An archive is an accumulation of historical records or materials, in any medium, or the physical facility in which they are located.^[1][2]

Archives contain primary source documents that have accumulated over the course of an individual or organization's lifetime, and are kept to show the history and function of that person or organization.^[3][4] Professional archivists and historians generally understand archives to be records that have been naturally and necessarily generated as a product of regular legal, commercial, administrative, or social activities.^[5] They have been metaphorically defined as "the secretions of an organism",^[6] and are distinguished from documents that have been consciously written or created to communicate a particular message to posterity.

โดยทั่วไปแล้ว เอกสารจดหมายเหตุประกอบด้วยบันทึกที่ได้รับการคัดเลือกเพื่อการเก็บรักษาอย่างถาวรหรือระยะยาวบนพื้นฐานของคุณค่าทางวัฒนธรรม ประวัติศาสตร์ หรือหลักฐานที่ยั่งยืน^{[ 4 ]}บันทึกจดหมายเหตุโดยปกติแล้วจะไม่ได้รับการตีพิมพ์และมักจะเป็นเอกสารฉบับเดียว ซึ่งแตกต่างจากหนังสือหรือนิตยสารที่มีสำเนาที่เหมือนกันจำนวนมาก นี่หมายความว่าจดหมายเหตุมีความแตกต่างจากห้องสมุด อย่างมาก ในแง่ของหน้าที่และการจัดระเบียบ แม้ว่าคอลเลกชันจดหมายเหตุจะพบได้บ่อยในอาคารห้องสมุดก็ตาม^{[ 7 ]}ในขณะที่จดหมายเหตุโดยทั่วไปแล้วเป็นคอลเลกชันของเอกสาร นักวิชาการบางคนโต้แย้งว่าอาคารสามารถเป็นจดหมายเหตุประเภทหนึ่งได้^{[ 8 ]}การเลือกสิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายเหตุอาจเป็นการกระทำทางการเมือง^{[ 9 ]}

บุคคลที่ทำงานในหอจดหมายเหตุเรียกว่านักจดหมายเหตุการศึกษาและการปฏิบัติในการจัดระเบียบ การเก็บรักษา และการให้การเข้าถึงข้อมูลและวัสดุในหอจดหมายเหตุเรียกว่าวิทยาศาสตร์หอจดหมายเหตุสถานที่จัดเก็บทางกายภาพอาจเรียกว่าหอจดหมายเหตุ (ซึ่งใช้กันทั่วไปในสหราชอาณาจักร ) หอจดหมายเหตุ (ซึ่งใช้กันทั่วไปในสหรัฐอเมริกา ) หรือคลังเก็บข้อมูล^{[ 10 ] [ 11 ]}

การใช้คำว่า " archive " ในบริบทของคอมพิวเตอร์ (ซึ่งหมายถึงไฟล์คอมพิวเตอร์ที่เก็บเนื้อหาของไฟล์อื่น ๆ ตั้งแต่หนึ่งไฟล์ขึ้นไป) ไม่ควรสับสนกับความหมายในความหมายของการเก็บรักษาบันทึก

คำภาษาอังกฤษarchive / ˈ ɑːr k aɪ v /มาจากคำภาษาฝรั่งเศส^{archives (พหูพจน์) และมาจากคำภาษาละติน archīum หรือ archīvum [} 12 ] ซึ่งเป็นรูปแบบโรมัน^{ของคำ}ภาษากรีก ἀρχεῖον ( arkheion ) เดิมทีคำภาษากรีกนี้หมายถึงบ้านหรือที่อยู่อาศัยของอาร์คอนผู้ปกครองหรือผู้พิพากษา หัวหน้า ซึ่งเป็นที่เก็บและตีความเอกสารราชการสำคัญ จากนั้นความหมายของคำนี้ก็ขยายออกไปครอบคลุมแนวคิดต่างๆ เช่น " ศาลากลาง " และ " บันทึกสาธารณะ " ^{[ 13 ]}รากศัพท์ของคำภาษากรีกคือἀρχή ( arkhē ) ซึ่งหมายถึง "ตำแหน่งตุลาการ, สำนักงาน, รัฐบาล" ^{[ 14 ]}และมาจากคำกริยาἄρχω ( arkhō ) ซึ่งหมายถึง "เริ่มต้น, ปกครอง, บริหาร" (ซึ่งเป็นรากศัพท์ของคำภาษาอังกฤษเช่น "anarchy" และ "monarchy") ^{[ 15 ]}

คำว่าarchiveปรากฏครั้งแรกในภาษาอังกฤษในช่วงต้นศตวรรษที่ 17 และคำว่าarchivistในช่วงกลางศตวรรษที่ 18 แม้ว่าในช่วงเวลาดังกล่าว คำทั้งสองมักจะใช้เฉพาะในบริบทของสถาบันและบุคลากรต่างประเทศเท่านั้น จนกระทั่งปลายศตวรรษที่ 19 จึงเริ่มมีการใช้กันอย่างแพร่หลายในบริบทภายในประเทศ^{[ 11 ] [ 16 ]}

