การจัดซื้อจัดจ้างคือกระบวนการค้นหาและตกลงเงื่อนไขและซื้อสินค้าบริการ หรือผล งานอื่น ๆ จากแหล่งภายนอก โดยมักใช้กระบวนการ ประกวดราคาหรือ การประมูล แข่งขัน ^{[ 1 ]}เมื่อหน่วยงานของรัฐซื้อสินค้าหรือบริการผ่านการปฏิบัติเช่นนี้ จะเรียกว่าการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐบาลหรือการจัดซื้อจัดจ้างสาธารณะ^{[ 2 ]}คำว่า "จัดซื้อ" อาจหมายถึงภาระผูกพันตามสัญญาที่จะ "จัดซื้อ" บางสิ่งบางอย่าง เช่น เพื่อ "ทำให้แน่ใจ" ว่าสิ่งนั้นจะสำเร็จ

การจัดซื้อจัดจ้างในฐานะ กระบวนการ ขององค์กรมีจุดประสงค์เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ซื้อจะได้รับสินค้า บริการ หรือผลงานในราคาที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เมื่อเปรียบเทียบด้านต่างๆ เช่น คุณภาพ ปริมาณ เวลา และสถานที่^{[ 3 ]}บริษัทและหน่วยงานภาครัฐมักกำหนดกระบวนการที่มุ่งส่งเสริมการแข่งขัน ที่เป็นธรรมและเปิดกว้าง สำหรับธุรกิจของตน ในขณะเดียวกันก็ลดความเสี่ยงต่างๆ เช่น การเปิดเผยต่อการฉ้อโกงและการสมรู้ร่วมคิด ในทางปฏิบัติ กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมักจัดเป็น 7 ขั้นตอนที่ให้โครงสร้างและความสอดคล้องในกิจกรรมการจัดซื้อ^{[ 4 ]}

การตัดสินใจซื้อเกือบทั้งหมดเกี่ยวข้องกับปัจจัยต่างๆ เช่น การจัดส่งและการจัดการผลประโยชน์ส่วนเพิ่มและความผันผวนของราคาสินค้า องค์กรที่นำ มุมมอง ความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กร มาใช้ก็มีแนวโน้มที่จะกำหนดให้กิจกรรมการซื้อของตน คำนึงถึงประเด็นทางสังคมและจริยธรรมที่กว้างขึ้นด้วย^{[ 5 ]}ในทางกลับกัน การนำกฎระเบียบภายนอกเกี่ยวกับการปฏิบัติทางการบัญชีมาใช้อาจส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายที่ดำเนินอยู่โดยไม่คาดคิด^{[ 6 ]}

สถาบันการจัดการซัพพลายเชน (ISM) นิยามการจัดซื้อจัดจ้างว่าเป็นหน้าที่ขององค์กร ซึ่งรวมถึง การพัฒนา รายละเอียดเฉพาะการวิเคราะห์มูลค่า การวิจัยตลาดซัพพลายเออร์ การเจรจาต่อรอง กิจกรรมการซื้อ การบริหารสัญญา การควบคุมสินค้าคงคลัง การขนส่ง การรับสินค้า และคลังสินค้า กฎหมายของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ นิยามการจัดซื้อจัดจ้างว่ารวมถึง...

ทุกขั้นตอนของกระบวนการได้มาซึ่งทรัพย์สินหรือบริการ เริ่มต้นด้วยกระบวนการกำหนดความต้องการทรัพย์สินหรือบริการ และสิ้นสุดด้วยการทำสัญญาให้เสร็จสมบูรณ์และปิดการขาย^{[ 7 ]}

โดยทั่วไปแล้ว ฟังก์ชันการจัดซื้อจัดจ้างของบริษัท โดยเฉพาะการใช้จ่ายกับซัพพลายเออร์ คิดเป็นสัดส่วนมากกว่าครึ่งหนึ่งของงบประมาณทั้งหมดของบริษัท^{[ 8 ]}

การจัดซื้อจัดจ้างเป็นส่วนย่อยของการจัดหา ซึ่งเกี่ยวข้องกับการสั่งซื้อและการชำระเงินสำหรับสินค้าและบริการโดยเฉพาะ การจัดหาขององค์กรยังถูกเรียกว่า "การซื้อขององค์กร" หรือ "การซื้อของสถาบัน" ตัวอย่างเช่น ในการศึกษาพฤติกรรมการซื้อของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจซื้อ^{[ 9 ]}

กิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้างมักถูกแบ่งออกเป็นสองประเภทที่แตกต่างกัน คือ การใช้จ่ายโดยตรงและการใช้จ่ายโดยอ้อม การใช้จ่ายโดยตรงหมายถึงการจัดซื้อจัดจ้างที่เกี่ยวข้องกับการผลิต ซึ่งครอบคลุมรายการทั้งหมดที่เป็นส่วนหนึ่งของผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป เช่นวัตถุดิบส่วนประกอบ และชิ้นส่วน การจัดซื้อโดยตรง ซึ่งเป็นจุดสนใจในการจัดการห่วงโซ่อุปทาน ส่งผลกระทบโดยตรงต่อกระบวนการผลิตของบริษัทผู้ผลิต ในทางตรงกันข้ามการจัดซื้อโดยอ้อมเกี่ยวข้องกับการได้มาซึ่งสินค้าและบริการที่ไม่เกี่ยวข้องกับการผลิต ได้แก่ สินค้าและบริการที่หลากหลาย ตั้งแต่สินค้ามาตรฐาน เช่น อุปกรณ์สำนักงานและอุปกรณ์ความปลอดภัย ไปจนถึงผลิตภัณฑ์และบริการที่ซับซ้อนและมีราคาแพง เช่น อุปกรณ์หนัก บริการให้คำปรึกษา และบริการเอาท์ซอร์ส^{[ 10 ] [ 11 ]}

รายงานปี 2011 พบว่าแผนกจัดซื้อโดยเฉลี่ยจัดการค่าใช้จ่ายขององค์กรทั้งหมด 60.6% มาตรการนี้ซึ่งโดยทั่วไปเรียกว่า "ค่าใช้จ่ายภายใต้การจัดการ" หรือ "ค่าใช้จ่ายที่ได้รับการจัดการ" หมายถึงเปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายขององค์กรทั้งหมด (ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายทางตรงและทางอ้อมทั้งหมด) ที่องค์กรจัดซื้อจัดการหรือมีอิทธิพล หรืออีกนัยหนึ่ง คำนี้อาจหมายถึงเปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายที่สามารถจัดการได้ซึ่งได้รับอิทธิพลจากการจัดซื้อ โดย "ค่าใช้จ่ายที่สามารถจัดการได้" คือค่าใช้จ่ายที่อาจได้รับอิทธิพล^{[ 12 ]}แผนกจัดซื้อโดยเฉลี่ยยังประหยัดได้ 6.7% ต่อปีในรอบการรายงานล่าสุด จัดหาค่าใช้จ่ายที่สามารถจัดการได้ 52.6% และมีอัตราการปฏิบัติตามสัญญา 62.6% ^{[ 13 ]}คำจำกัดความที่เข้มงวดกว่าของ "ค่าใช้จ่ายภายใต้การจัดการ" จะรวมเฉพาะค่าใช้จ่ายที่ใช้สัญญาซัพพลายเออร์ที่ต้องการและอัตราและเงื่อนไขการชำระเงินที่เจรจาต่อรองไว้เท่านั้น^{[ 14 ]}

ชาวโรมันพัฒนา ระบบ โลจิสติกส์ทางทหารของคลังเสบียงที่ตั้งอยู่ทั่วจักรวรรดิ คลังเหล่านี้บรรจุอาหาร อาวุธ และเสบียงอื่นๆ ที่สามารถแจกจ่ายให้กับทหารในสนามรบได้อย่างรวดเร็ว ระบบนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่ากองทัพโรมันมีเสบียงเพียงพอเสมอ แม้ว่าจะต่อสู้ไกลจากบ้านเกิดก็ตาม^{[ 15 ]}

บันทึกแรกสุดเกี่ยวกับสิ่งที่ปัจจุบันรู้จักกันในชื่อแผนกจัดซื้อของกิจการอุตสาหกรรมนั้น เกี่ยวข้องกับบริษัทรถไฟในศตวรรษที่ 19:

“สติปัญญาและความซื่อสัตย์สุจริตที่ใช้ในการจัดซื้อ ดูแล และใช้อุปกรณ์ทางรถไฟส่งผลโดยตรงต่อต้นทุนการก่อสร้างและการดำเนินงาน และส่งผลต่อชื่อเสียงของเจ้าหน้าที่และผลกำไรของเจ้าของ” ^{[ 16 ]}

การจัดซื้อจัดจ้างเป็นส่วนประกอบหนึ่งของแนวคิดที่กว้างกว่าคือ การจัดหาและการได้มาซึ่งสินค้า โดยทั่วไปแล้ว การจัดซื้อจัดจ้างมักถูกมองว่าเป็นไปในเชิงยุทธวิธีมากกว่า (กระบวนการซื้อสินค้าหรือบริการในเชิงกายภาพ) ในขณะที่การจัดหาและการได้มาซึ่งสินค้าถูกมองว่าเป็นไปในเชิงกลยุทธ์และครอบคลุมมากกว่า คำว่า การจัดซื้อจัดจ้าง ใช้เพื่อสะท้อนถึงกระบวนการหรือวงจรการซื้อทั้งหมด ไม่ใช่แค่ส่วนประกอบเชิงยุทธวิธีเท่านั้นซอฟต์แวร์การจัดซื้อจัดจ้าง (มักเรียกว่า ซอฟต์แวร์ การจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ ) จะจัดการกระบวนการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์

