การคัดสรรดิจิทัลเป็นส่วนขยายของการคัดสรรเนื้อหา และเกี่ยวข้องกับการรวบรวม การเก็บรักษา และการจัดเก็บ สินทรัพย์ ดิจิทัลที่เกี่ยวข้องกับคอลเลกชันดิจิทัล^{[ 10 ] [ 11 ]}สินทรัพย์ดิจิทัลรวมถึงทั้งรายการที่เริ่มต้นในรูปแบบดิจิทัลและถือว่าเป็นดิจิทัลโดยกำเนิด (เช่น เว็บไซต์ วิกิ และเสียงและภาพถ่ายที่สร้างขึ้นแบบดิจิทัล) รวมถึง รายการ อนาล็อกที่ได้รับการแปลงเป็นดิจิทัล (เช่น จัดทำรายการในรูปแบบดิจิทัล ในขณะที่ยังคงรักษารูปแบบทางกายภาพ/อนาล็อกดั้งเดิมไว้) ^{[ 12 ] [ 13 ]}การคัดสรรดิจิทัล เช่นเดียวกับการคัดสรรเนื้อหา ยังเกี่ยวข้องกับการพัฒนาและการออกแบบนิทรรศการโดยอิงจากวัตถุภายในคอลเลกชัน ซึ่งในกรณีนี้ มักเกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาเว็บไซต์สำหรับนิทรรศการออนไลน์

ไม่ว่าจะเกิดมาเป็นดิจิทัลหรือถูกแปลงเป็นดิจิทัล คอลเลกชันสมัยใหม่จำนวนมากมีเนื้อหาคอลเลกชันดิจิทัลบางรูปแบบซึ่งต้องได้รับการดูแลรักษาในลักษณะเดียวกับวัตถุทางกายภาพ การอนุรักษ์สินทรัพย์ดิจิทัลเกี่ยวข้องกับการสร้างเมตาเดตาเพื่อปรับปรุงการเข้าถึงและการติดตามวัตถุ ป้องกันความล้าสมัยทางเทคนิคและการสูญเสียข้อมูลเนื่องจากการจัดการที่ไม่เหมาะสม ดำเนินการตรวจสอบซอฟต์แวร์ทางเทคนิคและแคตตาล็อกดิจิทัลเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลยังคงไม่เสียหาย ใช้มาตรฐานการอนุญาตเพื่อปกป้องข้อมูลจากการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้รับอนุญาต และจัดการเนื้อหาเพื่อวัตถุประสงค์ในการวิจัยและการจัดแสดง^{[ 14 ]}

การรับเข้าสามารถนิยามได้ว่า "กระบวนการสร้างบันทึกถาวรของวัตถุ ชุด หรือล็อตที่ได้รับจากแหล่งหนึ่งในเวลาเดียวกัน ซึ่ง [สถาบัน] มีสิทธิ์ในการดูแล สิทธิ์ หรือกรรมสิทธิ์ และกำหนดหมายเลขควบคุมเฉพาะให้กับวัตถุ ชุด หรือล็อตดังกล่าว" ^{[ 30 ]}ในฐานะส่วนหนึ่งของนโยบายขอบเขตของคอลเลกชัน นักสะสมและสถาบันต้องกำหนดเงื่อนไขการได้มาซึ่งวัตถุเพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงวัตถุที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่จะได้รับการรับเข้าคอลเลกชันอย่างสำเร็จ ส่วนนี้ของนโยบายจะกล่าวถึง: ใครในสถาบันที่มีอำนาจในการตัดสินใจว่าควรได้มาซึ่งวัตถุหรือไม่ ภายใต้เงื่อนไขทางกฎหมายใดที่จะได้มาซึ่งวัตถุ (เช่น เอกสารที่พิสูจน์การซื้ออย่างถูกกฎหมาย ข้อจำกัดการนำเข้าและส่งออก และสิทธิ์ในทรัพย์สินทางปัญญา) และ ข้อมูลข้อตกลง การจัดเก็บหากวัตถุจะถูกเก็บไว้ในสถานที่ภายนอก^{[ 15 ]}ส่วนการรับเข้าของนโยบายคอลเลกชันอาจกล่าวถึงจุดแข็งและจุดอ่อนของคอลเลกชันโดยการตรวจสอบประวัติของคอลเลกชันโดยรวม ซึ่งจะช่วยให้นักสะสมหรือสถาบันสามารถกำหนดแนวทางในการปรับปรุง ขยาย และพัฒนาคอลเลกชันในลักษณะที่เป็นประโยชน์สูงสุด^{[ 29 ]}