คำคุณศัพท์ที่เกิดจาก คำ ว่าarchiveคือarchival

การเก็บรักษาเอกสารราชการเป็นธรรมเนียมปฏิบัติมายาวนาน^{[ 17 ]}นักโบราณคดีได้ค้นพบคลังเอกสารแผ่นดินเหนียวหลายร้อย (และบางครั้งหลายพัน) แผ่น ซึ่งมีอายุย้อนไปถึงสหัสวรรษที่สามและสองก่อนคริสต์ศักราช ในแหล่งโบราณคดีต่างๆ เช่นเอ็บลามาริอามาร์นาฮัต ตู ซัส อูการิตและไพลอสการค้นพบเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการเรียนรู้เกี่ยวกับอักษรโบราณ ภาษา วรรณกรรม และการเมือง^{[ 18 ]}

วรรณกรรมปากเปล่า เช่นฮิคาเยของชาวปาเลสไตน์ยังสามารถทำหน้าที่เป็นคลังข้อมูลสำหรับชุมชนได้อีกด้วย^{[ 19 ]}

ชาวจีนโบราณ ชาวกรีกโบราณ และชาวโรมันโบราณ (ซึ่งเรียกสิ่งเหล่านี้ว่าTabularia ) ได้พัฒนาระบบจัดเก็บเอกสารอย่างดี แนวคิดที่ว่าสังคมจะกำหนดสถานที่เพื่อเก็บรักษาบันทึกเป็นส่วนสำคัญของประมวลกฎหมายจัสติเนียน (ซึ่งบัญญัติกฎหมายโรมัน) ^{[ 20 ]}

อังกฤษได้พัฒนาระบบจัดเก็บเอกสารและวิธีการเข้าถึงเอกสารหลังจากปี 1066 ^{[ 21 ]}สวิตเซอร์แลนด์ได้พัฒนาระบบจัดเก็บเอกสารหลังจากปี 1450 ^{[ 22 ]}

เอกสารสำคัญทางวิทยาศาสตร์ในยุคก่อนๆ ในยุคตะวันตก ได้แก่ คู่มือของจาค็อบ ฟอน แรมมิงเกน ในปี ค.ศ. 1571 ^{[ 23 ]และDe} Archivis libris singularisของบัลดาสซาร์เร โบนิฟาซิโอในปี ค.ศ. ¹⁶³²

การจัดเก็บเอกสารสมัยใหม่มีรากฐานบางส่วนย้อนกลับไปถึงการปฏิวัติฝรั่งเศสหอจดหมายเหตุแห่งชาติฝรั่งเศสซึ่งอาจมีคลังเอกสารที่ใหญ่ที่สุดในโลก (โดยมีบันทึกย้อนหลังไปถึงปี ค.ศ. 625) ถูกสร้างขึ้นในปี ค.ศ. 1790 ในช่วงการปฏิวัติจากคลังเอกสารของรัฐบาล ศาสนา และเอกชนต่างๆ ที่ยึดมาได้โดยพวกปฏิวัติ^{[ 25 ]}

ในปี พ.ศ. 2426 Gabriel Richou นักจดหมายเหตุชาวฝรั่งเศสได้ตีพิมพ์ตำราตะวันตกเล่มแรกเกี่ยวกับทฤษฎีจดหมายเหตุชื่อTraité théorique et pratique des archives publiques ( สนธิสัญญาว่าด้วยทฤษฎีและการปฏิบัติของจดหมายเหตุสาธารณะ ) ซึ่งเขาได้จัดระบบทฤษฎีจดหมายเหตุของrespect des fondsซึ่งตีพิมพ์ครั้งแรกโดยNatalis de Waillyในปี พ.ศ. 2484 ^{[ 26 ]}