บางแง่มุมของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างอาจจำเป็นต้องเริ่มต้นก่อนโครงการส่วนใหญ่ เช่น ในกรณีที่มีระยะเวลารอคอย นาน กรณีดังกล่าวอาจเรียกว่า "การจัดซื้อจัดจ้างล่วงหน้า" ^{[ 17 ] [ 18 ]}

นักเขียนหลายคนยังกล่าวถึงการจัดซื้อจัดจ้างว่าเป็นกระบวนการแบบวงจร ซึ่งเริ่มต้นด้วยการกำหนดความต้องการทางธุรกิจและพัฒนารายละเอียด ดำเนินการค้นหาหรือลงโฆษณาเพื่อระบุซัพพลายเออร์ และใช้วิธีการที่เหมาะสมในการปรึกษาหารือกับซัพพลายเออร์ เชิญและประเมินข้อเสนอ ทำสัญญาและรับมอบสินทรัพย์ใหม่หรือยอมรับการให้บริการ จัดการความเป็นเจ้าของสินทรัพย์หรือการส่งมอบบริการ และถึงจุดสิ้นสุดของอายุการใช้งานเมื่อสินทรัพย์นั้นถึงกำหนดต้องเปลี่ยนหรือสัญญาบริการสิ้นสุดลง ณ จุดนี้ วงจรจะเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง^{[ 19 ] [ 20 ]} Bunn ตั้งข้อสังเกตว่ากิจกรรมการค้นหาเป็นขั้นตอนเบื้องต้นที่สำคัญที่ต้องดำเนินการก่อนที่จะตัดสินใจซื้อ^{[ 21 ]}

สถาบันChartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) แนะนำให้มีการมีส่วนร่วมของเจ้าหน้าที่และทักษะด้านการจัดซื้อตั้งแต่ช่วงต้นของวงจร โดยระบุว่า "การมีส่วนร่วมด้านการจัดซื้อตั้งแต่เนิ่นๆ" ดังกล่าวสามารถส่งผลดีต่อลักษณะและช่วงเวลาของการเข้าถึงตลาด ข้อกำหนด และกลยุทธ์การจัดหา รวมถึงแนวทางการคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่นำมาใช้^{[ 22 ]}

การตัดสินใจจัดซื้อจัดจ้างนั้นมีความต่อเนื่องตั้งแต่ธุรกรรมการซื้อแบบง่ายๆ ไปจนถึงความร่วมมือระหว่างผู้ซื้อและผู้จำหน่ายที่ซับซ้อนมากขึ้น และพฤติกรรมการซื้อของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจซื้อได้รับการศึกษาอย่างกว้างขวาง^{[ 9 ]}นักวิชาการและผู้จัดการฝ่ายการตลาดต่างเห็นพ้องกันว่าผู้ซื้อใช้กระบวนการตัดสินใจที่หลากหลายตามความเหมาะสมกับสถานการณ์การซื้อแต่ละครั้ง และการตัดสินใจซื้อบางอย่างมีความซับซ้อนเป็นพิเศษ^{[ 21 ]}นักเขียนบางคนมองว่าการตัดสินใจซื้อเป็นตัวอย่างของพฤติกรรมที่มีเหตุผลซึ่งเกิดขึ้นในบริบทของเป้าหมายทางธุรกิจ เช่นการเพิ่มผลกำไรสูงสุดและตั้งสมมติฐานว่าผู้มีอำนาจตัดสินใจสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจของพวกเขาได้ เฟลด์แมนและคอร์โดโซตั้งคำถามเกี่ยวกับแนวทางนี้ในบทความปี 1969 โดยเสนอแนะว่าการตัดสินใจซื้อของผู้ซื้อในภาคอุตสาหกรรมมีความคล้ายคลึงกับพฤติกรรมการซื้อของผู้บริโภค^{[ 23 ]}เดวิด ที. วิลสัน เสนอแนะในบทความปี 1971 ว่าควรพิจารณาบุคลิกภาพ ของผู้ซื้อแต่ละรายในการทำความเข้าใจกระบวนการตัดสินใจของผู้ซื้อ ^{[ 24 ]} มีการอธิบาย ลักษณะบุคลิกภาพที่แตกต่างกันสามประการในวรรณกรรมเกี่ยวกับเรื่องนี้:

• ลักษณะนิสัยที่แสดงให้เห็นถึงความต้องการความแน่นอนสูง
• ลักษณะที่สะท้อนถึงความมั่นใจในตนเองในระดับสูงโดยทั่วไป
• ความจำเป็นในการบรรลุคุณลักษณะ^{[ 25 ]}

วิลสันพบว่ามีความสัมพันธ์บางอย่างระหว่างลักษณะบุคลิกภาพและรูปแบบการตัดสินใจในกลุ่มผู้ซื้อชาวแคนาดาที่เข้าร่วมการวิจัยของเขา^{[ 24 ]}จาดีช เชธได้ตีพิมพ์หนังสือA Model of Industrial Buyer Behaviorในปี 1973 ซึ่งได้มาจากการศึกษาเชิงประจักษ์เกี่ยวกับพฤติกรรมของผู้ซื้อจำนวนมาก และเน้นย้ำว่า "โลกทางจิตวิทยาของผู้ตัดสินใจ" มีผลกระทบต่อกระบวนการและผลลัพธ์ของการตัดสินใจซื้ออย่างไร^{[ 26 ]}

