If the original word was capitalized then the first letter of its abbreviation should retain the capital, for example Lev. for Leviticus. When a word is abbreviated to more than a single letter and was originally spelled with lower case letters then there is no need for capitalization. However, when abbreviating a phrase where only the first letter of each word is taken, then all letters should be capitalized, as in YTD for year-to-date, PCB for printed circuit board and FYI for for your information. However, see the following section regarding abbreviations that have become common vocabulary: these are no longer written with capital letters.

A period (full stop) is sometimes used to signify abbreviation, but opinion is divided as to when and if this convention is best practice.

According to Hart's Rules, a word shortened by dropping letters from the end terminates with a full stop (period), whereas a word shorted by dropping letters from the middle does not.^{[2]:p167–170}Fowler's Modern English Usage says a full stop (period) is used for both of these shortened forms, but recommends against this practice. It advises it only for end-shortened words and lower-case initialisms, not for middle-shortened words and upper-case initialisms.^[11]

Some British style guides, such as for The Guardian and The Economist, disallow periods for all abbreviations.^[12][13]

In American English, the period is usually included regardless of whether or not it is a contraction, e.g. Dr. or Mrs. In some cases, periods are optional, as in either US or U.S. for United States, EU or E.U. for European Union, and UN or U.N. for United Nations. There are some house styles, however—American ones included—that remove the periods from almost all abbreviations. For example:

• คู่มือมาตรฐานอุปกรณ์ควบคุมการจราจรของสหรัฐอเมริกาแนะนำว่าไม่ควรใช้จุดกับคำย่อบนป้ายจราจร ยกเว้นทิศทางหลักที่เป็นส่วนหนึ่งของชื่อจุดหมายปลายทาง (ตัวอย่างเช่น"Northwest Blvd" , "W. Jefferson"และ"PED XING"ล้วนปฏิบัติตามคำแนะนำนี้)
• รูปแบบการเขียนแบบ AMAซึ่งใช้ในวารสารทางการแพทย์ หลาย ฉบับ จะไม่ใช้จุดในคำย่อหรือคำย่อ โดยแทบไม่มีข้อยกเว้น ดังนั้นeg , ie , vs , et  al , Dr , Mr , MRI , ICU และอีกหลายร้อยคำจึงไม่มีจุด ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือNo. (คำย่อของNumeroซึ่งแปลว่า หมายเลข) เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนกับคำว่า " No " อักษรย่อในชื่อบุคคล (เช่น "George R. Smith") และ "St." ในชื่อบุคคลเมื่อบุคคลนั้นต้องการ (เช่น "Emily R. St. Clair") (แต่ไม่รวมถึงชื่อเมือง เช่นSt LouisหรือSt Paul )

คำย่อที่เดิมเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ (มีหรือไม่มีจุด) แต่ต่อมาได้กลายเป็นคำทั่วไปแล้ว จะไม่เขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่และไม่มีจุดอีกต่อไป ตัวอย่างเช่นsonar , radar , lidar , laser , snafuและscuba

เมื่อมีคำย่อปรากฏอยู่ท้ายประโยค จะใช้จุดเพียงจุดเดียว: เมืองหลวงของสหรัฐอเมริกาคือ วอชิงตัน ดี.ซี.

ในอดีต คำย่อบางคำจะเขียนโดยมีจุดหลังตัวอักษรแต่ละตัวและเว้นวรรคระหว่างตัวอักษรคู่ เช่นU.  S.แต่ปัจจุบันมักใช้เพียงUSเท่านั้น

มีหลายวิธีในการทำให้คำย่อเป็นพหูพจน์ บางครั้งทำได้โดยการเพิ่มเครื่องหมายอะพอสโทรฟีและs ( 's ) เช่น "two PC's have broken screens" แต่บางคนพบว่าวิธีนี้ทำให้สับสน เนื่องจากสัญลักษณ์ดังกล่าวอาจบ่งบอกถึงความเป็นเจ้าของและรูปแบบนี้ไม่เป็นที่ยอมรับในคู่มือรูปแบบการเขียนหลายฉบับ ตัวอย่างเช่นKate Turabianซึ่งเขียนเกี่ยวกับรูปแบบการเขียนในงานเขียนเชิงวิชาการ^{[ 14 ]}อนุญาตให้ใช้เครื่องหมายอะพอสโทรฟีเพื่อสร้างคำย่อพหูพจน์ "เฉพาะเมื่อคำย่อมีจุดภายในหรือมีทั้งตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็ก" ตัวอย่างเช่น "DVDs" และ "URLs" และ "Ph.D.'s" ในขณะที่สมาคมภาษาศาสตร์สมัยใหม่^{[ 15 ]}กล่าวอย่างชัดเจนว่า "อย่าใช้เครื่องหมายอะพอสโทรฟีเพื่อสร้างคำย่อพหูพจน์" นอกจากนี้สมาคมจิตวิทยาอเมริกันยังกล่าวอย่างเฉพาะเจาะจงว่า^{[ 16 ] [ 17 ]} "โดยไม่ต้องใช้เครื่องหมายอะพอสโทรฟี"