การถอนออกจากคอลเลกชันเป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับการรับเข้าคอลเลกชัน และเกี่ยวข้องกับการนำวัตถุและบันทึกที่เกี่ยวข้องทั้งหมดออกจากคอลเลกชันของผู้สะสมหรือสถาบันอย่างถาวร เช่นเดียวกับส่วนการรับเข้าคอลเลกชันในนโยบายคอลเลกชัน ส่วนการถอนออกจากคอลเลกชันจะกำหนดเงื่อนไขที่อาจพิจารณาการนำวัตถุออก รวมถึงบุคคลที่มีอำนาจในการอนุมัติกระบวนการ นอกจากนี้ ส่วนนี้ยังกำหนดข้อจำกัดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการนำวัตถุออก และประเภทของการกำจัดที่เหมาะสมตามเหตุผลของการถอนออกจากคอลเลกชัน^{[ 15 ]}มีหลายเหตุผลที่วัตถุอาจถูกนำออกจากคอลเลกชัน ได้แก่:

• วัตถุชิ้นนี้ถูกพิจารณาแล้วว่าไม่มีความเกี่ยวข้องกับภารกิจของผู้ดูแลคอลเลกชันหรือขอบเขตของคอลเลกชันถาวรอีกต่อไป
• สภาพของวัตถุเสื่อมโทรมหรือเสียหายถึงขั้นที่ผู้เก็บรักษาไม่สามารถดำเนินการซ่อมแซมบูรณะได้ หรือวัตถุนั้นก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อสุขภาพของบุคลากรในสถาบันแล้ว
• เนื่องจากปัญหาด้านการเงินหรืองบประมาณ การสูญเสียบุคลากร การขาดแคลนอุปกรณ์ ฯลฯ สถาบันดังกล่าวจึงไม่มีทรัพยากรเพียงพอที่จะดูแลรักษาวัตถุนั้นให้อยู่ในสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมได้อีกต่อไป
• สถาบันดังกล่าวมีวัตถุที่คล้ายคลึงกันอยู่ในคอลเลกชันอยู่แล้ว ซึ่งก่อให้เกิดความซ้ำซ้อนโดยไม่จำเป็น
• วัตถุชิ้นนั้นถูกพิจารณาว่าเป็นของปลอมหรือของเลียนแบบ หรือไม่ใช่ของแท้ และไม่มีความเกี่ยวข้องกับคอลเล็กชันโดยรวมอีกต่อไป
• ผู้ถือครองคอลเลกชันอยู่ในสถานะที่การถอนวัตถุออกจากคอลเลกชันจะช่วยปรับปรุงคุณภาพการดูแลและการทำงานของคอลเลกชันที่เหลืออยู่^{[ 31 ]}