การมีส่วนร่วมของเจ้าหน้าที่จัดซื้อในการตัดสินใจซื้อมีความแตกต่างกันอย่างมากในองค์กรประเภทต่างๆ และสถานการณ์การจัดซื้อที่แตกต่างกัน การตัดสินใจซื้อบางอย่างทำโดยบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่เรียกว่า " ศูนย์การซื้อ " หรือ "หน่วยตัดสินใจ" ซึ่งในบางกรณีบุคลากรจัดซื้ออาจเป็นศูนย์กลาง ในบางกรณีอาจเป็นส่วนประกอบรองในการตัดสินใจซื้อ จากมุมมองทางการตลาด การวิจัยเกี่ยวกับศูนย์การซื้อได้พิจารณาว่าบุคคลและหน่วยงานใดในองค์กรที่เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มตัดสินใจ พวกเขาโต้ตอบกันอย่างไร และปัจจัยภายในและภายนอกที่มีอิทธิพลต่อผลลัพธ์ของการจัดซื้อ เวสลีย์ จอห์นสันและโทมัส โบโนมา ในงานวิจัยปี 1981 พบสถานการณ์ที่ "ความสำคัญของผู้จัดการจัดซื้อมีแนวโน้มสูง" และสถานการณ์ที่ความสำคัญของพวกเขามีแนวโน้ม "ต่ำ" โดยแนะนำว่า "ผู้จัดการจัดซื้อที่ต้องการเพิ่มอิทธิพลของตน" ควรตั้งเป้าที่จะมีบทบาทสำคัญในการสื่อสารภายในที่เชื่อมโยงบุคคลและหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง^{[ 27 ]}

การจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์คือการซื้อสินค้าโดยธุรกิจผ่านทางอินเทอร์เน็ตหรือการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์เครือข่ายอื่นๆ^{[ 37 ]}การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) เป็นสิ่งที่มาก่อนการจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งประกอบด้วยการส่งข้อมูลที่เป็นมาตรฐาน เช่น สินค้าคงคลังและสินค้าที่ต้องการทางอิเล็กทรอนิกส์ Schoenherr โต้แย้งว่า EDI พัฒนามาจากเอกสารรายการสินค้าที่เป็นมาตรฐานสำหรับการส่งมอบสินค้าไปยังเบอร์ลินในช่วงการขนส่งทางอากาศเบอร์ลิน ซึ่ง DuPontนำมาใช้ในช่วงทศวรรษ 1960 และโต้แย้งว่าการวางแผนความต้องการวัสดุและการวางแผนทรัพยากรองค์กรเป็นสิ่งที่มาก่อนการจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์^{[ 38 ] : 35} การจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวข้องกับองค์ประกอบต่างๆ เช่น การจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์ การประกวดราคาทางอิเล็กทรอนิกส์ การประมูลทางอิเล็กทรอนิกส์

การจัดซื้อร่วมกันเกิดขึ้นเมื่อองค์กรสองแห่งขึ้นไปแบ่งปันกิจกรรมการจัดซื้อ และด้วยเหตุนี้จึงมุ่งเน้นไปที่ฝั่งผู้ซื้อโดยเฉพาะมากกว่าตัวอย่างความสัมพันธ์ระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายที่ร่วมมือกัน บริษัทต่างๆ อาจตัดสินใจทำงานร่วมกันด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้: ^{[ 39 ]}

• แนวคิด เศรษฐศาสตร์ต้นทุนการทำธุรกรรมคือ ต้นทุนการทำธุรกรรมโดยรวมของผู้เกี่ยวข้องจะต่ำลงเมื่อพวกเขาร่วมมือกัน
• แนวทาง การพึ่งพาแหล่งทรัพยากรและมุมมองที่อิงตามแหล่งทรัพยากรซึ่งกลุ่มผู้มีส่วนร่วมสามารถสร้างทรัพยากร เช่นอำนาจทางการตลาดซึ่งพวกเขาจะไม่สามารถใช้ได้หากปราศจากการสนับสนุนอย่างเป็นอิสระ
• ข้อโต้แย้งของ เศรษฐศาสตร์นีโอคลาสสิกที่ว่า หน้าที่บางอย่างจะกลายเป็นหน่วยงานเฉพาะทางที่แยกจากกัน เพื่อให้เกิดผลจากขนาด (scale effects)
• ลัทธิสถาบันนิยมใหม่ - ข้อโต้แย้งที่ว่าผู้มีบทบาทต่าง ๆ ทำงานร่วมกันเพราะเป็นสิ่งที่ควรทำในปัจจุบัน