อย่างไรก็ตาม คู่มือการเขียนฉบับปี 1999 ของThe New York Timesระบุว่าจำเป็นต้องเพิ่มเครื่องหมายอะพอสโทรฟีเมื่อทำให้คำย่อทุกคำเป็นพหูพจน์ โดยแนะนำให้ใช้ "PC's, TV's และ VCR's" ^{[ 18 ]}

การสร้างพหูพจน์ของการเริ่มต้นโดยไม่มีเครื่องหมายอะพอสโทรฟีสามารถใช้กับตัวเลขหรือตัวอักษรได้เช่นกัน ตัวอย่าง: ^{[ 19 ]}

• จำนวนรันที่ทำได้ (RBI)
• ยุค 1920 อันรุ่งเรือง
• ระวังคำพูดและการกระทำของคุณด้วย

สำหรับหน่วยวัด รูปแบบเดียวกันจะใช้ได้ทั้งสำหรับเอกพจน์และพหูพจน์ ตัวอย่างเช่น:

• 1  ปอนด์ หรือ 20  ปอนด์
• 1  ฟุต หรือ 16  ฟุต
• 1  นาที หรือ 45  นาที

เมื่อคำย่อมีจุดมากกว่าหนึ่งจุดกฎของฮาร์ทแนะนำให้ใส่ตัวsหลังจุดสุดท้าย ตัวอย่าง:

• ปริญญาเอก
• ม.ปรัชญา
• dts

อย่างไรก็ตาม คำพหูพจน์เดียวกันนี้อาจเขียนในรูปแบบที่ไม่เป็นทางการได้ดังนี้:

• ปริญญาเอก
• ปริญญาโทสาขาปรัชญา
• รูปแบบ DT (นี่คือรูปแบบที่แนะนำในพจนานุกรมNew Oxford Dictionary for Writers and Editors )

ตามกฎของฮาร์ทเครื่องหมายอะพอสโทรฟีอาจใช้ได้ในกรณีพิเศษที่จำเป็นเพื่อให้เกิดความชัดเจน เช่น เมื่ออ้างถึงตัวอักษรหรือสัญลักษณ์ว่าเป็นวัตถุ

• ค่า x ของสมการ
• ตรวจสอบรายละเอียดให้เรียบร้อย

อย่างไรก็ตาม สามารถละเครื่องหมายอะพอสโทรฟีได้หากข้อความนั้นอยู่ในรูปแบบตัวเอียงหรือเครื่องหมายอัญประกาศ:

• ค่าxของสมการ
• เติมจุดบนตัว "i" และขีดเส้นบนตัว "t"

ในภาษาละติน และรูปแบบที่แตกแขนงออกมาในภาษาต่างๆ ของยุโรป รวมถึงภาษาอังกฤษนั้น คำย่อที่มีตัวอักษรเดียวจะใช้การเขียนตัวอักษรซ้ำอีกครั้งในรูปพหูพจน์ เพื่อความสะดวกในการจดบันทึก คำย่อเหล่านี้ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการเขียนและการตีพิมพ์ นอกจากนี้ยังมีคำย่อที่ยาวกว่าบางคำที่ใช้หลักการนี้เช่นกัน

การใช้คำย่อตามพยางค์ไม่แพร่หลายในภาษาอังกฤษ หน่วยงานรัฐบาลของสหราชอาณาจักรบางแห่ง เช่นOfcom (สำนักงานการสื่อสาร) และOftel (สำนักงานโทรคมนาคม) ในอดีต ยังคงใช้รูปแบบนี้อยู่