บางครั้งนักสะสมและสถาบันที่เก็บรวบรวมจะโอนวัตถุเข้าหรือออกจากคอลเลกชันของตนในช่วงเวลาชั่วคราวตามข้อตกลงการยืมหรือการดูแลรักษาชั่วคราว การยืมเหล่านี้ช่วยในการแบ่งปันและเผยแพร่ข้อมูลไปยังชุมชนต่างๆ และอาจเป็นประโยชน์ร่วมกันทั้งต่อบุคคลหรือสถาบันที่ถือครองคอลเลกชัน^{[ 29 ]}การยืมอาจเกิดขึ้นด้วยเหตุผลหลายประการ และเพื่อวัตถุประสงค์ทางนโยบาย การยืมอาจถูกนิยามได้ดังนี้: การยืมเพื่อจัดแสดงนิทรรศการแบบอยู่กับที่หรือแบบเคลื่อนที่ การยืมเพื่อแลกเปลี่ยน การยืมเพื่อการศึกษา ของขวัญที่สัญญาไว้ ของขวัญที่มีส่วนได้เสียบางส่วน (“ส่วนได้เสียที่เหลืออยู่ของผู้บริจาคในของขวัญบางส่วน”) และการยืมระยะยาว นโยบายสำหรับการยืมอาจนำไปใช้กับการได้มาซึ่งวัตถุในช่วงระยะเวลาการดำเนินการ วัตถุที่ไม่ได้รับการร้องขอจนกว่าจะสามารถจัดการการส่งคืนได้ และวัตถุในคอลเลกชันหรือวัตถุที่พบ ถูกทิ้งร้าง หรือไม่มีผู้ใดอ้างสิทธิ์ ซึ่งความเป็นเจ้าของไม่ชัดเจน^{[ 29 ] [ 32 ]}

ภายในส่วนขอบเขตการรวบรวมของนโยบายการจัดการการรวบรวม โดยทั่วไปจะมีส่วนที่อธิบายขั้นตอนการอนุมัติและการยอมรับการยืม ค่าธรรมเนียมการได้มาที่เกี่ยวข้อง เอกสารที่จำเป็น ข้อกำหนดด้านประกันภัยเฉพาะ และคำแนะนำในการตรวจสอบสำหรับการเก็บรักษาชั่วคราว ส่วนนี้อาจรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับการยืมเก่าและผลงานที่มีข้อจำกัดที่ควบคุมว่าอนุญาตให้ออกจากสถาบันที่เก็บรักษาได้หรือไม่และเมื่อใด^{[ 29 ]}นโยบายการยืมควรกล่าวถึงทั้งการยืมเข้าและการยืมออกพร้อมขั้นตอนที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่อธิบายไว้อย่างละเอียด^{[ 32 ]}

การจัดการคอลเลกชันเน้นหนักไปที่การวางแผนและมาตรฐานการตอบสนอง และกำหนดแนวทางปฏิบัติเหล่านี้ไว้ในเอกสารโดยละเอียดว่าเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการดูแลคอลเลกชันควรจัดการกับอันตราย ต่างๆ ที่อาจ เกิดขึ้นกับคอลเลกชันอย่างไร^{[ 33 ]} แผนการจัดการความเสี่ยงหรือกลยุทธ์การลดความเสี่ยงเป็นส่วนหนึ่งของนโยบายที่ระบุอันตราย ที่อาจ เกิดขึ้นกับคอลเลกชันโดยพิจารณาจากภูมิภาคที่ตั้งของคอลเลกชัน รวมถึงไฟไหม้ แผ่นดินไหว กิจกรรมทางอาชญากรรม หรือน้ำท่วม นอกเหนือจากความเสียหายจากการซ่อมแซม ความล้มเหลวของอาคาร การดูแลคอลเลกชันที่ไม่เหมาะสม และการละเลย^{[ 34 ]}เพื่อแจ้งแผนการจัดการความเสี่ยง จะมีการประเมินความสำคัญและการประเมินความเสี่ยงหรือการประเมินสภาพของคอลเลกชัน^{[ 35 ] [ 36 ] [ 37 ]}