การจัดซื้อร่วมกันหรือการทำงานร่วมกันเป็นแนวปฏิบัติทั่วไปในการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐมีหน่วยงานจัดซื้อส่วนกลางในหลายประเทศซึ่งประสานงานกิจกรรมการจัดซื้อร่วมกันสำหรับองค์กรภาครัฐ รายงานที่ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการตลาดภายในและการคุ้มครองผู้บริโภคของรัฐสภายุโรป (IMCO) ได้แนะนำว่าประเทศสมาชิก สหภาพยุโรป "ควรพิจารณาสร้างหน่วยงานจัดซื้อส่วนกลาง (CPBs)" เพื่อให้มั่นใจถึง "การจัดซื้อจัดจ้างที่สอดคล้องกันและประสานงานกัน" ^{[ 40 ]}

ในระดับข้ามชาติกายอานาบาร์เบโดสและรวันดาประกาศ "โครงการสนับสนุนซึ่งกันและกันสำหรับการผลิตวัคซีนและยาในท้องถิ่น" ในเดือนกรกฎาคม พ.ศ. 2566 ซึ่งจะต้องมี "กลไกการจัดซื้อแบบรวมกลุ่ม" ^{[ 41 ]}

• การจัดซื้อจัดจ้างที่คุ้มค่าที่สุด  – วิธีการจัดซื้อจัดจ้างที่พิจารณาหลายปัจจัย
• การจัดซื้อแบบรวมกลุ่ม  – วิธีการจัดซื้อที่รวบรวมคำสั่งซื้อที่เกิดขึ้นพร้อมกันหลายรายการเข้าด้วยกัน

สถาบันChartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) ส่งเสริมรูปแบบ "สิทธิห้าประการ" ซึ่งทางสถาบันแนะนำว่าเป็น "สูตรดั้งเดิมที่แสดงถึงวัตถุประสงค์พื้นฐานของการจัดซื้อจัดจ้างและเกณฑ์ทั่วไปที่ใช้วัดประสิทธิภาพการจัดซื้อจัดจ้าง" กล่าวคือ สินค้าและบริการที่ซื้อควรมี 'คุณภาพที่ถูกต้อง' ใน 'ปริมาณที่ถูกต้อง' ส่งมอบไปยัง 'สถานที่ที่ถูกต้อง' ใน 'เวลาที่ถูกต้อง' และได้รับใน 'ราคาที่ถูกต้อง' ^{[ 42 ]}ในอดีต CIPS ยังเคยเสนอรายการทางเลือกของสิทธิห้าประการว่า "การซื้อสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพที่ถูกต้อง ในปริมาณที่ถูกต้อง จากแหล่งที่มาที่ถูกต้อง ในเวลาที่ถูกต้อง และในราคาที่ถูกต้อง" ^{[ 43 ]} 'แหล่งที่มาที่ถูกต้อง' ถูกเพิ่มเป็นสิทธิประการที่หกในเอกสารเผยแพร่ของ CIPS ในปี 2018 เรื่องการบริหารสัญญา^{[ 44 ]}

การบรรลุเป้าหมายการประหยัดเป็นส่วนสำคัญของหน้าที่การจัดซื้อ แต่โดยทั่วไปแล้ววัตถุประสงค์นี้ถือเป็นการสร้างมูลค่ามากกว่าการลดต้นทุน^{[ 45 ]} CIPS ยังตั้งข้อสังเกตว่าการประหยัดเป็น "มาตรวัดหนึ่งของประสิทธิภาพการจัดซื้อ" แต่โต้แย้งว่าการประหยัดควรใช้เป็นมาตรวัดประสิทธิภาพเฉพาะในกรณีที่ "สะท้อนถึงความคาดหวังของ [องค์กร] ... ของฟังก์ชันการจัดซื้อและการจัดการซัพพลาย" CIPS แยกแยะระหว่าง "การประหยัด" ซึ่งสามารถลดงบประมาณได้ และ "การหลีกเลี่ยงต้นทุน" ซึ่ง "พยายามขัดขวางการเพิ่มขึ้นของราคาและเพื่อให้อยู่ในงบประมาณ" ^{[ 46 ]}ตัวอย่างของการประหยัดที่เป็นผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ ได้แก่:

• ตกลงลดราคา หรือซื้อสินค้าชิ้นเดียวกันในราคาที่ถูกลง
• การจัดหาหรือพัฒนาแหล่งจัดหาสินค้าที่มีคุณภาพต่ำกว่าในราคาที่ลดลง โดยที่สินค้ายังคงใช้งานได้ตามวัตถุประสงค์
• การได้รับมูลค่าเพิ่มในราคาเท่าเดิม เช่น การเจรจาต่อรองการรับประกันเพิ่มเติมชิ้นส่วนอะไหล่เพิ่มเติมเป็นต้น^{[ 46 ]}