นครนิวยอร์กมีเขตต่างๆ ที่ตั้งชื่อโดยใช้ตัวย่อพยางค์ เช่นไทรเบกา (Tribeca ) (Triangle below Canal Street) และโซโฮ (SoHo) (South of Houston Street) การใช้ตัวย่อแบบนี้ได้แพร่กระจายไปยังเมืองอื่นๆ ในอเมริกา ทำให้เกิดโซมา (SoMa) ในซานฟรานซิสโก (South of Market) และโลโด (LoDo) ในเดนเวอร์ (Lower Downtown) เป็นต้น นอกจากนี้ ในรัฐแคลิฟอร์เนียก็มักจะใช้ตัวย่อพยางค์ในการตั้งชื่อส่วนต่างๆ ของพื้นที่ เช่น นอร์แคล (Northern California), เซนแคล (Central California) และโซแคล (Southern California) ยิ่งไปกว่านั้น ในบริบทของลอสแอนเจลิส ตัวย่อพยางค์โซโฮ (SoHo) (Southern Hollywood) หมายถึงส่วนทางใต้ของย่านฮอลลีวูด

ComEdผู้ให้บริการไฟฟ้าในชิคาโกเป็นตัวย่อพยางค์ของCommonwealthและ (Thomas) Edisonและ รถไฟโดยสาร Metraเป็นตัวย่อพยางค์ของMetropolitanและRail ^{[ 23 ]}

กองทัพเรือสหรัฐฯ นิยมใช้ตัวย่อแบบแบ่งพยางค์บางส่วน เนื่องจากช่วยเพิ่มความอ่านง่ายท่ามกลางตัวย่อจำนวนมากที่ต้องใช้ตัวย่อแบบเดียวกันทั้งหมด ดังนั้นDESRON 6จึงใช้ (ในรูปแบบตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด) เพื่อหมายถึง "กองเรือพิฆาตที่ 6" ในขณะที่COMNAVAIRLANTจะหมายถึง "ผู้บัญชาการกองทัพอากาศนาวิกโยธิน (ใน) มหาสมุทรแอตแลนติก"

การย่อคำด้วยพยางค์เป็นคุณลักษณะเด่นของนิวสปีคซึ่งเป็นภาษาสมมติในนวนิยายดิสโทเปียเรื่องNineteen Eighty-Four ของ จอร์จ ออร์เวลล์คำย่อทางการเมืองของนิวสปีค — Ingsoc (English Socialism), Minitrue (Ministry of Truth), Miniplenty ( Ministry of Plenty )—ได้รับการอธิบายโดยออร์เวลล์ว่าคล้ายกับตัวอย่างคำย่อในภาษาเยอรมัน( ดูด้านล่าง )และรัสเซีย ( ดูด้านล่าง )ในศตวรรษที่ 20 คำย่อในนิวสปีคมีหน้าที่ทางการเมืองโดยอาศัยโครงสร้างย่อของมันเอง: ฟังดูดีและออกเสียงง่าย จุดประสงค์ของมันคือการปกปิดเนื้อหาทางอุดมการณ์ทั้งหมดจากผู้พูด^{[ 24 ] : 310–8}

ตัวย่อพยางค์ที่เพิ่งเกิดขึ้นใหม่ ได้แก่ โรคโควิด-19 (โรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019) ซึ่งเกิดจากไวรัสโคโรนาสายพันธุ์ใหม่ที่ก่อให้เกิดโรคทางเดินหายใจเฉียบพลันรุนแรง (มักย่อว่าSARS-CoV-2ซึ่งเป็นอักษรย่อบางส่วน)

ในภาษาแอลเบเนีย บางครั้งมีการใช้ตัวย่อพยางค์ในการตั้งชื่อบุคคล เช่นMigjeniซึ่งเป็นตัวย่อจากชื่อเดิมของเขา ( Millosh Gjergj Nikolla ) กวีและนักเขียนชาวแอลเบเนียผู้มีชื่อเสียง หรือASDRENI ( Aleksander Stavre Drenova ) กวีชาวแอลเบเนียผู้มีชื่อเสียงอีกคนหนึ่ง

ชื่ออื่นๆ ที่ใช้กันทั่วไปในช่วงไม่กี่ทศวรรษที่ผ่านมา ได้แก่ GETOAR ซึ่งประกอบด้วยGegeria + Tosks (แทนสองสำเนียงหลักของภาษาแอลเบเนีย คือ Gegë และ Toskë) และArbanonซึ่งเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ใช้เรียกดินแดนทั้งหมดของแอลเบเนีย