การดูแลรักษาคอลเลกชันสามารถนิยามได้ว่าเป็นมาตรการป้องกันทางกายภาพที่ใช้เพื่อป้องกันความเสียหายหรือชะลอการเสื่อมสภาพตามธรรมชาติของวัตถุในคอลเลกชันมรดกทางวัฒนธรรม การปฏิบัติเหล่านี้มุ่งมั่นที่จะเพิ่มความปลอดภัยให้กับคอลเลกชันโดยการลดความเสียหายจากแหล่งภายนอก เช่น การจัดการที่ไม่เหมาะสม การทำลายทรัพย์สิน การเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศ การได้รับแสงมากเกินไป และศัตรูพืช^{[ 38 ]}นโยบายการจัดการคอลเลกชันจะตรวจสอบความต้องการในการอนุรักษ์เชิงป้องกันของวัตถุแต่ละชิ้นภายในคอลเลกชันอย่างละเอียด เพื่อกำหนดแนวทางปฏิบัติและมาตรฐานในการลดภัยคุกคาม ตลอดจนขั้นตอนที่เหมาะสมในการแก้ไขปัญหาเมื่อเกิดขึ้น หัวข้อย่อยในส่วนนี้อาจรวมถึงการจัดแสดงและการจัดเก็บ การบรรจุและการขนส่ง และการจัดการศัตรูพืชแบบบูรณาการ

Integrated pest management

Within the collections care section of a collections management policy, there is typically a section dedicated to integrated pest management (IPM). This section covers the policies related to the prevention and suppression methods of various types of pests typically found within collections. IPM focuses on utilizing non-pesticide prevention and treatment techniques in order to minimize health risks for personnel as well as damages to the collection itself. Examples of types of pests that should be addressed include "insects, mold, mice, rats, birds, and bats."^[52]

The collection management aspect of IPM involves creating and implementing policies for the routine inspection of objects and housing facilities, authorized trapping procedures, and documentation of all inspections or trapping programs utilized within the facility. These policies are called cultural controls, and the physical techniques utilized as part of the collections care are known as mechanical controls.^[52] Specific cultural controls that may be documented within the collections management policy include:

• Standards for the inspection of all new materials to be brought into collection areas including new acquisitions and loans, and storage or packing materials.
• Defined practices for daily collections maintenance and general housekeeping of collection-holding facilities.
• Restrictions on areas within the building where food, drinks, and smoking are allowed and prohibited.
• Documentation showing the careful monitoring of plants placed around the outside of the building, with special attention paid to the proximity of live plants and mulch to the building, in addition to banning live and dried plants within the building.
• Policies for standard collections care including relative humidity, and storage and housing guidelines.^[52]

Physical security systems for protected facilities are generally intended to:^[53][54][55]

• deter potential intruders (e.g. warning signs, security lighting and perimeter markings) = risk prevention;
• detect intrusions and monitor/record intruders (e.g. intruder alarms and CCTV systems) = risk mitigation; and
• trigger appropriate incident responses (e.g. by security guards and police) = emergency preparedness.

It is up to security designers, architects and analysts to balance security controls against risks, taking into account the costs of specifying, developing, testing, implementing, using, managing, monitoring and maintaining the controls, along with broader issues such as aesthetics, human rights, health and safety, and societal norms or conventions.