AT Kearneyได้พัฒนารูปแบบสำหรับการประเมินประสิทธิภาพขององค์กรจัดซื้อหรือฟังก์ชันการจัดซื้อภายในองค์กรที่กว้างขึ้น ROSMA ^SM (Return on Supply Management Assets) ^{[ 47 ]}โดยให้เหตุผลว่ารูปแบบนี้ช่วยให้แผนกจัดซื้อสามารถ "วัดและอธิบายคุณค่าของการจัดซื้อและการจัดหาในแง่ที่CFOและCEO ของคุณ จะเข้าใจ โดยใช้มาตรฐานทางการเงินทั่วไป" ^{[ 48 ]} ผลการวิจัยในปี 2020 ชี้ให้เห็นว่า "ผู้ที่มีผลการจัดซื้ออยู่ ในควอไทล์บนสุดมีคะแนน ROSMA สูงกว่าผู้ที่อยู่ในควอไทล์กลางสองถึงสามเท่า" ^{[ 49 ]}รายงานของ AT Kearney ชี้ให้เห็นถึงความสอดคล้องอย่างใกล้ชิดระหว่างผลการปฏิบัติงานที่รายงานด้วยตนเองของ CPO ในแผนกที่มีผลการดำเนินงานดีที่สุดกับมุมมองเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างของ CFO และองค์กรโดยรวม และยังระบุด้วยว่าผู้ที่มีผลการดำเนินงานที่อ่อนแอกว่าหรือ "ไม่สำคัญ" มีลักษณะเฉพาะที่โดดเด่นด้วยการขาด "ผู้นำที่สามารถระบุได้ซึ่งรับผิดชอบต่อผลการดำเนินงานของการจัดซื้อจัดจ้าง" ^{[ 47 ] : หน้า 5}

การใช้จ่ายภายใต้การจัดการยังช่วยให้เกิดการวัดประสิทธิภาพการจัดซื้อหรือประสิทธิผลการจัดซื้อเพิ่มเติมอีกด้วย นั่นคือ ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานการจัดซื้อคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ของการใช้จ่ายภายใต้การจัดการ^{[ 50 ]}

ความเข้มข้นของการแข่งขันระหว่างการจัดซื้อจัดจ้างสามารถวัดได้จากจำนวนการเสนอราคา^{[ 51 ]}การแบ่งการจัดซื้อจัดจ้างออกเป็นล็อตย่อยๆ และความเป็นไปได้ในการเจรจาต่อรองสามารถเพิ่มการแข่งขันได้^{[ 51 ]}กฎหมายการแข่งขันสามารถป้องกันการสมรู้ร่วมคิดในการเสนอราคาได้^{[ 52 ]}

บุคลากรที่ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างในนามขององค์กรอาจถูกเรียกว่าเจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้าง ผู้เชี่ยวชาญ หรือผู้ชำนาญการ ผู้ซื้อ หรือผู้จัดการด้านการจัดหา^{[ 53 ]}ระเบียบการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐบาลกลางสหรัฐฯอ้างถึงเจ้าหน้าที่ทำสัญญา [ ^{54 ] บุคลากร}ในตำแหน่งบริหารอาจถูกเรียกว่าผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อหรือผู้จัดการด้านการจัดหา ISM อ้างถึง "วิชาชีพด้านการจัดหา" ^{[ 55 ]}

หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อหรือจัดหา อาจรวมถึง:

• อนุมัติคำสั่งซื้อ
• กำลังมองหา ผู้ขาย หรือซัพพลายเออร์ ที่น่าเชื่อถือเพื่อจัดหาสินค้าคุณภาพดีในราคาที่เหมาะสม
• การเจรจาต่อรองราคาและสัญญา ตลอดจนการลดต้นทุน
• ตรวจสอบข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับวัตถุดิบ ชิ้นส่วน อุปกรณ์ หรืออาคาร
• การกำหนดและตรวจสอบปริมาณและช่วงเวลาการส่งมอบ (พบได้บ่อยในบริษัทขนาดเล็ก)
• การคาดการณ์ความต้องการในอนาคต
• กำกับดูแลเจ้าหน้าที่และตัวแทนจัดซื้ออื่นๆ

Bartolini และ Dwyer ตั้งข้อสังเกตว่าการจัดสรรผลประโยชน์จากการประหยัดทั่วทั้งองค์กร เช่น การเจรจาต่อรองเพื่อลดงบประมาณของแผนก ไม่ควรถือเป็นบทบาทการจัดซื้อจัดจ้าง: นี่เป็นบทบาททางการเงิน^{[ 56 ]}

การจัดการหมวดหมู่หมายถึงระบบการจัดระเบียบบทบาทของพนักงานภายในทีมจัดซื้อจัดจ้าง "ในลักษณะที่มุ่งเน้น...ตลาดจัดหา [ภายนอก] ขององค์กร" แทนที่จะจัดระเบียบตามโครงสร้างแผนกภายในขององค์กร^{[ 57 ]}

บทบาทการจัดซื้อจัดจ้างเฉพาะทาง ได้แก่ผู้ซื้อด้านการก่อสร้างและผู้ซื้อด้านการเดินทาง^{[ 58 ]}ส่วนหนึ่งของงานของผู้ซื้อด้านการเดินทางขององค์กรคือการกำหนดและดำเนินการตามนโยบายการเดินทางขององค์กร^{[ 58 ]}