นักประวัติศาสตร์นักลำดับวงศ์ตระกูล นักกฎหมายนักประชากรศาสตร์ผู้สร้างภาพยนตร์ และอื่นๆ ดำเนินการวิจัยที่หอจดหมายเหตุ^{[ 27 ]}กระบวนการวิจัยที่หอจดหมายเหตุแต่ละแห่งมีความเป็นเอกลักษณ์และขึ้นอยู่กับสถาบันที่เก็บรักษาหอจดหมายเหตุ แม้ว่าจะมีหอจดหมายเหตุหลายประเภท แต่การสำรวจสำมะโนประชากรของบรรณารักษ์ในสหรัฐอเมริกาครั้งล่าสุดระบุประเภทหลัก 5 ประเภท ได้แก่ หอจดหมายเหตุทางวิชาการธุรกิจ( เพื่อผลกำไร) รัฐบาล องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรและอื่นๆ [ ^{28 ] นอกจาก}นี้ยังมีพื้นที่การสอบถามหลัก 4 ด้านที่เกี่ยวข้องกับหอจดหมายเหตุ ได้แก่ เทคโนโลยีวัสดุ หลักการจัดระเบียบ สถานที่ทางภูมิศาสตร์ และความสัมพันธ์ที่ซับซ้อนของมนุษย์และสิ่งที่ไม่ใช่มนุษย์ พื้นที่เหล่านี้ช่วยในการจำแนกประเภทของหอจดหมายเหตุที่กำลังสร้างขึ้นได้ดียิ่งขึ้น

เชิงวิชาการ

โดยทั่วไปแล้ว หอจดหมายเหตุในวิทยาลัย มหาวิทยาลัย และสถานศึกษาอื่นๆ จะตั้งอยู่ในห้องสมุด และหน้าที่ต่างๆ อาจดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่จดหมายเหตุ [ ^{29 ] หอจดหมายเหตุ} ทางวิชาการมีอยู่เพื่อรักษาประวัติศาสตร์ของสถาบันและให้บริการแก่ชุมชนวิชาการ^{[ 30 ]}หอจดหมายเหตุทางวิชาการอาจมีวัสดุต่างๆ เช่น บันทึกการบริหารของสถาบัน เอกสารส่วนตัวและวิชาชีพของอดีตศาสตราจารย์และอธิการบดี ของที่ระลึกที่เกี่ยวข้องกับองค์กรและกิจกรรมของโรงเรียน และสิ่งของที่ห้องสมุดวิชาการต้องการให้อยู่ในที่ปิด เช่น หนังสือหายากหรือ สำเนา วิทยานิพนธ์การเข้าถึงคอลเลกชันในหอจดหมายเหตุเหล่านี้มักจะต้องนัดหมายล่วงหน้าเท่านั้น บางแห่งมีการประกาศเวลาสำหรับการสอบถาม ผู้ใช้หอจดหมายเหตุทางวิชาการอาจเป็นนักศึกษาระดับปริญญาตรี นักศึกษาปริญญาโท คณาจารย์และเจ้าหน้าที่ นักวิจัยทางวิชาการ และประชาชนทั่วไป หอจดหมายเหตุทางวิชาการหลายแห่งทำงานอย่างใกล้ชิดกับ แผนกสัมพันธ์ ศิษย์เก่าหรือสถาบันอื่นๆ ในวิทยาเขตเพื่อช่วยระดมทุนสำหรับห้องสมุดหรือโรงเรียนของตน^{[ 31 ]}คุณสมบัติสำหรับการจ้างงานอาจแตกต่างกันไป ตำแหน่งระดับเริ่มต้นมักต้องการประกาศนียบัตรระดับปริญญาตรี แต่โดยทั่วไปแล้วบรรณารักษ์มักมีปริญญาโทด้านประวัติศาสตร์หรือบรรณารักษศาสตร์ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งได้รับการรับรองจากหน่วยงานเช่นสมาคมห้องสมุดอเมริกัน ) ^{[ 32 ]}การเชี่ยวชาญเฉพาะด้านจะพบได้บ่อยขึ้นในตำแหน่งระดับสูง^{[ 33 ]}

รัฐบาล

หอจดหมายเหตุของรัฐบาลรวมถึงหอจดหมายเหตุที่ดูแลโดยรัฐบาลท้องถิ่นและรัฐบาลของรัฐ ตลอดจนหอจดหมายเหตุที่ดูแลโดยรัฐบาลแห่งชาติ (หรือรัฐบาลกลาง) ใครๆ ก็สามารถใช้หอจดหมายเหตุของรัฐบาลได้ และผู้ใช้บ่อยๆ ได้แก่นักข่าวนักลำดับวงศ์ตระกูลนักเขียนนักประวัติศาสตร์นักเรียน และผู้ที่ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับประวัติศาสตร์ของบ้านเกิดหรือภูมิภาคของตน หอจดหมายเหตุของรัฐบาลหลายแห่งเปิดให้ประชาชนทั่วไปเข้าชมได้ และไม่จำเป็นต้องนัดหมายล่วงหน้า^{[ 37 ]}

