ชันการทำงานได้ดังนี้:

• ระบบเวิร์กโฟลว์ที่เน้นการบูรณาการ
• ระบบเวิร์กโฟลว์ที่เน้นมนุษย์เป็นศูนย์กลาง
• XCFG

• ซอฟต์แวร์สำหรับการทำงานร่วมกัน #เครื่องมือการจัดการ (การประสานงาน) การทำงานร่วมกัน
• ขั้นตอนการทำงาน