ในองค์กรขนาดใหญ่หลายแห่ง หน้าที่การจัดซื้อและจัดหาจะอยู่ภายใต้การดูแลของคณะกรรมการหรือตำแหน่งอาวุโสอื่นๆ เช่น ผู้อำนวยการฝ่ายห่วงโซ่อุปทาน^{[ 59 ]}หรือหัวหน้าเจ้าหน้าที่จัดซื้อ (CPO) ในกรณีอื่นๆ การจัดซื้อจะอยู่ภายใต้การดูแลของหัวหน้าเจ้าหน้าที่การเงิน (CFO) หรือผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน หรือความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับการประสานงานระหว่าง CFO และฝ่ายจัดซื้อได้รับการยอมรับแล้ว รายงานปี 2549 ของสำนักงานตรวจสอบแห่งชาติในสหราชอาณาจักรได้แสดงความคิดเห็นว่าใน ภาค การศึกษาต่อเนื่องซึ่งการปฏิบัติการจัดซื้อยังไม่ได้รับการพัฒนาอย่างดี และองค์กรวิทยาลัยมีขนาดค่อนข้างเล็ก การกำกับดูแลการจัดซื้อโดยผู้อำนวยการฝ่ายการเงินจึงเป็นการจัดการทั่วไป^{[ 60 ]}

บุคลากรอิสระหรือบุคคลที่สามที่ดำเนินการจัดหาหรือเจรจาการซื้อในนามขององค์กรอาจถูกเรียกว่าตัวแทนจัดซื้อหรือตัวแทนซื้อแม้ว่าคำว่า "ตัวแทนจัดซื้อ" จะมีประวัติความเป็นมาที่ยาวนานและกว้างขวางกว่านั้นก็ตามสถาบันการจัดการซัพพลายในสหรัฐอเมริกาเดิมเรียกว่าสมาคมตัวแทนจัดซื้อแห่งชาติตั้งแต่ก่อตั้งในปี 1915 ^{[ 61 ]}ตัวแทนทางการค้าอาจทั้งซื้อและขายในนามของบุคคลที่สาม^{[ 62 ]}

งานวิจัย ของสำนักงานสถิติแรงงานสหรัฐฯพบว่ามีตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ ผู้ซื้อ และตัวแทนจัดซื้อจำนวน 526,200 ตำแหน่งในสหรัฐอเมริกาในปี 2019 ^{[ 63 ]}นักเขียนหลายคนตั้งข้อสังเกตว่าธุรกิจอาจลดจำนวนพนักงานฝ่ายจัดซื้อในช่วงภาวะเศรษฐกิจถดถอยพร้อมกับพนักงานในส่วนงานอื่นๆ แม้ว่าจะมีแนวโน้มที่จะพึ่งพาสินค้าและบริการที่ซื้อจากภายนอกมากขึ้นเมื่อการดำเนินงานหดตัวลงก็ตาม ตัวอย่างเช่น สตีฟ คอลลินส์ ผู้บริหารธุรกิจชาวสหรัฐฯ สังเกตว่าในบริษัทขนาดใหญ่แห่งหนึ่ง พนักงานฝ่ายจัดซื้อ "ถูกลดขนาดลงประมาณ 30% ในช่วงภาวะเศรษฐกิจถดถอย [ปี 2010] แต่ความคาดหวังสำหรับพนักงานที่เหลือยังคงไม่เปลี่ยนแปลง ... ภาระงานเพิ่มเติมที่วางไว้บนพนักงานที่เหลือหลังจากการลดขนาดทำให้เกิดสภาพแวดล้อมที่ท้าทายมากขึ้น" ^{[ 64 ]} ในปี 2021 สภาการจัดซื้อและ การก่อสร้างแห่งออสเตรเลีย (APCC) ได้ยื่นอุทธรณ์ขอให้ทุกคนที่ทำงานในวิชาชีพการจัดซื้อในออสเตรเลียรวมคำดังกล่าวไว้ในชื่อตำแหน่งงาน ของตน เมื่อกรอกแบบสำรวจสำมะโนประชากร เดือนสิงหาคม 2021 ^{[ 65 ]}

คณะกรรมาธิการยุโรปได้ออกคำแนะนำในเดือนตุลาคม พ.ศ. 2560 โดยมุ่งเน้นไปที่ "การยกระดับความเป็นมืออาชีพในการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ" เพื่อให้ประเทศสมาชิกสามารถ "ดึงดูด พัฒนา และรักษา" บุคลากรในบทบาทการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ มุ่งเน้นที่ผลการปฏิบัติงาน และ "ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือและเทคนิคที่มีอยู่ให้มากที่สุด" ^{[ 66 ]}งานวิจัยที่ดำเนินการในปี พ.ศ. 2563 เน้นย้ำถึงความสำคัญของทักษะทางสังคมหรือ "ทักษะอ่อน"ภายในชุดทักษะของบุคลากรจัดซื้อจัดจ้างมืออาชีพ^{[ 67 ]}