ในสหรัฐอเมริกาสำนักงานจดหมายเหตุและบันทึกแห่งชาติ (NARA) ดูแลสถานที่เก็บเอกสารกลางในเขตโคลัมเบียและคอลเลจพาร์ค รัฐแมริแลนด์โดยมีสถานที่เก็บเอกสารระดับภูมิภาคกระจายอยู่ทั่วสหรัฐอเมริกา รัฐบาลเมืองหรือท้องถิ่นบางแห่งอาจมีสถานที่เก็บเอกสาร แต่การจัดระเบียบและการเข้าถึงนั้นแตกต่างกันอย่างมาก^{[ 38 ]}เช่นเดียวกับวิชาชีพบรรณารักษ์ ข้อกำหนดการรับรองและการศึกษาก็แตกต่างกันอย่างมากในแต่ละรัฐ^{[ 39 ]}สมาคมวิชาชีพเองก็ส่งเสริมความจำเป็นในการพัฒนาวิชาชีพ^{[ 40 ]} NARA เสนอโปรแกรมฝึกอบรมการจัดการบันทึกของรัฐบาลกลางเพื่อการพัฒนาวิชาชีพ^{[ 41 ]}เจ้าหน้าที่จดหมายเหตุของรัฐและท้องถิ่นส่วนใหญ่มีปริญญาตรี^{[ 42 ]} —สถานที่เก็บเอกสารหลายแห่งระบุวุฒิการศึกษาระดับสูง (เช่น MA, MLS/MLIS, Ph.D.) และการรับรองเป็นข้อกำหนดหรือความต้องการสำหรับตำแหน่งงานเพิ่มมากขึ้น^{[ 32 ]}

ในสหราชอาณาจักรหอจดหมายเหตุแห่งชาติ (เดิมชื่อสำนักงานบันทึกสาธารณะ) เป็นหอจดหมายเหตุของรัฐบาลสำหรับอังกฤษและเวลส์บันทึกทางกายภาพที่จัดเก็บโดยหอจดหมายเหตุแห่งชาติมีชั้นวางยาวถึง185 กิโลเมตร (115 ไมล์)ซึ่งจำนวนนี้เพิ่มขึ้นทุกปี^{[ 43 ]}หอจดหมายเหตุมรดกอังกฤษเป็นหอจดหมายเหตุสาธารณะของมรดกอังกฤษบันทึกแห่งชาติของสกอตแลนด์ซึ่งตั้งอยู่ในเอดินบะระให้บริการแก่ประเทศนั้น^{[ 44 ]}ในขณะที่สำนักงานบันทึกสาธารณะของไอร์แลนด์เหนือในเบลฟาสต์เป็นหอจดหมายเหตุของรัฐบาลสำหรับไอร์แลนด์เหนือ^{[ 45 ]} 

มีเครือข่ายสำนักงานบันทึกประจำเขตและหอจดหมายเหตุที่ดำเนินการโดยหน่วยงานท้องถิ่นทั่วประเทศอังกฤษ เวลส์ และสกอตแลนด์ ซึ่งเก็บรักษาเอกสารสำคัญจำนวนมาก รวมถึงบันทึกของรัฐบาลท้องถิ่น ที่ดิน โบสถ์ และธุรกิจ หอจดหมายเหตุหลายแห่งได้ร่วมจัดทำแคตตาล็อกให้กับโครงการ " การเข้าถึงหอจดหมายเหตุ " ระดับชาติ และสามารถค้นหาข้อมูลออนไลน์ในคอลเลกชันต่างๆ ได้

ในประเทศฝรั่งเศส หน่วยงานบริหารจดหมายเหตุแห่งฝรั่งเศส ( Service interministériel des Archives de France ) สังกัดกระทรวงวัฒนธรรมดูแลหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ( Archives nationales ) ซึ่งมีเอกสารสิ่งพิมพ์รวม ทั้งสิ้น 373 กิโลเมตร (232 ไมล์) ณ ปี 2020 (ความยาวรวมของชั้นวางหนังสือที่วางเรียงกัน) โดยมีบันทึกต้นฉบับย้อนหลังไปถึงปี ค.ศ. 625 และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขนาด 74.75 เทราไบต์ (74,750 GB ) รวมถึงหอจดหมายเหตุแห่งชาติในต่างประเทศ (ANOM, เอกสารทางกายภาพยาว 36.5 กิโลเมตร (22.7 ไมล์) ) หอจดหมายเหตุแห่งชาติของโลกแรงงาน (ANMT, เอกสารทางกายภาพ ยาว 49.8 กิโลเมตร (30.9 ไมล์) ) และหอจดหมายเหตุสาธารณะท้องถิ่นทั้งหมด (หอจดหมายเหตุประจำจังหวัด หรือarchives départementalesตั้งอยู่ในเขตปกครองของแต่ละจังหวัด ทั้ง 100 แห่ง ของฝรั่งเศส รวมถึงนครปารีส หอจดหมายเหตุเทศบาลมากกว่า 400 แห่งในเมืองใหญ่ๆ ของฝรั่งเศส และหอจดหมายเหตุระดับภูมิภาคใหม่ 12 แห่ง) ซึ่งมี เอกสารทางกายภาพ ยาว 3,591 กิโลเมตร (2,231 ไมล์)และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขนาด 225.25 เทราไบต์ ( ณ วันที่...) 2020   ). ^{[ 46 ] [ 47 ]} เมื่อรวมกันแล้ว ปริมาณเอกสารจดหมายเหตุทั้งหมดที่อยู่ภายใต้การดูแลของสำนักงานจดหมายเหตุแห่งฝรั่งเศสถือเป็นปริมาณที่มากที่สุดในโลก