คำย่อแบบพยางค์เป็นเรื่องปกติในภาษาเยอรมัน ทั้งในอดีตและปัจจุบัน คล้ายกับคำย่อในภาษาอังกฤษ ซึ่งมีความหมายที่ทันสมัยอย่างชัดเจน แม้ว่าตรงกันข้ามกับความเชื่อที่แพร่หลาย คำย่อหลายคำมีมาตั้งแต่ก่อนปี 1933หรืออาจจะก่อนสิ้นสุดสงครามโลกครั้งที่ หนึ่งด้วยซ้ำ ตัวอย่างเช่น Kriminalpolizeiซึ่งแปลตรงตัวว่าตำรวจอาชญากรรมแต่ในเชิงสำนวนหมายถึงหน่วยสืบสวนอาชญากรรมของกองกำลังตำรวจเยอรมันใดๆ ก็ตาม ได้กลายเป็นKriPo (มีการเขียนตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กแตกต่างกันไป) และในทำนองเดียวกันSchutzpolizei ( ตำรวจคุ้มครองหรือหน่วยเครื่องแบบ ) ได้กลายเป็นSchuPoในทำนองเดียวกัน ตำรวจขนส่งของทางรถไฟแห่งชาติสวิส—Transportpolizei— ก็ย่อเป็นTraPo

เมื่อพรรคแรงงานสังคมนิยมแห่งชาติเยอรมันขึ้นสู่อำนาจ ก็เกิดการปรับโครงสร้างรัฐบาลอย่างบ้าคลั่ง และตามมาด้วยตัวย่อใหม่ๆ มากมาย กองกำลังตำรวจแห่งชาติที่รวมกันจากตำรวจรักษาความสงบเรียบร้อยของรัฐต่างๆ กลายเป็น OrPo ( Ordnungspolizei , "ตำรวจรักษาความสงบเรียบร้อย") กองกำลัง KriPo ของรัฐต่างๆ รวมกันเป็น "SiPo" ( Sicherheitspolizei , "ตำรวจรักษาความปลอดภัย") และยังมีGestapo ( Geheime Staatspolizei , "ตำรวจลับแห่งรัฐ") อีกด้วย นอกจากนี้ยังมีตัวย่อที่ไม่เกี่ยวข้องกับระบอบการปกครอง เช่น " Gröfaz " สำหรับ "größter Feldherr aller Zeiten" (ผู้บัญชาการทหารที่ยิ่งใหญ่ที่สุดตลอดกาล) หรือก็คือฮิตเลอร์ ระเบียบใหม่ของสาธารณรัฐประชาธิปไตยเยอรมนีในภาคตะวันออกนำมาซึ่งการกำจัดอิทธิพลของนาซี อย่างมีสติ แต่ยังรวมถึงการปฏิเสธสำนวนเดิม ๆ และหันมาใช้คำศัพท์ใหม่ เช่นStasiแทนStaatssicherheit ("ความมั่นคงของรัฐ" หรือตำรวจลับ) และVoPoแทนVolkspolizeiส่วนวลีpolitisches Büroซึ่งอาจแปลตรงตัวว่า "สำนักงานการเมือง" หรือแปลตามสำนวนว่า "คณะกรรมการบริหารพรรคการเมือง" ก็กลายเป็นPolitbüro

การใช้คำย่อแบบพยางค์ไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในแวดวงการเมืองเท่านั้น ชื่อธุรกิจ เครื่องหมายการค้า และเครื่องหมายบริการจำนวนมากทั่วประเทศเยอรมนีก็ใช้รูปแบบเดียวกันนี้ ตัวอย่างเช่นAldi มา จากTheo Albrechtชื่อของผู้ก่อตั้ง ตามด้วยdiscount ; HariboมาจากHans Riegelชื่อของผู้ก่อตั้ง ตามด้วยBonnเมืองที่ตั้งสำนักงานใหญ่; และAdidasมาจากAdolf "Adi" Dasslerชื่อเล่นของผู้ก่อตั้ง ตามด้วยนามสกุลของเขา

คำย่อแบบพยางค์พบได้บ่อยมากในภาษารัสเซีย เบลารุส และยูเครน โดยมักใช้เป็นชื่อองค์กร ในอดีต การเผยแพร่คำย่อเป็นวิธีหนึ่งในการทำให้การศึกษาแก่ประชาชนทั่วไปง่ายขึ้นในช่วงทศวรรษ 1920 (ดูLikbez ) คำว่าkolkhoz ( kollektívnoye khozyáystvo , ฟาร์มรวม ) ก็เป็นอีกตัวอย่างหนึ่ง