นักเขียนบางคนตั้งข้อสังเกตว่ามีโอกาสจำกัดสำหรับผู้หญิงที่จะเข้าสู่งานจัดซื้อจัดจ้างเนื่องจากแบบแผนที่มองว่าบางบทบาทไม่เหมาะสมสำหรับผู้หญิง^{[ 68 ]}

บริษัทที่ปรึกษาด้านการจัดการOliver Wymanรายงานในปี 2019 ว่า จากการสำรวจ CPO กว่า 300 คนในยุโรป สหรัฐอเมริกา และเอเชีย ซึ่งทำงานใน 14 อุตสาหกรรม พบว่า 38% ของพนักงานในองค์กรจัดซื้อจัดจ้างที่สำรวจเป็นผู้หญิง โดย 60% ของ CPO ระบุว่ามีผู้หญิงในองค์กรของตนมากกว่าเมื่อสามปีก่อน ในขณะที่ 6% กล่าวว่าจำนวนผู้หญิงลดลง ผลกระทบจากการมีส่วนร่วมของผู้หญิงที่เพิ่มขึ้นในการจัดซื้อจัดจ้างนั้นได้รับการยอมรับในรูปแบบของ "ความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมที่มากขึ้น" ซึ่งได้รับการยอมรับจาก 76% ของ CPO ที่สำรวจ^{[ 69 ]}

ภาระ ผูกพันตาม สัญญาในการจัดหา หมายถึง ภาระผูกพันที่แน่นอนในการรับประกันว่าการกระทำนั้นจะเกิดขึ้นหรือเงื่อนไขนั้นจะได้รับการปฏิบัติตาม^{[ 70 ]}ตัวอย่างเช่น เมื่อฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งในสัญญาก่อสร้างมีภาระผูกพันที่จะต้องยื่นขออนุญาตที่จำเป็นในการเริ่มงาน ฝ่ายนั้นก็มีภาระผูกพันที่จะต้องยื่นขออนุญาตดังกล่าว ในกรณีที่สัญญาดังกล่าวไม่ได้ระบุว่าฝ่ายใดเป็นผู้รับผิดชอบในการขออนุญาต แต่มีเพียงฝ่ายเดียวที่สามารถทำได้ สัญญานั้นก็หมายความโดยปริยายว่าฝ่ายที่มีความสามารถจะขออนุญาตภายในกรอบเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้งานสามารถดำเนินต่อไปได้^{[ 71 ]}

การใช้คำว่า "จัดหา" ใน ข้อตกลง ร่วมทุนระหว่าง Nearfield Ltd., Lincoln Nominees Ltd. และหุ้นส่วนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้เงินกู้จากธนาคาร ทำให้เกิดข้อพิพาทระหว่างฝ่ายต่างๆ เกี่ยวกับความหมายของคำว่า "จัดหา" ซึ่งได้รับการแก้ไขในปี 2549 โดยผู้พิพากษาปีเตอร์ สมิธโดยยืนยันว่า "ความหมายปกติของคำ" นั้นชัดเจนและเข้าใจได้ดี: "ผมไม่เห็นว่าคำว่าจัดหาจะมีความหมายอื่นใดนอกจากที่ Nearfield [ผู้ร้อง] กล่าวไว้ว่า 'ดูแลให้'" ^{[ 72 ]}ในกรณีนี้ ภาระผูกพันในการ "จัดหาการชำระเงิน" ของเงินกู้ถือเป็นการค้ำประกันเงินกู้ดังกล่าว^{[ 73 ]}

นักวิจารณ์หลายคนได้คาดการณ์เกี่ยวกับอนาคตของการจัดซื้อจัดจ้าง^{[ 74 ]} Charlotte Payne ผู้จัดการทั่วไปของ CIPS ในออสเตรเลียและนิวซีแลนด์ แนะนำว่า "บทบาทของการจัดซื้อจัดจ้างในด้านความยั่งยืนจะมีขนาดใหญ่มาก" ในขณะที่ภาพรวมทั่วไปของ CIPS คาดการณ์ว่า "มีโอกาสน้อยมากที่การจัดซื้อจัดจ้างและการจัดหาจะเข้าสู่ช่วงเวลาแห่งความสงบในเร็ว ๆ นี้" ^{[ 74 ]}

• การประชุมผู้เสนอราคา
• การจัดหาจากทั่วโลก
• องค์กรจัดซื้อแบบกลุ่ม
• การจ้างเหมาจัดซื้อ
• การทำสัญญาตามผลงาน
• การจัดหาเชิงกลยุทธ์

ค้นหาคำว่า "procurement"ใน Wiktionary ซึ่งเป็นพจนานุกรมออนไลน์ฟรี

• ระบบข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐบาลกลาง (สหรัฐอเมริกา)
• การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม (คณะกรรมาธิการยุโรป)
• ความพิการ: สถานที่ทำงานที่ครอบคลุม – ชุดเครื่องมือจัดซื้อเทคโนโลยีที่เข้าถึงได้