เอกสารจดหมายเหตุของกระทรวงกลาโหม ฝรั่งเศส ( กองบริการประวัติศาสตร์กลาโหมประมาณ450 กิโลเมตร (280 ไมล์)ของเอกสารทางกายภาพ) และเอกสารจดหมายเหตุของกระทรวงการต่างประเทศ ฝรั่งเศส ( หอจดหมายเหตุทางการทูตประมาณ120 กิโลเมตร (75 ไมล์)ของเอกสารทางกายภาพ) ได้รับการจัดการแยกกันโดยกระทรวงที่เกี่ยวข้อง และไม่อยู่ภายใต้เขตอำนาจของสำนักงานจดหมายเหตุแห่งฝรั่งเศส^{[ 48 ]}  

ในประเทศอินเดียหอจดหมายเหตุแห่งชาติ (NAI) ตั้งอยู่ในกรุงนิวเดลี

ในไต้หวัน สำนักงาน ^{จดหมายเหตุ}แห่งชาติตั้งอยู่ที่ไทเป^[ 49 ^]

องค์กรระหว่างรัฐบาลส่วนใหญ่มีคลังเอกสารประวัติศาสตร์ของตนเอง อย่างไรก็ตาม องค์กรในยุโรปจำนวนหนึ่ง รวมทั้งคณะกรรมาธิการยุโรป เลือกที่จะฝากคลังเอกสารของตนไว้กับสถาบันมหาวิทยาลัยยุโรปในฟลอเรนซ์^{[ 50 ]}

อื่น

เอกสารสำคัญบางส่วนไม่สามารถจัดหมวดหมู่ได้ เช่น เอกสารสำคัญของ ชนเผ่า พื้นเมืองอเมริกันในทวีปอเมริกาเหนือ และเอกสารสำคัญที่อยู่ในเอกสารของบุคคลทั่วไป พิพิธภัณฑ์หลายแห่งเก็บเอกสารสำคัญไว้เพื่อพิสูจน์ที่มาของชิ้นงาน สถาบันหรือบุคคลใดก็ตามที่ต้องการเก็บเอกสารสำคัญของตนอย่างเป็นระบบโดยใช้หลักการพื้นฐานที่สุดของวิทยาศาสตร์การจัดเก็บเอกสารก็สามารถมีคลังเอกสารได้ จากการสำรวจสำมะโนประชากรนักจัดเก็บเอกสารในสหรัฐอเมริกาเมื่อปี 2547 พบว่า 2.7% ของนักจัดเก็บเอกสารทำงานในสถาบันที่ไม่สามารถจัดหมวดหมู่ได้ ซึ่งเป็นตัวเลขที่แยกต่างหากจาก 1.3% ที่ระบุว่าตนเองประกอบอาชีพอิสระ^{[ 61 ]}

คลังข้อมูลอีกประเภทหนึ่งคือโครงการ Public Secrets ^{[ 62 ]}นี่คือคำให้การเชิงโต้ตอบ ซึ่งผู้หญิงที่ถูกคุมขังในระบบเรือนจำของรัฐแคลิฟอร์เนียจะอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นกับพวกเธอ ภารกิจของคลังข้อมูลนี้คือการรวบรวมเรื่องราวจากผู้หญิงที่ต้องการแสดงออกและต้องการให้เรื่องราวของพวกเธอเป็นที่รับรู้ คอลเลกชันนี้ประกอบด้วยบันทึกการถอดเสียงและการบันทึกเสียงของผู้หญิงที่เล่าเรื่องราวของพวกเธอ

เอกสารสำคัญของบุคคลอาจรวมถึงจดหมาย เอกสาร ภาพถ่าย ไฟล์คอมพิวเตอร์ สมุดภาพ บันทึกทางการเงิน หรือบันทึกประจำวันที่สร้างหรือรวบรวมโดยบุคคลนั้น โดยไม่คำนึงถึงสื่อหรือรูปแบบ เอกสารสำคัญขององค์กร (เช่น บริษัทหรือรัฐบาล) มักจะมีบันทึกประเภทอื่น ๆ เช่น ไฟล์การบริหาร บันทึกทางธุรกิจ บันทึกช่วยจำ จดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการ และรายงานการประชุม เอกสารสำคัญบางแห่งประกอบด้วยการรวบรวมทั้งสองประเภท ตัวอย่างของการรวบรวมแบบผสมผสานประเภทนี้คือเอกสารสำคัญเกี่ยวกับบุคคลข้ามเพศที่มหาวิทยาลัยวิกตอเรียซึ่งประกอบด้วยคอลเลกชันมากมายที่ได้รับบริจาคจากทั้งบุคคลและองค์กรจากทั่วโลก ของบริจาคเหล่านี้จำนวนมากยังไม่ได้จัดทำรายการ แต่กำลังอยู่ในกระบวนการเก็บรักษาแบบดิจิทัลและเผยแพร่สู่สาธารณะทางออนไลน์^{[ 63 ]}