องค์กรลัทธิเลนิน เช่นคอมมิวนิสต์สากล ( Comintern ) และคอมโซมอล ( Komsomol หรือ "สหภาพเยาวชนคอมมิวนิสต์") ใช้ตัวย่อพยางค์ในภาษารัสเซีย ในภาษารัสเซียสมัยใหม่ คำต่างๆ เช่นRosselkhozbank (จาก Rossiysky selskokhozyaystvenny bank — ธนาคารเกษตรแห่งรัสเซีย , RusAg) และMinobrnauki (จาก Ministerstvo obrazovaniya i nauki — กระทรวงศึกษาธิการและวิทยาศาสตร์) ยังคงใช้กันอย่างแพร่หลาย ใน ประเทศเบลารุสที่อยู่ใกล้เคียงมีBeltelecom (การสื่อสารโทรคมนาคมเบลารุส) และ Belsat (ดาวเทียมเบลารุส)

ตัวย่อพยางค์เป็นเรื่องปกติในภาษาสเปนตัวอย่างมากมายในชื่อองค์กร เช่นPemexสำหรับPetróleos Mexicanos ("Mexican Petroleums") หรือ Fonafifo สำหรับFondo Nacional de Financimiento Forestal (กองทุนสนับสนุนทางการเงินด้านป่าไม้แห่งชาติ) El Banco Nacional de México, SA ("Banamex"), Teléfonos de México, SAB de CV ("TELMEX"), Operadora de Cinemas, SA de CV ("Cinemex")

ในภาษาเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ โดยเฉพาะในภาษามาเลย์มีการใช้คำย่อทั่วไป ตัวอย่าง ได้แก่Petronas (สำหรับPetroliam Nasional , "National Petroleum"), Pertamina ที่เทียบเท่าในอินโดนีเซีย (จากชื่อเดิมPerusahaan Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Negara , "State Oil and Natural Gas Mining Company") และKemenhub (จากKementerian Perhubungan "กระทรวงคมนาคม")

การย่อคำใน ภาษามาเลเซียมักใช้ตัวอักษรจากแต่ละคำ ในขณะที่ภาษาอินโดนีเซียโดยทั่วไปจะใช้พยางค์ แม้ว่าในบางกรณีจะไม่เป็นไปตามรูปแบบนี้ก็ตาม ตัวอย่างเช่น การเลือกตั้งทั่วไปในภาษามาเลย์มาเลเซีย มักย่อเป็น PRU ( pilihan raya u mum) ในขณะที่ภาษาอินโดนีเซีย มักย่อเป็น pemilu ( pemil ihan u mum) อีกตัวอย่างหนึ่งคือ กระทรวงสาธารณสุข ซึ่งในภาษามาเลย์มาเลเซียใช้ KKM ( Kementerian Kesihatan Malaysia ) เมื่อเทียบกับภาษาอินโดนีเซีย Kemenkes ( Kementerian Kes ehatan )

ภาษาเอเชียตะวันออกซึ่งระบบการเขียนใช้อักษรจีนสร้างคำย่อในทำนองเดียวกันโดยใช้อักษรจีนที่สำคัญจากคำหรือวลี ตัวอย่างเช่น ในภาษาญี่ปุ่น คำว่าองค์การสหประชาชาติkokusai rengō (中際連合) มักเรียกโดยย่อว่าkokuren (中連) (คำย่อดังกล่าวเรียกว่าryakugo (略語) ในภาษาญี่ปุ่น ดูคำย่อและคำย่อภาษาญี่ปุ่น ด้วย ) ตัวย่อพยางค์ของ คำ คันจิมักใช้สำหรับมหาวิทยาลัย เช่นTōdai (東大) สำหรับTōkyō daigaku (東京大学, มหาวิทยาลัยโตเกียว ) และใช้ในทำนองเดียวกันในภาษาจีน: Běidà (北大) สำหรับBěijīng Dàxué (北京大学, มหาวิทยาลัยปักกิ่ง ) มหาวิทยาลัยในเกาหลีมักใช้รูปแบบเดียวกัน เช่นHongdae (홍대) เป็นคำย่อของHongik DaehakgyoหรือHongik Universityส่วนวลีภาษาอังกฤษ " Gung ho " นั้นมีที่มาจากคำย่อในภาษาจีน