สถาบันเก็บรวบรวมส่วนใหญ่จะจัดทำนโยบายการเตรียมความพร้อมรับมือภัยพิบัติและการรับมือเหตุฉุกเฉินควบคู่ไปกับนโยบายการจัดการคอลเลกชัน โดยนโยบายนี้จะระบุขั้นตอนที่ควรดำเนินการเพื่อป้องกันการบาดเจ็บหรือเสียชีวิตของบุคลากรและผู้เยี่ยมชมอาคารทั้งหมด รวมถึงวิธีการลดความเสียหายหรือการสูญเสียต่อคอลเลกชันให้เหลือน้อยที่สุด^{[ 33 ]}แผนดังกล่าวควรระบุระเบียบปฏิบัติในการจัดการภัยพิบัติ โดยเริ่มจากลำดับชั้นการบังคับบัญชาภายในทีมรับมือเหตุฉุกเฉิน ตลอดจนความรับผิดชอบของสมาชิกแต่ละคนในทีม ทีมรับมือเหตุฉุกเฉินจะประกอบด้วยเจ้าหน้าที่บริหารที่รับผิดชอบในการแจ้งให้สมาชิกคนอื่นๆ ในทีมทราบถึงภัยพิบัติและกำกับดูแลการดำเนินการตามภารกิจรับมือเหตุฉุกเฉิน โดยทั่วไปแล้วเจ้าหน้าที่เหล่านี้จะได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับระเบียบปฏิบัติในการจัดการคอลเลกชันอย่างถูกต้อง แผนการเตรียมความพร้อมรับมือภัยพิบัติและการรับมือเหตุฉุกเฉินควรมีคำแนะนำโดยละเอียดที่อธิบายวิธีการจัดการภัยพิบัติแต่ละประเภท รวมถึงการประเมินภัย คุกคาม และการตอบสนองเบื้องต้น ขั้นตอนการอพยพเมื่อเหมาะสม แผนการบรรเทาความเสียหาย ลำดับความสำคัญในการกู้ซาก และขั้นตอนการตรวจสอบและฟื้นฟูหลังเกิดความเสียหาย^{[ 56 ] [ 57 ]}

ความยั่งยืนถูกนิยามว่าเป็นการใช้ การพัฒนา และการปกป้องทรัพยากรเพื่อตอบสนองความต้องการของคนรุ่นปัจจุบันและอนาคต^{[ 58 ]}นโยบายความยั่งยืนของคอลเลกชันนั้นขึ้นอยู่กับคอลเลกชันหรือสถาบันเฉพาะ เนื่องจากนโยบายเหล่านี้สร้างสมดุลระหว่างบริบททางเศรษฐกิจและสังคมของคอลเลกชันกับผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมของคอลเลกชัน ในขณะเดียวกันก็ต้องมั่นใจว่าสอดคล้องกับกฎหมายท้องถิ่นและระดับชาติ แผนปฏิบัติการเพื่อความยั่งยืนใช้เพื่อระบุแนวปฏิบัติที่ไม่ยั่งยืน กำหนดเป้าหมายและกรอบเวลาในการดำเนินการ และมอบหมายความรับผิดชอบ นโยบายความยั่งยืนและแผนปฏิบัติการเพื่อความยั่งยืนพิจารณาความยั่งยืนผ่านมุมมองของ การใช้ทรัพยากรทางเศรษฐกิจ เมื่อพิจารณาถึงต้นทุนและผลประโยชน์ของการจัดเก็บคอลเลกชัน การจัดหาบุคลากร การจัดซื้อ การบำรุงรักษา และกระบวนการกำจัดของเสีย^{[ 59 ]}ทุนทางสังคม เมื่อสร้างความมั่นใจในความเท่าเทียมกันในการเป็นตัวแทนผ่าน^การมีส่วนร่วมของชุมชนและการสนับสนุนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย^[ 60 ^]และผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม เมื่อเน้นการลดของเสียการประเมินวัฏจักรชีวิตและทางเลือกที่ปลอดภัยต่อสิ่งแวดล้อมมากกว่าสารเคมีในการอนุรักษ์ บรรจุภัณฑ์ และวัสดุขนส่ง^{[ 61 ]}

ตัวอย่างนโยบายด้านความยั่งยืน ได้แก่:

• แผนปฏิบัติการเพื่อความยั่งยืนของพิพิธภัณฑ์ออสเตรเลีย
• นโยบายด้านความยั่งยืนของพิพิธภัณฑ์ศิลปะร่วมสมัย (ออสเตรเลีย)
• นโยบายความยั่งยืนของกลุ่มพิพิธภัณฑ์วิทยาศาสตร์
• นโยบายด้านสิ่งแวดล้อมของพิพิธภัณฑ์ประวัติศาสตร์แห่งชาติ