Arctic World Archiveเป็นสถานที่เก็บรักษาข้อมูลที่ดำเนินการเชิงพาณิชย์ ตั้งอยู่ใน หมู่เกาะ สฟาลบาร์ด ประเทศนอร์เวย์ ซึ่งมีข้อมูลทางประวัติศาสตร์และวัฒนธรรมที่น่าสนใจจากหลายประเทศ รวมถึงรหัสโอเพนซอร์ส ทั้งหมด ของ บริษัทข้ามชาติอเมริกัน GitHubข้อมูลถูกเก็บไว้ในม้วนฟิล์มที่พัฒนาเป็นพิเศษในห้องนิรภัยเหล็กที่ฝังอยู่ลึกใต้ชั้นดินเยือกแข็งโดยคาดว่าสื่อจัดเก็บข้อมูลจะมีอายุการใช้งาน 500 ถึง 1000 ปี^{[ 64 ]}

สภาจดหมายเหตุระหว่างประเทศ (ICA) ได้พัฒนามาตรฐานการบรรยายจดหมายเหตุจำนวนหนึ่ง รวมถึงมาตรฐานการบรรยายจดหมายเหตุทั่วไประหว่างประเทศ ISAD(G) ^{[ 65 ]} ISAD(G) มีจุดประสงค์เพื่อใช้ร่วมกับมาตรฐานระดับชาติหรือเป็นพื้นฐานให้ประเทศต่างๆ สร้างมาตรฐานของตนเอง^{[ 66 ]}ในสหรัฐอเมริกา ISAD(G) ถูกนำไปใช้ผ่านDescribing Archives: A Content Standardซึ่งเป็นที่รู้จักกันทั่วไปในชื่อ "DACS" ^{[ 67 ]}ในแคนาดา ISAD(G) ถูกนำไปใช้ผ่านสภาจดหมายเหตุ^{[ 68 ]}ในชื่อRules for Archival Descriptionหรือที่รู้จักกันในชื่อ "RAD" ^{[ 69 ]}

ปัจจุบัน ISOกำลังพัฒนามาตรฐาน^{[ 70 ] [ 71 ]}

ทรัพย์สินทางวัฒนธรรมที่เก็บรักษาไว้ในหอจดหมายเหตุถูกคุกคามจากภัยพิบัติทางธรรมชาติ สงคราม หรือเหตุฉุกเฉินอื่นๆ ในหลายประเทศ พันธมิตรระหว่างประเทศสำหรับหอจดหมายเหตุ ได้แก่UNESCOและBlue Shield Internationalตามอนุสัญญากรุงเฮกเพื่อการคุ้มครองทรัพย์สินทางวัฒนธรรมปี 1954 และพิธีสารฉบับที่ 2 ปี 1999 จากมุมมองระดับชาติและนานาชาติ มีความร่วมมือมากมายระหว่างหอจดหมายเหตุและองค์กร Blue Shield ในท้องถิ่นเพื่อให้มั่นใจถึงการดำรงอยู่ของสถานที่เก็บรักษาทรัพย์สินทางวัฒนธรรมอย่างยั่งยืน นอกเหนือจากการทำงานร่วมกับการรักษาสันติภาพของสหประชาชาติในกรณีเกิดสงคราม การคุ้มครองหอจดหมายเหตุยังต้องมีการสร้าง "รายชื่อห้ามโจมตี" การเชื่อมโยงโครงสร้างพลเรือนและทหาร และการฝึกอบรมบุคลากรในท้องถิ่น^{[ 72 ] [ 73 ] [ 74 ] [ 75 ]}

