รายงาน

รายงานคือเอกสารหรือข้อความที่นำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่เป็นระบบระเบียบสำหรับกลุ่มเป้าหมายและวัตถุประสงค์เฉพาะ แม้ว่าอาจมีการสรุปรายงานด้วยวาจา แต่รายงานฉบับสมบูรณ์มักจะอยู่ในรูปแบบเอกสารลายลักษณ์อักษร[ ^{1 ] [ 2 ] โดย}ทั่วไปแล้ว รายงานจะถ่ายทอดข้อมูลที่พบหรือสังเกตได้^{[ 2 ]}รายงานที่น่าเชื่อถือจะช่วยเสริมความเชื่อเดิม ในขณะที่ข้อมูลที่ไม่ซื่อสัตย์อาจทำให้เกิดข้อสงสัยต่อหน่วยงานที่จัดทำรายงาน^{[ 3 ]}รายงานจากIPCCเช่นรายงานสุขภาพโลกและรายงานช่องว่างทางเพศโลกจากเวทีเศรษฐกิจโลกเป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนของรายงานที่เน้นเรื่องสำคัญระดับโลก

ใน สภาพแวดล้อม ทางธุรกิจ สมัยใหม่ รายงานมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งต่อความก้าวหน้าของธุรกิจ รายงานเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการคิดขององค์กร และมีส่วนสำคัญอย่างมากในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพหรือไม่มีประสิทธิภาพ

ความสำคัญของรายงานเหล่านี้ ได้แก่:

• รายงานนำเสนอข้อมูลที่เพียงพอเกี่ยวกับแง่มุมต่างๆ ของธุรกิจ
• ทักษะและความรู้ทั้งหมดของบุคลากรผู้เชี่ยวชาญจะถูกถ่ายทอดผ่านรายงาน
• รายงานต่างๆ ช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถตัดสินใจได้ดี ยิ่งขึ้น
• กฎเกณฑ์และรายงานที่สมดุลยังช่วยในการแก้ปัญหา ได้อีก ด้วย
• รายงานต่างๆ สื่อสารแผนงานนโยบาย และเรื่องอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรไปยังสาธารณชน รายงานข่าวทำหน้าที่เสมือนผู้ตรวจการและสร้างสมดุลในการตรวจสอบการ ทำงาน ขององค์กร

รูปแบบหนึ่งที่พบได้บ่อยที่สุดในการนำเสนอรายงานคือIMRADซึ่งประกอบด้วย บทนำ วิธีการ ผลลัพธ์ และการอภิปราย โครงสร้างนี้เป็นมาตรฐานสำหรับรายงานประเภทนี้ สะท้อนให้เห็นถึงการตีพิมพ์งานวิจัยทางวิทยาศาสตร์ แบบดั้งเดิม และแสดงถึงจริยธรรมและความน่าเชื่อถือของสาขาวิชานั้น ๆ อย่างไรก็ตาม รายงานไม่จำเป็นต้องปฏิบัติตามรูปแบบนี้เสมอไป และอาจใช้วิธีการอื่น ๆ เช่น รูปแบบปัญหา-วิธีแก้ปัญหา ซึ่งผู้เขียนจะระบุปัญหาไว้ก่อน แล้วจึงอธิบายรายละเอียดว่าต้องทำอย่างไรเพื่อแก้ไขปัญหา ความโปร่งใสและการมุ่งเน้นคุณภาพเป็นกุญแจสำคัญในการเขียนรายงานที่มีประโยชน์ ความถูกต้องแม่นยำก็มีความสำคัญเช่นกัน ตัวเลขที่ผิดพลาดในรายงานทางการเงินอาจนำไปสู่ผลเสียร้ายแรงได้

รายงานใช้คุณลักษณะต่างๆ เช่น ตารางกราฟรูปภาพ เสียง หรือคำศัพท์ เฉพาะทาง เพื่อโน้มน้าวให้กลุ่มเป้าหมายดำเนินการบางอย่าง หรือเพื่อแจ้งให้ผู้อ่านทราบถึงเรื่องที่กำลังกล่าวถึง องค์ประกอบทั่วไปของรายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษร ได้แก่ หัวข้อเพื่อระบุหัวข้อและช่วยให้ผู้อ่านค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว และองค์ประกอบทางภาพ เช่นแผนภูมิ ตารางและรูปภาพซึ่งมีประโยชน์ในการแบ่งส่วนของข้อความขนาดใหญ่และทำให้ประเด็นที่ซับซ้อนเข้าใจง่ายขึ้น รายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรขนาดยาวเกือบทุกฉบับจะมีสารบัญภาคผนวก เชิงอรรถและรายการอ้างอิงบรรณานุกรมหรือรายการอ้างอิงจะปรากฏในตอนท้ายของรายงานที่น่าเชื่อถือ และ มักมี การอ้างอิงรวมอยู่ในเนื้อหาเองด้วย คำศัพท์ที่ซับซ้อนจะได้รับการอธิบายในเนื้อหาของรายงานหรือแสดงเป็นเชิงอรรถเพื่อให้รายงานอ่านง่ายขึ้น บทสรุปสั้นๆ ของเนื้อหารายงานที่เรียกว่าบทคัดย่ออาจปรากฏอยู่ตอนต้นเพื่อให้ผู้อ่านทราบว่ารายงานจะกล่าวถึงอะไร รายงานออนไลน์มักมีไฮเปอร์ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลภายในหรือภายนอกด้วยเช่นกัน

รายงานด้วยวาจาแตกต่างจากรายงานเป็นลายลักษณ์อักษรในรายละเอียดปลีกย่อยของรูปแบบ แต่ก็ยังให้ความรู้หรือสนับสนุนแนวทางปฏิบัติอยู่ดี รายงานที่มีคุณภาพจะมีการค้นคว้าอย่างดี และผู้พูดจะระบุแหล่งที่มาหากเป็นไปได้

รายงานทั่วไปจะมีส่วนต่างๆ ดังต่อไปนี้: ^{[ 4 ]}

• หน้าปก
• บทสรุปสำหรับผู้บริหาร
• สารบัญ
• การแนะนำ
• การอภิปรายหรือเนื้อหา
• บทสรุป
• คำแนะนำ
• รายการอ้างอิง
• ภาคผนวก

ตัวอย่างของรายงานมีดังนี้:

• รายชื่อรายงานด้านสิ่งแวดล้อม
• การบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า
• คุณภาพของข้อมูล
• ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
• การผสานรวมแอปพลิเคชันระดับองค์กร
• การวางแผนทรัพยากรองค์กร
• โครงการริเริ่มการรายงานระดับโลก
• คณะกรรมการกำกับดูแลเอกสารที่ไม่ตีพิมพ์อย่างเป็นทางการระดับนานาชาติ – แนวทางสากลสำหรับการจัดทำรายงานทางวิทยาศาสตร์และเทคนิค
• ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

• บลิค, โรนัลด์ (2003). "เขียนอย่างมีเทคนิค!". สำนักพิมพ์เพรนติส ฮอลล์. ISBN 0-13-114878-8.
• Gerson, Sharon และ Gerson, Steven (2005). การเขียนเชิงเทคนิค: กระบวนการและผลลัพธ์ . Prentice-Hall. ISBN 0-13-119664-2.
• แลนนอน, จอห์น (2007). การสื่อสารทางเทคนิค . ลองแมน. ISBN 0-205-55957-3.