หอจดหมายเหตุที่ส่วนใหญ่ประกอบด้วยสิ่งประดิษฐ์ทางกายภาพและเอกสารสิ่งพิมพ์กำลังเปลี่ยนไปสู่การแปลงสิ่งของที่ไม่ได้มีต้นกำเนิดในรูปแบบดิจิทัลให้เป็นดิจิทัลมากขึ้น ซึ่งโดยปกติแล้วจะถูกจัดเก็บไว้ การทำเช่นนี้ช่วยให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้นเมื่อใช้เครื่องมือค้นหาและฐานข้อมูล รวมถึงเพิ่มความพร้อมใช้งานของวัสดุดิจิทัลจากภายนอกขอบเขตทางกายภาพของหอจดหมายเหตุ แต่ก็อาจมีการสูญเสียหรือขาดการเชื่อมต่อเมื่อมีช่องว่างในสิ่งที่สามารถเข้าถึงได้ในรูปแบบดิจิทัล^{[ 76 ]}ทั้งหอจดหมายเหตุทางกายภาพและดิจิทัลโดยทั่วไปมีข้อจำกัดเฉพาะเกี่ยวกับประเภทของเนื้อหาที่ถือว่าสามารถเก็บรักษา จัดหมวดหมู่ และจัดเก็บได้ พื้นที่เก็บเอกสารของสถาบันแบบดั้งเดิมมีแนวโน้มที่จะให้ความสำคัญกับสิ่งของที่จับต้องได้มากกว่าประสบการณ์ การกระทำ ผลกระทบ และแม้กระทั่งร่างกายที่เกิดขึ้นชั่วคราว^{[ 77 ] [ 78 ]}การจัดลำดับความสำคัญที่อาจมีอคติประเภทนี้ อาจถูกมองว่าเป็นรูปแบบของการให้สิทธิพิเศษแก่ความรู้บางประเภท หรือการตีความประสบการณ์บางอย่างว่าถูกต้องมากกว่าประสบการณ์อื่นๆ ซึ่งจำกัดเนื้อหาที่มีให้แก่ผู้ใช้คลังข้อมูล นำไปสู่อุปสรรคในการเข้าถึงข้อมูล และอาจทำให้ประชากรที่ถูกมองข้ามและ/หรือถูกกีดกัน รวมถึงญาณวิทยาและ ภ ววิทยา ของพวกเขา ถูก ละเลย ^{[ 79 ]}ดังที่ Omnia El Shakry แสดงให้เห็น การจัดการกับการทำลายล้างเป็นความท้าทายที่สำคัญต่อการเขียนประวัติศาสตร์แบบถอนรากถอนโคนอาณานิคม^{[ 80 ]}เมื่อเผชิญกับการขาดแคลนเอกสารในคลังข้อมูล นักประวัติศาสตร์จึงหันไปใช้แหล่งข้อมูลและวิธีการที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น เนื่องจากไม่มีคลังข้อมูลของรัฐปาเลสไตน์ นักประวัติศาสตร์หลายคนเกี่ยวกับNakbaจึงต้องพึ่งพาแหล่งข้อมูลในคลังข้อมูลของรัฐอิสราเอล^{[ 81 ]}

ผลจากการรับรู้ถึงการเป็นตัวแทนที่น้อยเกินไปนี้ นักเคลื่อนไหวบางคนจึงพยายามที่จะปลดปล่อยสถาบันจดหมายเหตุร่วมสมัยที่อาจใช้แนวปฏิบัติแบบครอบงำและเหยียดผิวขาวโดยการนำทางเลือกที่บ่อนทำลายมาใช้ เช่น การไม่จัดเก็บเอกสาร หรือการต่อต้านการจัดเก็บเอกสาร โดยมีเจตนาที่จะทำให้ การเข้าถึง แบบสหสัมพันธ์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ที่ไม่สามารถหรือไม่ต้องการเข้าถึงสถาบันจดหมายเหตุร่วมสมัย^{[ 82 ] [ 83 ] [ 77 ]}ตัวอย่างเช่น คำอธิบายของ Morgan M. Page เกี่ยวกับการเผยแพร่ ประวัติศาสตร์ของ คนข้ามเพศโดยตรงไปยังคนข้ามเพศผ่านสื่อสังคมออนไลน์และแพลตฟอร์มเครือข่ายต่างๆ เช่นTumblr , TwitterและInstagramรวมถึงผ่านพอดแคสต์ [ ^{83 ] ใน}ขณะที่วัสดุที่เก็บถาวรส่วนใหญ่มักได้รับการอนุรักษ์ไว้อย่างดีภายในคอลเลกชัน การให้ความสนใจกับการไม่จัดเก็บเอกสารยังทำให้เห็นถึงความไม่ถาวรและการเปลี่ยนแปลงทีละน้อยของวัตถุทางกายภาพเมื่อเวลาผ่านไปอันเป็นผลมาจากการถูกจับต้อง^{[ 84 ]}

แนวคิดของการจัดเก็บเอกสารแบบต่อต้านกระแสหลักทำให้เกิดคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่มักถูกพิจารณาว่าสามารถจัดเก็บได้ และสิ่งที่ถูกเลือกให้เก็บรักษาไว้ในคลังเอกสารร่วมสมัยแบบดั้งเดิม^{[ 83 ] [ 85 ]}ด้วยตัวเลือกที่มีให้ผ่านการจัดเก็บเอกสารแบบต่อต้านกระแสหลัก มีศักยภาพที่จะ "ท้าทายแนวคิดดั้งเดิมเกี่ยวกับประวัติศาสตร์" ตามที่รับรู้กันในคลังเอกสารร่วมสมัย ซึ่งสร้างพื้นที่สำหรับเรื่องเล่าที่มักไม่ปรากฏในเอกสารจดหมายเหตุจำนวนมาก^{[ 86 ]}ลักษณะที่ไม่ธรรมดาของการจัดเก็บเอกสารแบบต่อต้านกระแสหลักทำให้มีพื้นที่สำหรับการรักษาคุณสมบัติชั่วคราวที่มีอยู่ในประสบการณ์ การแสดง และเรื่องราวที่มีความสำคัญทางประวัติศาสตร์บางอย่าง ซึ่งโดยทั่วไปแล้วไม่มีพื้นที่ในคลังเอกสารแบบดั้งเดิม^{[ 87 ]}

การปฏิบัติการเก็บถาวรและการเก็บถาวรแบบย้อนกลับต่างก็มีรากฐานมาจากการทำงานเพื่อความยุติธรรมทางสังคม^{[ 88 ]}

• Bastian, JA, & Webber, D. (2008). การฝึกงานด้านจดหมายเหตุ: คู่มือสำหรับคณาจารย์ หัวหน้างาน และนักศึกษาสมาคมนักจดหมายเหตุแห่งอเมริกา
• Chen, A. (2020). การจัดวางเอกสาร: ตลาดหอจดหมายเหตุวรรณกรรมอเมริกัน . สำนักพิมพ์มหาวิทยาลัยแมสซาชูเซตส์.
• ฟรีดริช, มาร์คุส; ดิลลอน, จอห์น โนเอล (2018). กำเนิดของหอจดหมายเหตุ: ประวัติศาสตร์แห่งความรู้ . แอนน์ อาร์เบอร์, มิชิแกน: สำนักพิมพ์มหาวิทยาลัยมิชิแกน. ISBN 9780472130689.
• Kandiuk, M. (บรรณาธิการ). (2020). หอจดหมายเหตุและคอลเลกชันพิเศษในฐานะแหล่งแห่งการโต้แย้ง . สำนักพิมพ์ Library Juice Press.
• Mitchell, E., Seiden, P., & Taraba, S. (บรรณาธิการ). (2012). อดีตหรือประตูสู่โลกใหม่?  : การยกระดับการเรียนรู้ระดับปริญญาตรีผ่านคอลเลกชันพิเศษและหอจดหมายเหตุ . สมาคมห้องสมุดวิทยาลัยและวิจัย ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของสมาคมห้องสมุดอเมริกัน.
• ไทเมอร์, เค. (บรรณาธิการ). (2014). การจัดการ: แนวปฏิบัติเชิงนวัตกรรมสำหรับหอจดหมายเหตุและเอกสารพิเศษ . สำนักพิมพ์โรว์แมน แอนด์ ลิตเติลฟิลด์.

วิกิมีเดียคอมมอน ส์มีสื่อที่เกี่ยวข้องกับจดหมายเหตุ

ค้นหาคำว่า "archive"ใน Wiktionary ซึ่งเป็นพจนานุกรมฟรี

• ห้องสมุดหอจดหมายเหตุสาธารณะ
• สภาระหว่างประเทศว่าด้วยจดหมายเหตุ
• ศูนย์รวมเอกสารสำคัญ – ค้นหาข้อมูลจากเอกสารสำคัญที่เก็บรักษาไว้ในสถาบันกว่า 280 แห่งทั่วสหราชอาณาจักร
• โครงการ InterPARES – โครงการวิจัยระดับนานาชาติเกี่ยวกับการเก็บรักษาบันทึกดิจิทัลที่แท้จริงในระยะยาว
• เครือข่ายการเข้าถึงหอจดหมายเหตุ (A2A) – ส่วนงานภาษาอังกฤษของเครือข่ายหอจดหมายเหตุแห่งสหราชอาณาจักร
• คู่มือออนไลน์สำหรับหอจดหมายเหตุทั่วโลก
• ธนาคารซานจอร์โจ – เจโนวา อิตาลี: หอจดหมายเหตุ (ค.ศ. 1407–1805): หนังสือเกือบ 40,000 เล่ม จัดทำรายการพร้อมคำอธิบายอย่างครบถ้วน www.giuseppefelloni.it
• สมาคมระหว่างมหาวิทยาลัยเพื่อการวิจัยทางการเมืองและสังคม (ICPSR)
• หอจดหมายเหตุสหประชาชาติ